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オンラインでの企業イベント(社内イベント)で最大の効果を出す方法

2020年のコロナ禍以降、多くの会社イベント(企業の社内イベント)がオンライン化しました。完全オンライン化の他、リアルとオンラインを組み合わせる、いわゆる『ハイブリッド』型のイベントも増加傾向にあります。
当初は皆が手探りだったオンラインイベント。しかし事例が増えてきたことにより、そのクオリティも上がり、オンラインならではの仕掛けを盛り込んだ企画も多数生まれています。

おそらく、今後コロナ禍が過ぎ去ったとしても、会社イベントや社内イベントが以前のようなリアルオンリーの状態に戻る可能性は低いでしょう。特に、全国に支社を持つような企業であれば、オンラインイベントは場所・時間・参加人数全てにおいて圧倒的に『使い勝手がいい』といえます。

ただし、オンラインイベントの増加に伴い、視聴者(参加者)の目が肥えてきたのも事実。今や会場を定点カメラで撮影した中継ではなく、より参加者の気持ちを惹きつける、エモーショナルな企画が求められるようになってきています。

そこで今回、弊社が実際にオンラインイベントを手掛けた事例なども紹介しながら『オンラインの企業イベント(社内イベント)で最大の効果を出す方法』についてお話ししていきます!

企業オンラインイベントの開催形式とは

企業・一般に限ったことではありませんが、オンラインイベントには大きく分けて2種類あります。
オンライン生配信(ライブ配信)とオンデマンド配信です。

この二つの最大の違いは『全員が同じ時間に視聴するかどうか』。
オンライン生配信(ライブ配信)の場合、参加者は全員同じ時間帯にイベントに参加(視聴)することが大前提です。一方、オンデマンド配信は視聴者が好きな時間に視聴することができます。この二つはそれぞれ特徴があり、企業の勤務体系や参加者によって使い分けることが大切です。

ライブ配信 リアルタイムの生配信 オンデマンド 事前収録
ライブ配信(リアルタイムの生配信) VS オンデマンド(事前収録)

オンライン生配信(ライブ配信)のメリット

オンライン生配信とはTVで言うところの『生放送』。その日、その時間に指定されたURLにアクセスして視聴するスタイルのオンラインイベントです。

この形式には2つのメリットがあります。

1.一体感が得やすい

ライブ配信の場合、『オンライン上の会場に参加者全員が集結している』『参加者全員が同じ時間にイベントに参加している』ため、一体感が得やすくなります。人によって『参加した』『まだ参加してない』という差が出にくいため、特にキックオフや入社式など、イベントの内容がすぐに日常の活動に反映されるタイプの企画に向いています。

2.相互コミュニケーションが取りやすい

全員が同じイベントにリアルタイムで参加しているため、コメントをつけたり拍手したりといったコミュニケーションが取りやすいのも大きな特徴です。

ディスカッションや意見交換はもちろん、アンケートやクイズ、抽選といった『参加者の反応を促す仕掛け』を組み込みやすく、より『イベントに参加している』という実感を得ることができます。

オンライン生配信(ライブ配信)の弱点

オンライン生配信は『特定の時間にインターネット上の会場に参加者が集まっている』という形式のため、その特定の時間に合わせられない人は参加できません。また、開催時間中に電波の悪いところにいたり、見るためのデバイスが故障して見られなかった……といったケースも考えられます。特に問題なのが通信環境。視聴者側に通信問題が生じた場合、主催側が打てる手は限られており、解決したころには重要な部分が終わってしまうことも考えられます。ライブ配信の場合は主催側、視聴者側共に、しっかりとした通信環境を準備することが大切です。

オンデマンド配信(録画配信)のメリット

オンデマンド配信とは、いわゆる録画の配信です。youtube等に代表される、オンライン上にイベント動画を保存しておき、参加者は自分の好きなタイミングで見られる仕組みになっています。
この形式にも2つのメリットがあります。

1.勤務形態・勤務時間に縛られない

オンデマンド配信の場合、参加者が自分の好きなタイミングで視聴できるため、勤務時間を圧迫することがありません。インフラ系などの全員が出払うわけにはいかない企業、海外にも支社があり時差問題が生じる企業などに向いています。

2.何度も繰り返して見ることができる

オンデマンド配信の多くは視聴回数制限がありません。そのため、何度でも気になったところを繰り返し見ることができます。このため、セミナーや新商品のプレゼン・紹介など『何度も見てほしい』コンテンツを入れるのに適しています。

