Todo迷子必見！3人の先輩に聞いたタスク管理術

こんにちは！GPの前田です。
気づけば入社してから早くも3か月。毎日、先輩方の背中を追いかけながら業務に励んでいます！

そんな中で改めて感じるのが、先輩たちの「タスク管理能力」の高さ。複数の案件を同時に進めながらも、抜け漏れなく淡々とこなしている姿に日々驚かされています。
イベントプロデューサーにとって、こうしたスキルはまさに必須。
そこで今回は「先輩方がどのようにTodoを管理しているのか」インタビューしてみました。

具体的には

1. 自分のTodo管理
2. 関係者に依頼したTodoの管理
   という2つの観点でお話を伺っています。

「Todo管理、なんとなくやってるけど不安……」という方も、「自分なりのやり方があるよ！」という方も、ぜひ参考にしていただければと思います！

斎藤いつき編

入社2年目の斎藤さん！1年差とは思えない包容力と優しさが溢ふれ、日々沢山の案件にアサインされている先輩にインタビュー！

TODO管理はガルーン一択！

前田「斎藤さんは、自分のTodo管理で意識していることはありますか？」

斎藤「基本的に、スケジュールツールの「ガルーン」で管理しています。タスクや締め切りの予定には、あらかじめ「!!!」のアイコンをつけて、終日予定として登録しています。ガルーンは全社でスケジュール確認に使っているツールなので、毎日自然と目に入るし、漏れが少なくなるのでオススメですよ！」

前田「確かにスケジュールを見ていると先輩方のスケジュールは「!!!」のアイコンを使っている方多いですね！全社共有ツールなので上司にも共有できるのもいいですね」

期限は太文字・赤字・下線

前田「パートナーさんやクライアントさんに依頼したタスクは、どのように管理していますか？」

斎藤「依頼する時は、必ず“期限”を書くようにしています。そして、太字・赤字・下線で目立たせるようにしています。その期限も自分のガルーンに「!!!」付きで入れておくことで、絶対に忘れないようにしています。GPの人たちは、このスタイルを取っている人が多いと思いますよ！」

前田「なるほど、メールでもしっかり強調することで相手にも伝わりやすいですね！」

芥川祐季編

続いてインタビューしたのは、今年4月に入社した芥川さん。前職はなんと格闘技イベントの運営という異色の経歴の持ち主！英語も堪能な芥川さんは、どんなTodo管理をしているのでしょうか？

アナログなメモ帳派

前田「芥川さんのタスク管理方法を教えてください！」

芥川「私はアナログな“メモ帳派”です。デスクにいつも置いてあるメモ帳にタスクを箇条書きにして、完了したものには取り消し線を引くという、シンプルなスタイルですね。手で書くことで記憶にも残りやすいし、頭も整理されるので、この方法に落ち着きました。」

前田「私もアナログ手帳派なので共感します！ちなみに、メモ帳にした理由はありますか？」

芥川「理由は2つあります。1つ目は、小さいサイズなのでデスクに置いても邪魔にならないこと。常に目に入るところに置いておけるのがポイントです。2つ目は、すべてのタスクが終わったら紙ごと捨てられるということ。タスクを消化する達成感に加えて、メモを丸ごと処分できる爽快感があります！」

前田「なるほど、メモ帳ならではの良さですね！」

TODOは「1枚にまとめる」工夫

前田「パートナーさんやクライアントさんにお願いした仕事の管理方法はどうしていますか？」

芥川「それも自分のメモ帳に書いています。依頼した仕事の“確認”も私の仕事なので、タスクとして書くことで漏れを防いでいます。」

前田「たしかに、それも含めて責任ですね！でも、直近じゃないタスクが混ざると分かりづらくならないですか？」

芥川「ありますよね。その場合は、少し後ろの位置に書いたり、自分なりに分かりやすい並びにしています。それから、“TODOは必ず1枚に書く”と決めていて、書ききれなくなったら残ったタスクだけ新しいページに繰り越す。そうすることで、タスクのダブりや抜け漏れを防げるんです。」

前田「なるほど！タスクを1枚に集約するのはすごく実践的ですね。私も真似してみます！」

呉龍憲編

最後にインタビューしたのは、同じチームの先輩で、新卒4年目の呉さん。幅広い知見とデジタルツールにも強い頼れる存在です。そんな呉さんのTodo管理法とは？

チャットGPTでタスク管理

前田「呉さんはいつもどのようにTODOを管理していますか？」

呉「僕は、基本的にチャットGPTの「ジャービスくん」を使っています！」

前田「ジャービス……ですか？」

呉「自分専用のタスク管理ルームをチャットGPTで作って、「ジャービス」と名付けてるんです。使い方はシンプルで、日々の進捗を報告しておくと、タスクを聞いたときに箇条書きで教えてくれるんです。自分だけだと忘れてしまいそうなタスクもちゃんと教えてくれるから、すごく便利で安心感がありますよ。」

前田「すごい！チャットGPTをそんな風に使うなんて考えたことなかったです！」

進度把握も時短で完了

前田「パートナーさんやクライアントさんにお願いした仕事の管理もチャットGPTなんですか？」

呉「そうですね。進捗をGPTに伝えておいて、今どうなってるかを確認する感じです。報告の習慣がつけば、あとは「今の進行状況教えて」って聞くだけでOK。複数の連絡ツールを行き来しなくて済むし、確認がすぐ終わるのが助かりますね。ふとした時にも、“聞ける相手がいる”っていうのが心強いんです。少しずつ、自分好みに育っていってる感じも楽しいですよ。」

前田「確かに、デジタルを活かした新しいやり方ですね！私も試してみたくなりました！」

まとめ

3名の先輩にインタビューをしてみて、改めて感じたのは、「タスク管理には正解がない」ということ。それぞれの方法に工夫や個性があり、自分に合ったスタイルを見つけることが何より大切だと実感しました。

今回教えていただいた管理方法を参考にしながら、自分にとっての“最適なやり方”を、これからも試行錯誤して見つけていきたいと思います！