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オンラインの社内イベントで最大の効果を出す方法とは

2020年のコロナ禍以降、多くの社内イベントがオンライン化しました。完全オンライン化の他、リアルとオンラインを組み合わせる、いわゆる『ハイブリッド』型のイベントも増加傾向にあります。この記事の執筆時点(2021年3月)はようやくワクチン接種が開始されたもののまだまだ先行きが読めないという状態です。

ただ、今後コロナ禍が過ぎ去ったとしても、以前のようなリアルのみの社内イベントに戻る可能性は低いのではないでしょうか。特に、全国に支社を持つような企業であれば、オンラインイベントは場所・時間・参加人数全てにおいて圧倒的に『使い勝手がいい』といえます。

とはいえ、オンラインイベントはただ録画を流すだけというものではありません。社内イベントとして最大の(リアルを超える)効果を上げるたにはいくつものポイントがあります。

今回は『オンラインの社内イベントで最大の効果を出すための方法』についてお話ししていきましょう!

社内イベントの最重要ポイントは『参加者全員が同じコンテンツに参加すること』

まず、リアル・オンライン関係なく、『社内イベント』を開催する際に最も重視すべきポイントについてお話ししましょう。

社内イベントにおいて最も大切なこと――それは『社員(もしくは参加してほしい社員)全員が参加できること』です。コロナ禍で『集まりたくても集まれない』を経験した私たちはこれが決して『当たり前』ではないと実感しました。

リアルはもちろん、オンラインで社内イベントを行う際にもこの視点は絶対に欠かせません。事業内容や従業員の勤務形態等により『参加できる条件』は変わるものです。大半の社員が平日9時~5時に勤務している企業もあれば、日勤・夜勤がある企業、フレックス制を導入している企業等、様々です。

リアルの場合は『〇月△日に××会場に集合』という方法しかありませんでしたが、オンラインの社内イベントの場合は絶対に所定の時間に集合しなければならないわけではありません。
従業員の勤務形態によってフレキシブルな対応ができるのもオンラインイベントの強みなのです。

では、具体的にどんな方法があり、どんな勤務形態に向いているのでしょうか?
現行のオンラインイベントは大きく『生配信』と『オンデマンド配信』に分かれます。

1)生配信:参加者全員が『同じ時間に参加する』

生配信とは、いわゆるTVの生放送のことです。場所は違えど、参加者は全員『同じ時間帯にイベントに参加する』のが特徴。同じ時間、体験を共有するため一体感が得やすく、相互交流がしやすいというメリットがあります。

2)オンデマンド配信:参加者が『好きな時間に参加する』

オンデマンド配信とは、いわゆる録画の配信です。参加者が自分の都合のいい日、都合のいい時間に見られるのが特徴。編集がしやすく、動画を作りこむことができる点、何度も見直すことができるのが大きなメリットです。

ライブ配信 リアルタイムの生配信 オンデマンド 事前収録
ライブ配信(リアルタイムの生配信) VS オンデマンド(事前収録)

オンラインで参加者の心をつかむ演出方法

『参加しやすさ』の壁を越えても、肝心のイベントがつまらなかったら意味がありません。オンラインイベントを成功させ、最大限の効果を出すために、鍵を握るのは映像の「演出方法」です。リアルのイベントでしかできないこともあります。でも逆に、オンラインだからこそ可能な演出もあるのです。

ときには数百人、数千人の社員が視聴する社内イベント。イベントの目的やコンセプトに合わせて、演出も最適なものを選びたいところですね。

1)バーチャル空間へテレポーテーション!

経営陣によるプレゼンテーションの効果的な演出、ニュース番組風の映像作りなどに活用されるのが、バーチャルセット専用スタジオです。合成する背景をオリジナルで制作することもできるため、自社に合った世界観の演出が可能です。

まるでその空間に本当にいるかのようなリアリティさ(=サプライズ感)の追求とその空間を存分に活用するカメラワークで飽きのこない演出につなげます。

未来的な演出がいかようにでも可能!

2)社内で撮影し、手作り感を出す

イベントの規模や目的によっては、あえて社内で撮影した映像素材を使ったり、オフィスの一室から生配信したり、ビデオレターを流したりと、手作り感のある演出も効果的です。また、1)と組み合わせて作りこんだ映像美と手作り感を両立させるという方法もあります。

3)視聴者参加型にする

主に『ライブ配信型』のオンラインイベントで一体感を高めるために使われている手法が視聴者参加型コンテンツです。

例えば、チャットソフトを導入してプログラムの感想や質問をその場で書き込み、その場で回答するなどが考えられます。双方向性が出るため、参加者が『自分が参加している実感』を得やすくなります。

また、参加者にアバター(仮想空間における自分の分身のようなもの)を付与しオンライン会場内を歩き回る演出をしたり、トークセッションにその場で視聴者を招待したり……といった、リアルイベントでは実現できない演出を加えることもできます。大規模なイベントかつ、特別感のある演出にこだわりたい場合に有効です。

オンラインイベント オンライン アンケート
その場でできるオンラインアンケートシステム
オンラインイベント アバター アンケートシステム
写真付アバターが走る!

