GP JOURNAL

コロナ時代のイベント会場下見時のチェックポイント

目次

寺田倉庫 ユニークベニュー

こんにちは。GP村上です。今回はイベント企画において欠かせない『会場下見』のポイントについてお話しします。

こんな時代にリアルイベントやることってあるのと疑問に思う方もいるかもしれません。最近では緊急事態宣言が明け、5000名までのイベントも開催可能になりました。そんな中で、会場にはごく一部の出演者(プレゼンターや、受賞者)だけを呼び、無観客の状態でイベントをそのまま配信に乗せてお送りする方法、いわゆる「ハイブリッド型のイベント」が増えています。配信ですと、最近ではサザンオールスターズの配信ライブなどが有名ですね!

また、インセンティブ要素として、配信型のイベントの前後に、コロナ対策を整えたうえで、受賞者を招いて、約役員様との食事会も実施するケースもあります。

そこで、会場選定の際に重要となるのが『下見』です。データ上ではわからないことも、実際に足を運ぶことで理解できるのです。しかし、ただ見に行くだけでは意味がありません。
『どんな視点で』『何を確認しに行くのか』……それは、5つの視点から判断できます。

会場下見の5つの視点(FIVE OF VIEW)

① TIME
② SIZE
③ SPEC
④ AREA
⑤ PRICE
特集:コロナ状況下での下見ポイント

視点① TIME「”時”は空間に勝る」

イベントの全容が決まっていない段階で見落としがちな視点が”時間”に関する項目です。
イベント全容と会場を決定した後には、まさに”時すでに遅し”
後々大事になってくる項目なので下見時にチェックすることをおすすめします。

チェックリスト-時間

□ 駅・宿泊ホテルからの所要時間

駅から遠いとお招きする客層によってはバスの手配が必要になったり、遠くて分かりづらい場所にある会場でしたら、参加者が予定時刻にたどり着けず開始予定時刻になっても始められないケースも発生します。

□ 前日搬入可能時間

前日を押さえていない場合、前のイベントの関係などで深夜からしか搬入できないケースがあります。場合によってはプランニングした企画が設営時間の関係で変更を強いられることになります。ステージ造作や機材の持ち込みが多く搬入設営時間が長くなる場合、前日のことも考慮しましょう。

□ 延長可能時間

延長の可否はリアルタイムで物事が押し巻きするイベントにおいて大切になります。延長費がかかるので会が押した場合は極力時間を巻く努力をしますが、そもそも延長自体ができない場合、最悪進行をブツ切りして強制終了させるしかありません。万が一を考え余裕のある時間利用を。

□ 会場転換時間

表彰式からパーティーへなど、会場のレイアウト変更は企業イベントでよく行われます。この転換には2時間ほどかかる場合もあり、想像以上に時間を要します。会場転換が必要な場合、会場の転換時間も考慮してイベントを設計しましょう。

□ コース料理提供時間

パーティーのコンテンツを考える上で、料理の提供時間は気にしたいところです。タレントの方をお招きする場合など、お食事中に実施できないコンテンツがあった場合、なかなか料理が出しきれないという困ったケースが出てきます。必ず頭の隅に置いておきましょう。

□ 完全撤去時間

会場によっては持ち込み分が出ればいいだけではない場合があります。完全撤去の条件をしっかり確認しておくとイベント終了時に焦ることが少ないです。

視点②SIZE「”空間”は企画の枠」


会場の広さ”キャパシティ”は一番はじめに気になる項目ですね。呼びたい人数が入らないのであれば問題外です。しかし、気にするサイズはキャパシティだけではありません!

checklist-サイズ

□ 天井の高さ(シャンデリアに注目)

天井の高さはステージ造作、スクリーン設置などに大きく影響します。天井が低いと必然的に大きなスクリーンが入りづらかったりしますので、キャパシティに対する参加人数や企画内容を考慮して天井高もチェックしておきましょう。

