GP JOURNAL

2021 JAPAN Hybrid Conference 開催!ハイブリッドイベントの実例まるっと見せます

こんにちは!GP大川です。

先日開催しました、GP初!の一般向けハイブリッドイベント『2021 JAPAN Hybrid Conference(JHC)』
嬉しいことに、会場もオンラインも多数の方にご参加いただきました。
普段、企業向けのイベントプロデュースを手掛けることが多い弊社にとって、自社イベントとなるJHCはまさに『新しい挑戦』でした。
どんなイベントだったのか、いったいどんな演出が行われていたのか、ハイブリッドイベントとは具体的にどんなものなのか……まるごとお見せしちゃいます!

ハイブリッドイベント、どんな会場で開催したの?

会場となったのは原宿駅の目の前にある『WITH HARAJUKU』3Fホール。23区初のIKEA出店で話題にもなった、流行の発信地、原宿の新しいシンボルとなりそうな場所です。もちろん交通アクセスも抜群!

入口のすぐそばにテラスがあり、開放感抜群(あいにくの雨で出られませんでしたが……)

入口写真
WITH HARAJUKUテラス
都心に新しくできたとは思えないほど開放感のあるテラス


会場は比較的コンパクトで、ソーシャルディスタンスを保つとお客様が50名ちょっと入れるサイズです。

「えっ、50人? 少なっ!」
そう思いますよね。確かにリアル『だけ』であれば、50人はかなり小規模です。
しかしこれはハイブリッドイベント。
今回は会場参加50名に対し、オンライン参加は2,000名。その差は実に40倍!
会場参加者を絞りつつ、トータルの参加者を今までよりも増やすことができる、ハイブリッドイベントだからこそできる規模感となりました。

入口看板


会場内はナチュラルな木目を意識した作り。今回はそこにGP内を実際に飾っている装飾品を配置し、まるでGPオフィスがそこにあるかのような設営にしました。

ホワイエ内装その2
棚にはGPのオフィス写真を飾りました
ホワイエ壁面装飾
向こう側にオフィスが広がっているように見えますが……なんと、これはホワイエの壁に写真を貼ったもの!リアリティにびっくり!

こういった設営ができるのはリアル会場ならではですね!


リアル会場ならではのおもてなしといえば……今回、会場には日本一のバリスタである石谷貴之さんをお招きし、カウンターでオリジナルカクテルやドリンクをふるまっていただきました!

石谷さんの紹介
オリジナルドリンク作成中
石谷さんがカクテルを作っている様子。
カクテルの様子
雲のような演出が素敵な、見た目もエモーショナルなカクテル!もちろんお味も最高でした!

さて、気になる実際の会場も覗いてみましょう!
ちょうど桜の季節ということで、会場は桜をモチーフにしたステージ設営を行いました。ハイブリッドイベントということもあり、メインには大きなスクリーンを2つ。それを桜の花で飾りました。

設営中のステージ
準備中の様子。これだけでもきれいですが……
入場開始前の様子
照明を入れると、雰囲気抜群!ライトはいくつもの色を組み合わせています。
照明サンプル
足元を照らす照明も桜モチーフに!ひそかなこだわりです。
桜装飾

会場内にも普段はGPを飾っている絵画や写真が出張!

会場装飾
機材のそばにも写真を置いてエモーショナルな装飾に
会場装飾
ソファは実際にGPで使用しているもの、鏡に張られているのは来場者プレゼントのステッカーです。カワイイ!

リアルとオンライン、見え方はどう違う?

さて、会場内をご紹介したところで……いよいよ本番です。
最初にお伝えした通り、今回はハイブリッドイベント。会場参加者とオンライン参加者がいます。オンライン参加のツールは皆さんおなじみzoomを使用。

それぞれの見える景色はどう違うのか、実例をご覧いただきましょう!

まず、こちらが会場の様子です。

リアル会場の様子

そして、こちらがオンライン(zoom)の画面。

zoomの様子

かなり見え方が違いますよね!

