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オンラインイベントで社内イベントの効果を出すには?

2020年春以降、新型コロナウイルス(COVID-19)の世界的な流行によって、私たちはあらゆる大規模イベントを中止・延期せざるを得ない状況に追い込まれてしまいました。

社内で予定していた各種イベントの中止を余儀なくされた企業も多く、私たちのもとには、多くの経営者、イベント担当者の方から「1年間、このときのために考え、準備し、他の施策のスケジュールも合わせてきたのに……!」と、“悲痛な叫び”とも言える声が届いています。

ここから先、大規模イベントが通常通り開催できるようになるまで、どのくらいの時間がかかるのか……。第2波、第3波のリスクもありますし、正確に予測するのは困難ですよね。

しかし大勢の社員が働く企業では特に、全社員が一堂に会する社内イベントが、とても重要な役割を担っていたはずです。

大勢が一つの場所に集まることのないまま、同じ目的を果たすにはどうすればよいのでしょうか?

そこで今回は、インターネットのライブ配信を活用した社内イベントの基本について、配信代行を担う私たちがお手伝いできることも交えながら、ご紹介していきます。

オンラインイベント開催。どんな形式があるの?

「社内イベントをオンラインイベントで実施する」といっても、さまざまな形式があります。はじめに基本的な、配信方法と演出方法からご説明しましょう。

●配信方法

まず、配信方法は2パターンあります。TVでいう「生放送」と「録画放送」の違いと同じですね。

1)リアルタイムで配信(ライブ中継)する

その名の通り「今実施していること」をそのまま配信する方法。同じ時間、体験を共有するため一体感は得やすいですが、後から編集ができないため入念な準備が必要です。

2)あらかじめ録画・編集したを配信する

プレゼンテーションやコメントなどの内容を録画し、集めた素材を編集したうえで、1本の映像として配信する方法。よりわかりやすく、伝えたい内容を強調することが可能です。

ライブ配信 リアルタイムの生配信 オンデマンド 事前収録
ライブ配信(リアルタイムの生配信) VS オンデマンド(事前収録)

●演出方法

イベントのライブ配信を成功させ、最大限の効果を出すために、鍵を握るのは映像の「演出方法」です。リアルのイベントでしかできないことも、当然あります。でも逆に、オンラインだからこそ可能な演出もあるのです。

ときには数百人、数千人の社員が視聴する、社内イベントのライブ配信。イベントの目的やコンセプトに合わせて、演出も最適なものを選びたいところですね。

1)バーチャル空間へテレポーテーション!

経営陣によるプレゼンテーションの効果的な演出、ニュース番組風の映像作りなどに活用されるのが、バーチャルセット専用スタジオです。合成する背景をオリジナルで制作することもできるため、自社に合った世界観の演出が可能です。

まるでその空間に本当にいるかのようなリアリティさ(=サプライズ感)の追求とその空間を存分に活用するカメラワークで飽きのこない演出につなげます。

リアルタイムで合成できる専用スタジオ
オンラインイベント バーチャル空間 スタジオ
スタジオがその場で宇宙ステーションのようなバーチャル空間に変身!
オンラインイベント バーチャル空間 スタジオ
カメラが寄った時に背景にもあわせて寄れる(=リアリティがある)のが3DCGの特徴
未来的な演出がいかようにでも可能!

2)社内で撮影し、手作り感を出す

イベントの規模や目的によっては、あえて社内で撮影した映像素材を使ったり、オフィスの一室から社員の方が生配信をしたりと、手作り感のある演出も効果的です。

3)参加型にする

撮影した映像を視聴してもらう形ではなく、インターネット上に特別なイベント空間を作り上げ、そのバーチャル会場に“参加”してもらうような演出も可能です。

CGを使って会場の雰囲気を作り上げたり、参加者にアバター(仮想空間における自分の分身のようなもの)を付与したり、チャットを使って質問を受け付けたりと、リアルイベントでは実現できない演出を加えることもできます。大規模なイベントかつ、特別感のある演出にこだわりたい場合に有効です。

オンラインイベント オンライン アンケート
その場でできるオンラインアンケートシステム
オンラインイベント アバター アンケートシステム
写真付アバターが走る!

リアルではできない、オンラインイベントならではのメリット

大勢の社員が一箇所に集まり、同じ空間で一体感ある空気を体感することこそできませんが、リアルではできない、 オンラインイベントならではの強みや効果もあります。実際にいくつか、具体的なメリットをピックアップしてみましょう。

1)双方向のコミュニケーションが取れる

オンラインイベントの大きなメリットの一つは、チャットや、配信プラットフォームのコメント機能などを活用することで、インタラクティブなコミュニケーションが取れることです。

通常の社内イベントでは、舞台上で経営陣がスピーチしている真っ最中に、社員が手を上げて質問するのは難しいですよね。しかしライブ中継型のイベントであれば、疑問に思ったこと、質問や意見、感想などのコメントをチャットでどんどん書き込むことができます。

書き込まれた内容に経営陣、イベント運営側がリアルタイムに解答してもいいですし、後日まとめて返答する機会をつくってもいい。リアル開催ではなかなか叶わない、双方向のコミュニケーションを前提としたイベントの設計が可能です。

オンラインイベント 参加者 顔 一覧
プレゼンターの背景に全参加者の顔がズラリという演出が大好評
オンラインイベント 参加者 顔 一覧
この画面がズラリと並ぶイメージです

