GP JOURNAL

イベント企画を成功に導く3つのポイント。効果の高い企業イベントを開催するために

こんにちは、GP川本です。イベント企画を自社で行う際、そのイベントを成功に導くために抑えておきたいポイントをまとめました。効果の高い企業イベントを実施するために、参考にしてみてください。

イベント企画の考え方:オンライン/リアルイベント(オフライン)でどう違う?

イベントについて、ゴールの次に決めなければならないのが開催方法です。2020年春以降、新型コロナウィルス感染拡大の影響を受けて、大規模イベントの実施が困難な状況が続いています。現状、オンライン開催にならざるを得ないケースもある一方で、これまでにはなかったリアルイベントのメリットも明らかになりつつあります。

今後、感染状況が改善した後も、すべてリアルイベント一辺倒に戻るのではなく、オンライン/リアル双方のメリット・デメリットを踏まえた選択をする企業が増えるのではないでしょうか。

オンラインイベントとリアルイベントの企画運営には、大きな違いが3つあります。

1)物理的な制限の有無

特定の場所で実施するリアルイベントには「場所」「人数」「時間」「空間」という物理的な制限があります。また会場費、飲食費、参加者の交通費や宿泊費などさまざまなコストがかかるため、「予算」にも制約が生まれますよね。オンラインの場合は、人数もそうですが「場所」や「時間」の制約が取り払われるのが大きなメリットになります。

2)参加者の行動動線

一つの会場に集まってイベントを実施する場合、大勢の人と同じ時間と場所を共有するため、決まったプログラムや会場の動線で誘導することが可能です。しかしオンラインの場合、視聴している状況によって参加者の行動が変わるため、リアルイベントとは異なる設計をする必要があります。

3)事前準備の仕方

リアルイベントとオンラインイベントでは、会場選びや空間設計の仕方が根本的に変わってきます。オンラインイベントでは、配信するためのスタジオや機材の用意、配信プラットフォームの選定やネットワークの整備などをしなければなりません。何にコストがかかるのか、当日想定すべきリスクは何かなど、特徴がそれぞれ異なりますので、注意が必要です。

上記3つのポイントからもわかるように、リアルイベントとオンラインイベントは設計の仕方が大きく異なります。それぞれの特性を踏まえたうえで、自社のゴールを目指すために最適な選択をしていきましょう。

イベント企画のポイント①:目的・目標を明確化する

イベントの成功=そのイベントの目的・目標を達成することです。

具体的なイベント企画に着手する前に、自社にとってのゴール、つまり「何をどのくらい達成できれば成功なのか」を明確にしておきましょう。みなさんが開催しようとしているそのイベントは、どのような状態をクリアできれば「成功」といえそうでしょうか? 

当然のことながら、成功の定義は企業や各イベントによって異なります。成功の定義によって、優先度の高い課題は何か、どのような企画が最適かなども変わってきます。企画・運営段階で方向性がブレてしまうことがないように、関係者の間でゴールイメージについてしっかりすり合わせをしておきたいところです。

そのうえで自社が抱える現状の課題を把握し、理想のゴールに向かって橋をかけるように、イベント企画の細部を詰めていきます。

情報の整理・共有のための「5W2H」

ゴール地点と現在の課題からイベント企画を立てるとき、企画内容を「5W2H」で簡潔に整理することがとても重要なポイントです。よりクオリティの高いイベントを実現するために、必ず以下の情報を検討してみてください。

1)What:何をやる?

 - 実施内容/タイトル/主催者/プログラム

2)Why:なぜ、やるか?

 - 開催目的/開催の経緯/成功指標は何か/最も重視する点は何か

3)When:いつ、やるか?

 - 日時/準備期間/会場を抑える時間/リハーサルの日時など

4)Where:どこで、やるか?

 - 希望の会場/各種仕様(転換の有無など)/レイアウト/必要な設備やプラットフォーム

5)Who:誰が対象?

 - 参加対象/人数/職種/年代/入社年次/メディア

6)How:どうやるか?