会場は大きなスクリーンを2面設置し、片方にスライド、片方にカメラでの映像を投影しています。

さらに特徴的なのが、スクリーンそれぞれのサイドに『zoomでの参加者(顔出しOKの参加者)が表示されている』点。離れたところにいる参加者の反応が会場でも見られます。

一方、オンラインではカメラの画像を大きく、右下にスライドを配置したレイアウトを採用。カメラごしでは見辛くなりやすいスライドを直接表示することで見やすくするだけでなく、カメラワークの自由度を上げ、刺激的な画面を作り出しやすくしています。

ハイブリッドイベントは『カメラワーク』が命!

ステージ設営やゲスト、配信画面等々、今回のイベントでこだわったポイントはいくつもありますが……特に力を入れたのは実は『カメラワーク』です。

というのも、オンラインイベントの絶対条件の一つである『飽きない画面作り』を実現するため、カメラワークが非常に有効な手段になります。
例えばプレゼンの場合、定点カメラでそのまま画像を撮るとどうしても『同じ画面がずっと続く』状態になってしまいます。かといって、話者に頼んでスライドを山ほど作ってもらえばいいかというと、それもちょっと違います。

そんな『画面が動かない問題』を解決するものがカメラワークです。今回はカメラワークの効果を実証するため、カメラはなんと8台も投入(今までGPが手掛けてきたイベントの中でも、かなり多い方です)。

さらに、ただ定点設置するのではなく、クレーンカメラを使用して上下左右様々な方向から撮ったり、時にはカメラを持ったスタッフがステージに上がるなどして、一瞬たりとも止まらない、飽きさせない映像を作り出しました。

たとえ無音で見ても飽きない、目まぐるしく変わるカメラワーク、いかがでしょうか? 今回はカメラワークを重視して意図的に動きを多くしているので、イベントによってはもっと控えめにしたほうが良い場合もあります。
いずれにしても、『飽きない画面作り』において、カメラワークは効果抜群といえるでしょう。

イベント中に質問をリアルタイム受付、slidoを使ったフルタイム質問受付

ハイブリッドイベントの強みといえば、『インターネットを介し、離れた場所にいる参加者とも双方向の意見のやり取りができること』。
それに加え、チャット等の『声ではなく、文字を打ち込む』形式にすると質問のハードルがぐぐっと下がり、積極的な質問・意見が出るようになります。

もちろん、JHCでもこの『双方向性』を取り入れました。
今回使用したのは『slido』というサービスです。これはURLをクリックしたりQRコードを読み込んだりすることで即座に質問画面にアクセスでき、質問や意見を投稿できるというサービス。オンライン参加者もリアル参加者も同じように質問の投稿ができます。

slidoサンプル
こんな感じで、匿名でいつでも質問が可能。他の人の質問が見え、そこに「いいね!」をつけられるのもポイントです。

これからのコミュニケーションは『反応をいかに表現するか』が欠かせない

JHCでは弊社の光畑の他、ゲストスピーカーをお招きし、オンライン時代(画面越しの)コミュニケーションやプレゼン方法、テレワーク主体になった時のオフィスの役割や社員とのコミュニケーション方法等々について様々な意見が交わされました。

光畑社長
澤円氏
佐々木氏、青野氏、光畑

それぞれの詳しい内容をここで紹介することはできませんが……

様々なゲストの講演やトークセッションで共通していたのが『オンライン時代は『反応をいかに表現する(させる)か』が欠かせない』という点です。
人間だれしも、行動を起こしたときは相手の反応が気になるものです。しかし、顔周りしか映らないビデオ会議ツール(さらに、時にはマスク着用で顔の半分が見えない)ではその『反応』が見えない・わからない・伝わらないことが多い!
また、テレワークになったことでオフィスで行われていた雑談が姿を消し、コミュニケーション不足に陥った……なんてことも。

その解決策は一つではありません。会場では反応のルールを決めたり、表情だけでなく手のアクションを添えたり、会社のチャットツールで雑談を解禁したりといった、それぞれの環境に合わせたやり方が紹介されていました。
コロナ禍によるオンライン化の波は、コロナが落ち着いたら止まるというものではありません。新しい時代に突入したと捉え、どう『変えていく』のがベストかを探り、実行していくことが大切になると言えそうです。

おみやげステッカー
来場者向けのお土産ステッカー。オシャレ!

以上、2021 JAPAN Hybrid Conferenceのレポートでした!

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公開日:

2021MAR

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