クリアな思考で企画会議！GP特製・情報共有シートを作りました

こんにちは！GP大川です。

突然ですが、
イベント企画の担当になった時、こんな風に悩んだことはありませんか？

『相談をしたいんけど、何からどう話したらいいかわからない……』
『そもそも、イベント開催の相談時に必要な事項って何だろう？』
『初回相談の時点で、自社に合いそうな企画のイメージを持ってきてほしい』

その気持ち、わかります！
イベント企画に慣れている人ならともかく、多くの人はそもそもイベントについて
・どんな情報が必要で
・何について考えておく必要があって
・イベント会社に何を依頼すればいいのか

想像がつかないものです。

そこで、GPではご相談いただいた方向けに
『PRODUCE SHEET』
『FACT SHEET』
という情報共有・アウトプット用のシートを作りました！

『何を』『どう』が見える『PRODUCE SHEET』

最初にご紹介するのは『PRODUCE SHEET』。こちらはGPにイベント関係のお問い合わせをいただき、テレカン等の予定が決まった時にお送りします。

プロジェクトシートは、オリエンテーション前にご依頼主とGP間の認識をすり合わせるため、必要な情報をまとめるシートです。
開催の目的や区分の他、

・開催目的は何か
・参加者は社員なのか、見込み客なのか
・リアル開催か、オンライン開催か
・イベントで重視するものは何か
・何人ぐらいの参加を見込んでいるか

といった事項を書き込めるようになっています。
「項目が多いかも？」と思うかもしれませんが、どれもイベントを開催するうえでは欠かせないものです。「これがないと始まらない」と言えるほど大事な情報が詰まっています。

このシートの最大のメリットは『あらかじめ必要事項を共有しておくことで、オリエンテーション時に意見のやり取りに集中できる』ところ！
貴重な時間をフル活用するため、ぜひご活用いただきたいです。

ちなみに、印刷やスクリーンショットで保存しておくと今後のイベントを考える際の資料にもなりますのでオススメですよ！

意外と多い『イメージと現実の違い』

PRODUCE SHEETは弊社が企画書を作るための資料になるだけではありません。お客様の中でぼんやりしているイメージを言葉にすることで『実現可能なイメージ』に落とし込むという役割もあります。

というのも……
人間って不思議なもので『頭の中で考えている』時は何でもできる気がするんですね。もちろん、良いイベントに想像力は欠かせません。しかし、頭の中で想像している内容は時として現実を置き去りにしてしまうことも……。

この『想像と現実のズレ』を調整するのには『書いてみる』ことが一番です。実際に書いてみることで「この人数だと参加形式はどうなるかな？」「zoomを使うとどうなるかな？」といった『現実に近いイメージ』が浮かんでくるようになります。
弊社もPRODUCE SHEETを元に企画を練りますので、イメージを共有したうえで、より良い提案が可能になります。
机上の空論ではない、実現可能なイベントを企画することができるのです！

オリエンテーション直後の直感が大事『FACT SHEET』

もうひとつ、弊社が新たに用意したのが『FACT SHEET』。こちらはオリエンテーション終了直後にご記入をお願いするシートです。

このシートは『FACT』の名の通り、実際にオリエンテーションをしたうえでの正直な感想をご記入いただくものとなります。

正式にご依頼いただけるかどうかは別として『お客様にとって有意義なオリエンになったか』『スムーズな情報共有ができたか』『きちんとお客様の意図を組むことができたか』といった部分を確認し、社内で情報共有していきます。
結果的に「GPは合わないな～」と思われた際でも、ご記入いただくことで御社のイベント企画に役立つ内容となっています。

というのも、オリエン直後に抱いた感想は御社や担当者の本音、考え方が最も反映された貴重な意見なのです。
しかし、これも『文字にしなければ』すぐに忘れてしまいます。
そこでFACT SHEETの出番です。書き留めておくと後から見返せるため、御社のイベント企画やイベント会社選びがより効率的になっていきます。

こちらのシートも印刷やスクショでの保存をオススメしています。
ぜひ、FACT SHEETもお役立てください！

『わかりやすくて』『共有しやすい』文字の力をフル活用

ビデオ会議ツールが定着した今、あえてこういった『文字で記入する』シートを作ったのには理由があります。

文字はもともと『イメージを明確にして』『イメージを共有する』のに向いたツールです。『いったん文字にし、伝える』という過程を通し、情報はわかりやすく、伝わりやすくなります。
また、文字は保存がしやすく、見直すのが簡単なのが特徴。
情報を蓄積し、確認するためには非常に使い勝手がいいと言えます。

イベントはたくさんの人が関わるため、情報共有が欠かせません。最初の時点で文字に落とし込んでおくと、皆がスムーズに意思疎通を行い、一致団結して取り組みやすくなるのです。

GPにご相談いただく際は、ぜひこれらのシートをご活用ください！