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JAN15

社内イベントにはどんなスタッフが必要なの?

『社内イベントを開催したいんだけど、スタッフはどんな人が必要なの?』とよく聞かれます。

確かに、スタッフの仕事はイベント参加者の視点だと見えにくいですよね。そもそも、見えすぎてはいけない部分ですし……。

ということで、今回は『社内イベントに必要なスタッフとポジション』についてお話ししたいと思います。
より多くの方の参考になるよう、『数百名収容のホール等を借りて行う、表彰式やキックオフイベント』を想定してご紹介しますね!

イベントスタッフには2種類ある

まず、ホールなどを使用してのスタッフには大まかに

  • 運営スタッフ
  • 進行スタッフ

の2種類があります。

運営スタッフは受付や誘導等を行う、いわば参加者担当のスタッフです。
皆さんがイベントの際に目にしているスタッフは、ほぼ運営スタッフです。
進行スタッフとはその名の通り、イベントプログラムの進行を担当します。
お客様の目に触れることはありませんが、縁の下の力持ちとしてイベントを支えています。

『運営スタッフ』『進行スタッフ』は配置場所も役割も全く異なります。
詳しく見ていきましょう!

【運営スタッフ】

受付

その名の通り、受付です。

お客様と最初にお会いするスタッフであり、彼らの対応によってイベント全体の印象が変わります。
また、ここがスムーズかどうかは進行にダイレクトに影響するため、非常に重要なポジションです。

誘導(会場外・会場内・メインホール内)

参加者が迷わないよう誘導する係です。
特にビッグサイトや幕張メッセ、インテックス大阪などホール・部屋数が多く、様々なイベントが同時開催されている場合「どこに行けばいいか」をすぐに聞けるスタッフの存在は必須となります。
また、会場内への誘導だけでなく、お手洗いや物販スペースへの誘導も大事な役目です。

VIP対応

イベントによっては「VIP」がいらっしゃる場合があります。
VIPには基本的に専門スタッフがつき、一般参加者以上にスムーズできめ細かな対応を行います。

庶務

事務作業や電話対応の他、他のスタッフがスムーズに動けるように場を整える存在です。
庶務がいることで、他スタッフは自分のポジションに集中できるようになります。

【進行スタッフ】

舞台監督

イベントの進行状態などを確認し、指示を出す司令塔のような存在です。
常に各所の情報を把握し、刻々と変わる状況への適切な対応が求められます。

上手スタッフ

ステージに向かって右側(登壇者側から見て左側)を舞台用語で『上手(かみて)』といいます。
この上手側にスタンバイし、プログラムの進行に合わせて様々な対応を行うスタッフです。

会社の風習次第ですが、社員向けの表彰式ではプレゼンターが上手側から贈呈するケースが多いです。

下手スタッフ/MC付

上手と逆方向、つまりステージ向かって左側(登壇者から見て右側)を『下手(しもて)』といいます。

MCが演台を使う場合は基本下手の袖前。MC付スタッフはMCにキューを出します。

イベント本番は秒を争う世界。必要な場所に常に人員を配置しておくことが大切です。

テクニカル

音響・照明・映像・特殊効果など、イベント開催において欠かせない演出を担うスタッフです。
それぞれ専門のプロが担当していることが多いです。

出演者管理

出演者の到着確認、控室への誘導、進行のご説明等も運営スタッフの大事な役割です。

受賞者アテンド

表彰式などでは、受賞者をステージ脇に誘導し、登場タイミングを指示する専用スタッフが必要です。
イベントは受賞者の晴れの舞台。戸惑ったりすることがないようきめ細かい対応が求められます。
いかがでしょうか?
「予想以上にたくさんのスタッフ・ポジションが必要なんだな」と感じられたかもしれません。
今回は参加人数などの予想がつきやすい社内イベントを例にとりましたが、展示会などの不特定多数のお客様がいらっしゃるイベントの場合、必要なスタッフも変わってきます。
その意味では、イベントに必要なスタッフやポジションもオーダーメイドといえるかもしれません。

こうして改めて見ると
『イベントはチームワークが命』という言葉をより実感します。
スタッフの誰が欠けても、円滑なイベント運営にはなりません。
全員が一丸となり自分の役割を果たす、その積み重ねがイベントの成功につながっていくのです。

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