  • イベント企画会社との連携/制作スケジュール/推進体制/制作物(VTR、招待状など)

7)How much:予算は?

  • 予算/協賛/チケット代など

これらの情報は、制作を進めるうえで関係者と共有する際にも必要となります。必ずイベント企画前にある程度想定しておきましょう。

イベント企画のポイント②:アイデアの源泉をもつ

目的・目標を設定して具体的なイベント内容の企画に入ろうとしたとき、「いいアイデアが思いつかない」——そう悩まれる担当者の方も多いのではないでしょうか。アイデアは、決して突然ひらめくものではありません。今回は、私たちが意識しているアイデアのヒントを得るための“源泉”を5つ、ご紹介します。

1)インプットの量と質を確保する

インプットなくして、良いアイデアは生まれません。インターネットはもちろんのこと、TV
番組や映画、本や雑誌、街中のショーウィンドウ、店舗や施設など、この世の中はアイデアのヒントになる場所やコンテンツであふれています。さまざまな情報をインプットをする中ではじめて、最適なアイデアの取捨選択ができるようになります。

2)衆知を結集する

クラウドサービスの発達(例えばDropbox、Teams、One Drive、Slack、CRMなど)で、社内の情報を蓄積・共有することも簡単になりました。インターネットで社外の情報を集めるだけではなく、身近なところにも目を向けてみてください。意外なヒントが埋もれていることがあります。

3)ヒットの「カタチ」を知る

100%オリジナルのアイデアというものは、世の中にほとんどありません。今、社会でヒットしているコンテンツを分析してみると、アイデアの核が見えてくるはず。それを新しい企画に取り入れ、応用していくことができます。

4)複数のアイデアを組み合わせる

アイデアを生み出すために必要なのは、「組み合わせる力」に他なりません。優れたクリエイティビティの多くはすべてゼロから生み出されているわけではなく、「既存のアイデア」を組み合わせることで作られています。

番外テクニック:「検索」を駆使してインプットを豊かに

上記1-4に記した考え方を実践していくと、アイデアになる前のさまざまな「キーワード」が抽出されます。そのキーワードを活かすために私たちがよく利用するのが、Googleの画像検索です。言葉だけではなくビジュアルで検索してみることで、求めているアイデアのイメージに近いものを発見することができ、発想が広がります。日本語より、英語検索の方がビジュアルの幅が広くおすすめ。

イベント企画のポイント③:「ポジティブプランニング」と「ネガティブシミュレーション」

目標・目的を明確にし、アイデアを膨らませて、いよいよ具体的なイベント企画・制作へと落とし込んでいく段階に入ります。企画・制作のフェーズで大事にしたいのは、「ポジティブプランニング」と「ネガティブシミュレーション」を徹底すること。

イベント企画をしていくうえで重要なのが、「ポジティブプランニング」です。「こんなイメージを実現したい」「こうなったら楽しい」と、さまざまなアイデアを具現化する方法を前向きにディスカッションしていきます。

しかし、そのイベント企画を実際に制作していくときに大事なのは「ネガティブシミュレーション」になります。オンラインイベントであっても、リアルイベントであっても、イベントの準備段階、当日の運営においてはさまざまな想定外のできごと、トラブルが発生するものです。

「万が一、こんなことが起きたらどうするか」を細部にわたって想定し、その対応策を検討し、チームで共有しておきたいところです。

イベント企画会社とスムーズに連携するために

今回はイベント企画のポイントを3つの側面からご紹介しました。目的の設定、アイデア出し、そして実際の企画・制作。イベントを成功に導くためには、それぞれ専門的に検討しなければいけないことが多数あります。

イベント企画会社とスムーズに連携するためには、そのイベントで「どんなことを実現したいのか」を明確にし、事前にぜひ共有してください。実現したいこと、思い描いているビジョンを達成できるよう、その方法をご提案いたします。

KNOWLEDGEイベントノウハウ

公開日:

2021JAN

06

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