沖縄コンベンションセンター
沖縄 リザンシーパークホテル谷茶ベイ

□ 柱など障害物の位置

会場によっては、HPの写真や図面だけでは見落としがちな障害物があるケースもあります。例えば、柱の陰でステージが見えない等の事情により、図面より席数が減ってしまったり、ステージ仕様を変える必要が生じたりと、プラン変更に影響してくる場合もあります。これは実際に下見に行き、写真を撮っておくのがおすすめです。

□ 机・椅子のサイズ

会場ごとに椅子のサイズが違う場合があります。また、備品入れ替え等により、図面に書いてあった椅子とは違うものが置かれている場合も。『図面の椅子のサイズと実際揃う椅子のサイズが違い、うまくレイアウトできない』という悲劇を招かないために、最新情報は必ず確認しましょう。

□ ステージのサイズ

付帯のステージなどは、実際にステージに登ってみてサイズ感を確認しましょう。図面だと少し大きく見えてしまうので、体感覚で実感したほうが良いです。

□ バックヤードの広さ

ステージ裏やバックヤードは搬入機材の空箱を置いたり、表彰式の場合は受賞者の方に待機していただく場所や表彰物の置き場等になります。そのため、狭すぎると困るケースがありますので注意が必要です。

□ 搬出入口(エレベーター含む)サイズ

搬入時間や搬入可否を判断するために必要です。 会場側で把握していない場合もあるので、下見時に測っておいた方が良いです。

視点 ③ SPEC「会場の使いやすさは”機能”」


付帯機材はイベント屋ならもちろん確認する項目ですが、ただ『機材があるかないか』だけでは不十分。後々効いてくるのが意外と細かい”機能”だったりします。また、あると便利なことが多い機能についても見ていきましょう。

checklist-スペック

□ バトン(吊元)の位置・種類・本数

美術バトン、映像バトン、照明バトンなど会場にはバトンがあります。 (ホールなどにはバトンが無い会場もあります)
ステージの装飾やスクリーン、照明はバトンに吊るものもあり、レイアウトや演出に大きく影響します。 会場のバトン図は企画時には必ず手元に用意しましょう。

□ 電源容量・電源盤の位置とスペック

持ち込み機材が多く高スペックな機種が多い場合など、かなりの電気量を使用する場合があります。
会場の電源容量では足りず増設して対応することも。
もちろん追加料金が発生してきますので、事前に会場の電気容量を確認しておきましょう。

□ ネット回線の有無とスピード

会場にWi-Fiが飛んでいることも多いですが、イベントでは専用回線や
スピードも必要になる場合があります。
ネット回線工事には時間や費用が思った以上にかかることもあるので、
会場のネット回線のスペックは(たとえ現状必要なくても)確認した方がベターです。

□ 付帯設備(ステージ、音響、照明、映像)

持ち込み機材を入れない場合、会場付帯設備のスペックは確認しておきたいです。
人が入っていない時は聞こえても、会場にギュウギュウに人が入りパーティーなど、みなさんがワイワイ話すときにはステージのスピーチ内容がまったく聞こえないというケースもございます。ご挨拶する方がカンカンになる前に対策しておきましょう。

アンフィシアター
ユニークベニュー

□ 会場規約の内容・厳しさ

会場によっては、消防法などの関係で物を置いてはダメな箇所や、高さ制限が厳しい箇所があったりします。
会場に確認せずに当日トラブルになるケースもあるので本番前に会場に企画内容を共有しつつ確認しましょう。事前に把握しておけば企画時に気をつけることができます。

□ トイレ・喫煙所の数と広さ、備品の充実度

休憩時間が押す原因となるトイレ数と喫煙所数。
場所・広さ含め下見時に確認しておきましょう。
また、備品(ステージ/パーテーション/演台ほか)の確認も合わせて行いましょう。
写真を撮る/数量を確認/寸法を確認しておくと後々確認の手間が省けます。

視点 ④ AREA「バンケット以外・近隣も含め”会場”である」

駅からの動線・イベントを実施するバンケットは下見時に入念にチェックするものです。
意外と見落としがちなのが、バンケット以外の会場施設と近隣情報です。ここを気にできるあなたは下見のプロかも!