オンラインイベント 参加者 顔 一覧
オンラインイベントは視聴者側が時間や場所が拘束されず、かつ巻き戻して見れるのが好評

オンデマンド配信(録画配信)の弱点

オンデマンド配信は自分の好きな時間に見られる分、『イベントに参加している』というより『動画を見ている』感が強くなってしまうデメリットがあります。参加者が基本的に第三者的な視点で見てしまうため、動画にはライブ配信以上に臨場感、エモーショナルな演出に力を入れることが必要です。また、それぞれがバラバラのタイミングで参加するため、参加者とまだ参加していない人の間の情報格差が生じやすくなってしまいます。総じて、生配信よりも『見てもらうための工夫』が必要になるといえるでしょう。

オンラインイベントで参加者の心をつかむ企画・演出事例

配信環境を整えて全員がイベントに参加できるようにしても、肝心のイベントがつまらなかったら意味がありません。オンラインイベントは常に離脱との戦い、飽きられてしまったらおしまいです。会社にとって重要な位置づけになるからこそ、オンラインイベントを成功させ、最大限の効果を出す企画・演出が欠かせません。
リアルイベントでしかできない演出があるように、オンラインイベントだからこそ可能な演出もあるのです。

ここからは飽きさせない工夫として、オンラインイベントならではの演出をご紹介していきます。
ときには数百人、数千人の社員が視聴する企業の社内イベント。イベントの目的やコンセプトに合わせて、演出も最適なものを選びたいところですね。

1)バーチャル空間へテレポーテーション!

経営陣によるプレゼンテーションの効果的な演出、ニュース番組風の映像作りなどに活用されるのが、バーチャルセット専用スタジオです。合成する背景をオリジナルで制作することもできるため、自社に合った世界観の演出が可能です。

まるでその空間に本当にいるかのようなリアリティ(=サプライズ感)の追求とその空間を存分に活用するカメラワークで飽きのこない演出につなげます。

未来的な演出がいかようにでも可能!

2)社内で撮影し、手作り感を出す

1と対照的なのがこちらの方法。社内で撮影した映像素材を使ったり、オフィスの一室から生配信したり、ビデオレターを流したりと『あえて』手作り感を出します。いくつも支社がある企業であれば、全支社にカメラをつないで同時中継するのも効果的。『いつものオフィス』をオンラインイベントに組み込むことで臨場感を高めたり、参加者に一体感を感じてもらうことができます。

もちろん、1)と組み合わせることも可能。作りこんだ映像美と手作り感を両立させるのも新鮮ですよね!

オンラインイベント 参加者 顔 一覧
この画面がズラリと並ぶイメージです

3)視聴者参加型コンテンツ

主に『ライブ配信型』のオンラインイベントで一体感を高めるために使われているのが『視聴者参加型コンテンツ』です。

オンラインイベント オンライン アンケート
その場でできるオンラインアンケートシステム

例えば、チャットソフトを導入し、プログラムの感想や質問をその場で書き込んでQ&Aを行ったり、パネルディスカッションを行うなどが考えられます。
クイズやビンゴ等の余興系コンテンツも盛り上がりますよね。

視聴者参加型にすると双方向性が出るため、参加者が『自分が参加している実感』を得やすくなるのでオススメです。

よりハイレベルな演出を求めるのであれば、参加者にアバター(仮想空間における自分の分身のようなもの)を付与し、オンライン会場内を歩き回る演出をしたり、トークセッションにその場で視聴者を招待したり……といった、リアルイベントでは実現できない演出を加えることもできます。

オンラインイベント アバター アンケートシステム
写真付アバターが走る!

