GLOBAL PRODUCE

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イベントプロデューサーって、イベント本番は何してるの?

2017年12月21日

こんにちは!

そろそろ冬本番、寒くてベッドから出られなくなりつつある染宮です。

この時期はお布団にかかる重力が3倍ぐらいになっている気がします。

しかし、楽しいイベントがある日は飛び起きるから不思議(笑)

GPも、お客様が早起きしたくなるイベントを作っていきたいですね!

 

さて、今日のテーマは

『イベントプロデューサーは、本番当日に何をしているの?』です。

 

この記事のため、実際にGPが企画制作をしている、とある大型イベントに潜入してきましたので、レポート写真もお楽しみください^^

(私、染宮は管理部門担当なので、通常はあまり本番には行かないのです)

 

 

  • GPでは、こんな大型イベントもプロデュースしています!

 

今回私が潜入したイベントは、某メーカーの感謝イベント。

大型展示施設を丸ごと借り、巨大な物販ブースや宝塚のような大階段があるステージ、展示ホールを丸ごと使ったパーティ会場を展開する、まさに盛りだくさんのイベントでした。

一般公開はされていないイベントでしたが、開始前から会場には長蛇の列ができ、熱気ムンムン。

全国津々浦々から、このイベントのために遠路はるばるやってきた数千人のお客様……その一人一人の期待に応えられるのか? スタッフも気合十分!

 

これだけ規模が大きなイベントですから、使用する機材の規模も種類も多種多様です。

100メートル以上先まで届く、レーザービームのような照明や、会場後方のエリアを占拠する音響・カメラ設備など、プロが思う存分腕を振るえるような機材がこれでもかと並んでいました。

実は、今回のような大規模会場を使ったイベントには非常に繊細なテクニックが必要なようです。

広いからこそ、どこに座っても映像が見えるようにスクリーンや席を微調整しますし、気持ちのいい音量、音質で音が流れるように気を配ります。

会場の特徴や機材の操作をマスターし、自在に操れるプロ中のプロが求められるのです。

その点、弊社は本当に人に恵まれています。

業界でもトップクラスの実力を持つ素晴らしいパートナーとタッグを組んでいるので、胸を張って「お任せください!」と言いきれます。

パートナーの皆様、いつも本当にありがとうございます!

 

ちなみに今回のイベントをプロデュースしたのは、弊社の山本優里子。

当日は会場内を一日中駆け回っていました。後ろ姿が凛々しい!

  • イベントプロデューサーの『理想の当日』

 

……と、イベントプロデューサーの奮闘を語った直後にぶっちゃけてしまうのもなんですが……

実は、イベントプロデューサーの最も理想的な当日の姿は『ヒマ』だったりします(笑)

 

これ本当。

すべてが準備万端、当日の進行も主催者とのリレーションもバッチリならば、イベントプロデューサーの当日の仕事は何にもありません。

子どもを見守る親のように、万事うまくいくイベントの様子を見つめているのが、一番理想なんです。

 

理想ですが、なかなかそうもいかないもの。

大規模イベントであればあるほど、たくさんの機械、たくさんのスタッフ、たくさんのお客様が動きますから、『何か』が起こる可能性は高くなります(起こらないこともありますよ!)。

だからこそ、イベントプロデューサーは『何が起こってもいいように』会場に待機しているのです。

 

  • イベントプロデューサーの仕事は『100%以上の力を引き出すこと』

 

とはいえ、イベントプロデューサーは単なるトラブル対応のために会場にいるわけではありません。

その日、イベントプロデューサーにしかできない役割があります。

 

それは

・スタッフの100%以上の力を引き出すこと

・イベントの目的をブレさせることなく、芯を通し続けること

・誰よりも厳しい『お客様の目』で、イベントの細部まで見届けること

 

イベントは、プロのスタッフによるチームプレイです。

スタッフ一人一人が最高のパフォーマンスを発揮してこそ、最高のイベントが生まれます。

そのためにはタイムスケジュールを管理したり、舞台の見え方や音を確認し、微調整を加えたりといったきめ細かいフォローが欠かせません。

また、各スタッフのこだわりをきちんと理解しながらも、全体をまとめ上げていくのも大事な役目です。

販促、表彰、慰労……イベントは必ず目的があって開催されています。

どんなに面白いアイデアや臨機応変な対応でも、目的から外れてしまっては意味がありません。

目的に対して誰よりも真剣であることもまた、イベントプロデューサーの役割といえるでしょう。

 

そして、もう一つ大事なのが『誰よりも厳しいお客様の目を持つこと』。

こだわって作るのはとても大事なことですが、一歩間違えると独りよがり、自己満足になってしまうこともあります。

しかし、イベントの主役は誰が何と言おうとクライアントとそのお客様です。

だからこそ『一番目が肥えているお客様』『一番シビアに見ているお客様』の目を持ち、『お客様が見たらどう思うか』を突き詰め、形にし続けることが大事なのです。

 

この3つのポイントを満たすために

表立って指示を出したり

スタッフとその場で確認、打ち合わせを行ったり

お客様が混乱していれば、自ら誘導役を買って出たり

 

イベントの成功のために、今自分が求められていることを把握し、オールマイティプレイヤーとして活動する。

スタッフを支え、プログラムが快適に進むように整える、臨機応変な縁の下の力持ち。

それがイベント本番における、イベントプロデューサーの姿なのです。

 

 

written by

Somemiya Aiko

 

 

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