checklist-エリア

□ 他のフロアや近くに別のバンケットや会場がないか

他のイベントの参加者と一緒になったり、音漏れ問題など、 当日苦情やトラブルの原因になりかねません。
借りている会場だけでなく、周りの環境についても下見時に確認しましょう。

□ コンビニが建物内か徒歩圏内近くにあるか

イベント時のオアシスであるコンビニ。
近くにないと地味に辛いです。

□ 駐車場が広いか、搬入車の留置ができるか

参加者も車が多い場合や、大型トラックでの搬入物が多い場合は駐車場の広さ、高さ制限、留置の決まりなどもチェックしておきましょう。

□ エレベーターの数や稼働状況はどうか

エレベーターの混雑も時間遅延の原因になります。見落としがちですが、忘れずにチェックしておきましょう。

□ 休憩や待てる場所があるか

参加者の中には、交通機関の事情等で早い時間から会場に来る人もいます。その時に待つ場所がないのは辛いものです。特に悪天候の場合、ドアオープン前の会場に『並びたくても並べない』ということもあります。
そういった場合に使用できる休憩場所があるかをチェックしましょう。もし無い場合、対策を考える必要があります。

□ 普段、近隣からの苦情はないか(どこまで音が出せる会場か)

会場の周りに居住エリアが近い場合、騒音問題は避けて通れません。
近隣との関係で大きな音が出せる時間が決まっている場合もあるため、確認しておかないと『大事なシーンなのに小さな音しか出せない』ということに。

新宿住友ビル 三角広場

視点⑤PRICE「お金は計画的に」

会場予約の場合、仮押さえ〜本決定〜イベント実施〜精算という流れでお金が動きます。この費用の発生タイミングや金額感、懸念事項は会場によって異なるため、事前にチェック・把握しておくことが非常に大切です。

checklost-価格

□ キャンセル規定を確認

いつからキャンセルフィーが発生するのかは細かくチェックしておくことをおすすめします。
特に今のコロナ禍ではナイーブな問題ですね。

□ 基本会場費以外に発生する金額

下見時では内容が決まっていないため、見積もり項目にあまり入っていないケースがあります。
後々追加されてくる項目なので、想定でも良いのでなるべくマックス値に近づけて見積もりをもらい、 項目を確認しておきましょう。

□ 事前支払い分(予約金、デポジット)の発生有無

必要な場合は大きなお金を用意することになるので要チェックですね。

□ バンケット以外の利用料

控室やその他の会場を使うことになった場合を想定し、確認しておきましょう。

□ 持ち込み料

すべての機材を持ち込むから会場の料金が0円というわけではありません。
立ち会い料や持ち込み料も発生するので、その旨を伝えて見積もりを事前にもらっておくと安心です。

□ リスク対策(保険等)

器物損壊などイベントでは想定外のことが起こりえます。
実施内容によって保険などは検討しておきたいところです。

特集:コロナ状況下での下見ポイント

コロナ禍で会場のレギュレーションも日々変わってきております。
正しく会場を使用してコロナ禍でもリアルのイベントを実施するために
チェックすべき項目をまとめました。

checklist-コロナ

これらの項目は今後のイベント開催において、避けては通れません。

3密対策、感染対策は会場側もまだまだ手探りの状態です。だからこそ、主催側がしっかりと対応する必要があります。会場の提示するレギュレーションと合わせ、イベントに合った3密対策オペレーションをプロとして策定することをおすすめします。

以上、① TIME ② SIZE ③ SPEC ④ AREA ⑤ PRICEという5つの視点で会場下見のポイントをまとめてみました。
私どもは使い慣れた会場でも案件ごと・企画ごとに下見をしています。企画ごとに視点、必要なデータが異なるのです。企画の実現確実性を高めるために、現場を計測して検証しています。企画が大きく変わる場合、再度下見にも行きたくなります。
図面でも検証は可能ですが、現場では図面では発見できないことがあります。
下見が大好きな私達を、ぜひ初めての会場を下見される際は連れていってください。新しい発見があるかもしれません。

KNOWLEDGEイベントノウハウ

2020JUL

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