リアルではできない、オンラインイベントならではのメリット

大勢の社員が一箇所に集まり、同じ空間で一体感ある空気を体感することこそできませんが、リアルではできない、 オンラインイベントならではの強みや効果もあります。実際にいくつか、具体的なメリットをピックアップしてみましょう。

1)双方向のコミュニケーションが取れる

オンラインイベントの大きなメリットの一つは、チャットや、配信プラットフォームのコメント機能などを活用することで、インタラクティブなコミュニケーションが取れることです。

通常の社内イベントでは、舞台上で経営陣がスピーチしている真っ最中に、社員が手を上げて質問するのは難しいですよね。しかしライブ中継型のイベントであれば、疑問に思ったこと、質問や意見、感想などのコメントをチャットでどんどん書き込むことができます。

書き込まれた内容に経営陣、イベント運営側がリアルタイムに解答してもいいですし、後日まとめて返答する機会をつくってもいい。リアル開催ではなかなか叶わない、双方向のコミュニケーションを前提としたイベントの設計が可能です。

オンラインイベント 参加者 顔 一覧
プレゼンターの背景に全参加者の顔がズラリという演出が大好評
オンラインイベント 参加者 顔 一覧
この画面がズラリと並ぶイメージです

2)場所・時間の制約が外れる

「全員参加」が原則のイベントであっても、100%の実現は難しいものです。子育てや介護を担っていて時間的に参加が難しい、家を長期間空けられず遠方の会場には行きたくても行けないなど、人には様々な事情があります。

この事情を乗り越えられるのがオンラインイベントです。オンデマンド配信であれば文字通り『いつでも、どこでも、好きな時に好きな場所で』参加できるため、この上なく参加しやすいと言えます。
働き方が多様化していく中で「いつでも自分のタイミングで視聴できる」メリットは、今後、さらに大きくなっていくのではないでしょうか。

オンラインイベント 参加者 顔 一覧
オンラインイベントは視聴者側が時間や場所が拘束されず、かつ巻き戻して見れるのが好評

3)会場費・飲食費などのコストが抑えられる

数千人規模のイベントを開催する場合、企業にとって負担が大きいのは、会場費と飲食費、遠方から参加する社員の宿泊費などでしょう。 システム利用料や設備・機材の準備、技術的なサポートなど、ライブ配信特有のコストもあるためトータル費用が必ずしも抑えられるとは限りませんが、会場関係のコストを別の場所に使えるのは一つの強みといえるかもしれません。

オンラインで社内イベントを開催するときの注意点

オンラインイベントを実施する場合、得られる効果やメリットだけではなく、発生しやすいリスクについても理解しておく必要があります。

1)セキュリティ面のリスク

オンラインイベントにどこからでも参加できることはメリットでもある一方、「周囲に人がいるところでも視聴できてしまう」「社員以外の人の目に触れてしまう」など、新たなリスクが生じます。

イベント開催の目的や内容に応じて、適切なセキュリティレベルの配信プラットフォームを選定すること、参加する社員に対して事前に注意事項をアナウンスするなど、あらかじめ対策をしておきたいところです。

2)配信トラブルのリスク

オンラインイベントの参加者はインターネットを介して情報を受け取ることになるため、映像と音声のクオリティが重要になります。音声が聞き取りにくい、映像が不鮮明でわかりにくいなど、配信中のトラブルが発生してしまうと、イベントのプログラムがどんなにすばらしくても効果が半減してしまいます。

配信型イベントを開催する際は、必ず配信会社、もしくは技術専門のスタッフに相談し、事前にしっかり配信テストを重ねたうえで、当日もサポートを受けることをおすすめします。

オンライン社内イベントの参考事例

最後に、実際にライブ配信を利用して当社がサポートした、イベントの事例をご紹介します。イベントの効果を得るには、どんな演出・工夫ができるのか、みなさんも改めて考えてみませんか?

1)社員の表彰式を個別にサプライズで実施、その模様を映像で配信

数千人の社員を抱えるA社では、毎年、日本全国の営業所から選ばれたMVP社員の表彰式を大々的に開催していました。今年は一箇所に集まって大規模イベントができなくなったため、MVPを獲得した社員一人ひとりに対し、サプライズを仕掛けて表彰を実施。その模様を撮影し、経営陣のメッセージ、受賞者のコメントと共に社内向けに配信しました。

華々しいステージでスポットライトを浴びてもらうことは叶いませんでしたが、サプライズの工夫によって、イベントとしての特別感を演出しました。

サプライズでの表彰演出

2)経営陣からの商況報告を、バーチャル空間でニュース風に演出

全国に拠点をもつB社では、経営陣から全社員に向けた商況報告をするために、バーチャルセットを使ったライブ配信を実施。CGを駆使したバーチャル空間と、ニュース番組風の演出を加えることで、情報をより効果的に伝えました。

3)オンラインの製品発表会で、双方向のコミュニケーションを実現

メーカーC社では、製品発表会をライブ配信で行いました。発表資料を閲覧しながらプレゼンテーターの話を聞くことができるバーチャル空間を用意したうえで、スマートフォンからも使える別のアプリケーションを活用し、視聴している参加者からの質問を随時受け付けられる体制でイベントを実施。

プレゼンターと参加者の間にインタラクティブなディスカッションが生まれ、オンラインならではの効果を得ることができました。

オンライン社内イベントを丸ごとサポート! 私たちができること

オンラインイベント コンサルタント
各分野から集まったプロフェッショナルが企業の課題を根本解決させて頂きます

大型イベントのライブ配信に関する手法やノウハウの量は実績数に比例します。2020年のコロナ発生時からいち早くオンラインイベントに取り組んできた弊社にはすでにたくさんの実施事例、ノウハウが集まってきています。

「オンラインイベントのやり方がわからない」「当社のイベント内容をオンライン化するには?」「オンライン社内イベントをより効果的にするには?』等々、オンラインイベントにお悩みの際はぜひお気軽にご相談ください。オンラインイベントの企画・プロデュースから、当日の運営サポート、配信代行までお手伝いいたします。

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最終更新日:

2021MAR

12

公開日:

2020JUL

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