2)社員が自分のタイミングで視聴できる

「全員参加」が原則のイベントであっても、100%の実現は難しいもの。どうしても、子育てや介護を担っていて時間的に参加が難しい人、当日急に体調不良で参加できなくなってしまう人などが必ず出てくるためです。

しかしライブ配信型のイベントであれば、リアルタイムで参加できなかったとしても、アーカイブ動画を後から好きなタイミングで視聴することができます。

社員の働き方、時間の使い方が多様になっていく中で、「いつでも自分のタイミングで視聴できる」ことのメリットは、今後さらに大きくなっていくのではないでしょうか。

オンラインイベントは視聴者側が時間や場所が拘束されず、かつ巻き戻して見れるのが好評

3)会場費・飲食費などのコストが抑えられる

数千人規模のイベントを開催する場合、企業にとって負担が大きいのは、会場費と飲食費、遠方から参加する社員の宿泊費などでしょう。 システム利用料や設備・機材の準備にかかる費用、技術的なサポート費用など、ライブ配信特有のコストもありますが、トータルで考えると、 オンラインイベントを開催した方が費用を抑えることができます。

オンラインで社内イベントを開催するときの注意点

オンラインイベントを実施する場合、得られる効果やメリットだけではなく、発生しやすいリスクについても理解しておく必要があります。

1)セキュリティ面のリスク

オンラインイベントにどこからでも参加できることはメリットでもある一方、「周囲に人がいるところでも視聴できてしまう」「社員以外の人の目に触れてしまう」など、新たなリスクが生じます。

イベント開催の目的や内容に応じて、適切なセキュリティレベルの配信プラットフォームを選定すること、参加する社員に対して事前に注意事項をアナウンスするなど、あらかじめ対策をしておきたいところです。

2)配信トラブルのリスク

オンラインイベントの参加者はインターネットを介して情報を受け取ることになるため、映像と音声のクオリティが重要になります。音声が聞き取りにくい、映像が不鮮明でわかりにくいなど、配信中のトラブルが発生してしまうと、イベントのプログラムがどんなにすばらしくても効果が半減してしまいます。

配信型イベントを開催する際は、必ず配信会社、もしくは技術専門のスタッフに相談し、事前にしっかり配信テストを重ねたうえで、当日もサポートを受けることをおすすめします。

3)必要なことが十分に伝わらないリスク

ライブ配信型の社内イベントは自宅などで視聴されることが考えられるため、一つの大きな会場に集まるイベントと比較すると、どうしても参加者の集中力が落ちてしまいがちです。これまでイベントのみで伝達してきたことが十分に伝わらない、浸透しないケースも出てくるでしょう。

十分な効果を得るには、1回のライブ配信のみですべてを代替しようとするのではなく、オンラインの特性を活かした施策にすることをおすすめします。例えば1年に1回のリアルイベントで伝えていたことを、ライブ配信にして開催頻度をあげるなど、社内状況や目的などに応じて設計を変えてみてください。

オンラインイベントの参考事例

最後に、実際にライブ配信を利用して当社がサポートした、イベントの事例をご紹介します。イベントの効果を得るには、どんな演出・工夫ができるのか。みなさんも改めて考えてみませんか?

1)社員の表彰式を個別にサプライズで実施、その模様を映像で配信

数千人の社員を抱えるA社では、毎年、日本全国の営業所から選ばれたMVP社員の表彰式を大々的に開催していました。今年は一箇所に集まって大規模イベントができなくなったため、MVPを獲得した社員一人ひとりに対し、サプライズを仕掛けて表彰を実施。その模様を撮影し、経営陣のメッセージ、受賞者のコメントと共に社内向けに配信しました。

華々しいステージでスポットライトを浴びてもらうことは叶いませんでしたが、サプライズの工夫によって、イベントとしての特別感を演出しました。

サプライズでの表彰演出

2)経営陣からの商況報告を、バーチャル空間でニュース風に演出

全国に拠点をもつB社では、経営陣から全社員に向けた商況報告をするために、バーチャルセットを使ったライブ配信を実施。CGを駆使したバーチャル空間と、ニュース番組風の演出を加えることで、情報をより効果的に伝えました。

3)オンラインの製品発表会で、双方向のコミュニケーションを実現

メーカーC社では、製品発表会をライブ配信で行いました。発表資料を閲覧しながらプレゼンテーターの話を聞くことができるバーチャル空間を用意したうえで、スマートフォンからも使える別のアプリケーションを活用し、視聴している参加者からの質問を随時受け付けられる体制でイベントを実施。

プレゼンターと参加者の間にインタラクティブなディスカッションが生まれ、オンラインならではの効果を得ることができました。

社内イベントのライブ配信をサポート! 私たちができること

オンラインイベント コンサルタント
各分野から集まったプロフェッショナルが企業の課題を根本解決させて頂きます

大型イベントのライブ配信に関する手法やノウハウは、どの企業もまだまだ試行錯誤している真っ最中かと思います。それは私たちも例外ではなく、イベントプロデュース会社として、配信代行をお受けするときに何ができるか、毎日のように議論を重ねています。 会社にとって重要なイベントの開催ができず、困っている企業のみなさま。可能な限り、サポートいたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。オンラインイベントの企画・プロデュースから、当日の運営サポート、配信代行までお手伝いいたします。

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2020JUL

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