オンラインで社内イベントを開催するときの注意点

オンラインイベントを実施する場合、得られる効果やメリットだけではなく、発生しやすいリスクについても理解しておく必要があります。

1)セキュリティ面のリスク

オンラインイベントにどこからでも参加できることはメリットでもある一方、「周囲に人がいるところでも視聴できてしまう」「社員以外の人の目に触れてしまう」など、新たなリスクが生じます。

イベント開催の目的や内容に応じて、適切なセキュリティレベルの配信プラットフォームを選定すること、参加する社員に対して事前に注意事項をアナウンスするなど、あらかじめ対策をしておきたいところです。

2)配信トラブルのリスク

オンラインイベントの参加者はインターネットを介して情報を受け取ることになるため、映像と音声のクオリティが重要になります。音声が聞き取りにくい、映像が不鮮明でわかりにくいなど、配信中のトラブルが発生してしまうと、イベントのプログラムがどんなにすばらしくても効果が半減してしまいます。

配信型イベントを開催する際は、必ず配信会社、もしくは技術専門のスタッフに相談し、事前にしっかり配信テストを重ねたうえで、当日もサポートを受けることをおすすめします。

オンライン社内イベントの成功事例

最後に、実際にライブ配信を利用して当社がサポートした、イベントの事例をご紹介します。イベントの効果を得るには、どんな演出・工夫ができるのか、みなさんも改めて考えてみませんか?

1)社員の表彰式を個別にサプライズで実施、その模様を映像で配信

数千人の社員を抱えるA社では、毎年、日本全国の営業所から選ばれたMVP社員の表彰式を大々的に開催していました。今年は一箇所に集まって大規模イベントができなくなったため、MVPを獲得した社員一人ひとりに対し、サプライズを仕掛けて表彰を実施。その模様を撮影し、経営陣のメッセージ、受賞者のコメントと共に社内向けに配信しました。

華々しいステージでスポットライトを浴びてもらうことは叶いませんでしたが、サプライズの工夫によって、イベントとしての特別感を演出しました。

サプライズでの表彰演出

2)経営陣からの商況報告を、バーチャル空間でニュース風に演出

全国に拠点をもつB社では、経営陣から全社員に向けた商況報告をするために、バーチャルセットを使ったライブ配信を実施。CGを駆使したバーチャル空間と、ニュース番組風の演出を加えることで、情報をより効果的に伝えました。

3)オンラインの製品発表会で、双方向のコミュニケーションを実現

メーカーC社では、製品発表会をライブ配信で行いました。発表資料を閲覧しながらプレゼンテーターの話を聞くことができるバーチャル空間を用意したうえで、スマートフォンからも使える別のアプリケーションを活用し、視聴している参加者からの質問を随時受け付けられる体制でイベントを実施。

プレゼンターと参加者の間にインタラクティブなディスカッションが生まれ、オンラインならではの効果を得ることができました。

企業オンラインイベント成功の最重要ポイント

社内イベントにおいて最も大切なこと――それは『社員(もしくは参加してほしい社員)全員が参加できること』です。コロナ禍で『集まりたくても集まれない』を経験した私たちはこれが決して『当たり前』ではないと実感しました。

リアルはもちろん、オンラインで社内イベントを行う際にもこの視点は絶対に欠かせません。会社の事業内容や従業員の勤務形態等により『参加できる条件』は変わります。大半の社員が平日9時~5時に勤務している企業もあれば、日勤・夜勤がある企業、フレックス制を導入している企業等もあり、環境は会社によって様々です。

社内向けイベントにリアルしか選択肢がなかったころは、この時間や時期の調整が大変だったのですが、オンラインイベントによって環境は一変しました。

オンラインイベントはリアルイベントに比べ『場所・時間が圧倒的に自由』という特徴があります。時間とお金をかけて会場に来る必要がなく、従業員の勤務形態によって朝や夜など、イベント開催時間を調整することもできます。
結果『参加したいのに、場所・時間の都合で参加できない』事態を限りなく少なくすることが可能になりました。
これはオンラインイベント最大の強みと言ってもいいでしょう。

『会社に所属する全員にイベントに参加してほしいという』企業の願いをかなえられるのがオンラインイベントなのです。

オンライン社内イベントを丸ごとサポート! 私たちができること

オンラインイベント コンサルタント
各分野から集まったプロフェッショナルが企業の課題を根本解決させて頂きます

大型イベントのライブ配信に関する手法やノウハウの量は実績数に比例します。2020年のコロナ発生時からいち早くオンラインイベントに取り組んできた弊社にはすでにたくさんの実施事例、ノウハウが集まってきています。

「オンラインイベントのやり方がわからない」「当社のイベント内容をオンライン化するには?」「オンライン社内イベントをより効果的にするには?』等々、オンラインイベントにお悩みの際はぜひお気軽にご相談ください。オンラインイベントの企画・プロデュースから、当日の運営サポート、配信代行までお手伝いいたします。

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最終更新日:

2021MAR

12

公開日:

2020JUL

28

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