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実施効果の高いイベントを作るコツ②「5W2Hを設定する」

2014年9月25日

イベントプロデュースにおける基本的なスキル

「5W2Hを設定する」スキル

 

前回の「イベントの目的・目標を明確にできるスキル」に引き続き、

イベントを作る上で基本中の基本であるスキルが「5W2Hを設定する」スキルです。

 

「イベントの目的・目標を明確にできるスキル」の記事はこちら。

 

「5W2H」という言葉を聞いたことがある方も多いと思います。

 

5W2Hとは、

What 何をやる?(実施内容/タイトル/主催者/プログラム)

Why なぜ、やるか?(実施目的/開催の経緯)

When いつ、やるか?(◯年◯月◯日◯曜日◯◯時 仕込等)

Where どこで、やるか?(会場名称・各種仕様/レイアウト)

Who 誰が対象?(参加対象/人数/カテゴリー/年代/集散等)

How どうやるか?(準備スケジュール/推進体制等)

How much 予算は?(予算/協賛/チケット代等)

 

なぜ5W2Hを設定する必要があるのでしょうか。

イベントを作る人にとっては、主に2つの目的があります。

 

現状の課題を把握するため

②情報共有に抜け漏れをなくすため

 

 

1.現状の課題を把握する

現状とゴールを繋げることがイベントプロデュースです。

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ゴールを達成するために、現状の課題を把握する必要があります。

その上で、5W2Hを設定することが大事になります。

5W2Hを設定することで、現状が細かく整理され、

足りないものや注力する個所を発見することができます。

 

 

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例えば電気機器で言うと、

部品をすべて分解し、整理整頓することで、

足りない部品、少し壊れてしまっている部品、性能の良いものに取り替えた方がいい部品など、

組み上がった状態の製品を見ていては絶対に分からないことが発見できます。

 

5W2Hをどれだけ深く細かく掘り下げて整理できるかが、

実施効果の高いイベントを作るために必要なスキルとなります。

 

2.情報共有に抜けと漏れをなくす

イベントには多くの方が関わります。

イベント担当者の方は、同じくイベントを担当する運営事務局のメンバー、上司、業者、クライアント、

協賛企業など情報を共有しなければならない関係者が場合によっては何百人となります。

 

「何のためにやるイベントなのか?」

「誰が何を担当するのか?」

「本番までどういう計画でやっていくのか?」

「何にいくら予算があるのか?」

「いつどこで何をするのか?」

 

目的と筋道が整理できていなければ、情報の共有にいずれどこかで誤解が生じます。

 

それを防ぐために、常に情報を5W2Hにまとめて共有できる状態にしておくことが大事ですね。

 

5W2Hは制作が進んでいっても、常に見返して掘り下げたり改善したりするものなので、

一度決めて終わりではなく、いつでも見返せるように整理しておきましょう!

 

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