イベント企画とは？流れ・成功のポイント・注意点・企画書の作り方を解説

イベント企画とは、「誰に、何を伝え、どのような行動変容を起こしたいのか」を設計する仕事です。コンテンツを考えることではなく、成果から逆算して体験を設計することがイベント企画の本質です。イベントは様々な要素が絡み合っており、成功のためには細かな計画が求められます。この記事では企画書作成時のポイントから予算の設定、当日の運営まで、イベント成功に欠かせない実践的な情報を徹底解説します。初めてイベントを企画する時、改めてイベント企画について知りたい時にもぜひご活用ください！

イベント企画とは

イベント企画とは「イベントを実施するための計画や当日の運営などを具体的にまとめた企画」のことを指し、この情報をまとめた資料をイベント企画書と呼びます。イベント企画書は多くの関係者が仕事をするにあたっての指針となる資料のため、「誰が見ても内容が理解できる」ように過不足なく、わかりやすくしておくことが大切です。

なお、イベントには大きく分けて「社内向け」「社外向け」の2種類があり、それぞれ異なる特徴を持っています。

社内向けイベント

主に社員や取引先などを対象に行うイベントです。社内表彰式やキックオフ、社員総会などが該当します。社員のモチベーションアップ、従業員エンゲージメントの向上などを目的に行われることが多くなっています。対象が限られるため参加人数や参加者の傾向が分かりやすく、年に一回など継続して開催されるイベントが多いという特徴があります。

社外向けイベント

既存顧客や見込み客、あるいは新規顧客開拓を対象として行うイベントです。ポップアップショップやEXPO、カンファレンス、新商品発表会などが該当します。PR、ブランディングを主な目的としています。対象者が幅広いため、社内向けに比べて参加者が多くなる傾向があります。

イベント企画の流れ｜９つのステップ

イベントは関係者が多く、また準備に時間がかかるため、様々な要素を把握し織り込んだ企画を練ることが欠かせません。イベント企画というと魅力的なコンテンツやステージデザインなどに意識が向きがちですが、何よりも重要なのは「イベントを円滑に進め、成功させること」です。ここではイベント企画を成功させるために欠かせないステップをご説明していきましょう。

目的・ターゲットを明確にする

イベント企画の第一歩は、「何を達成したいのか」という明確な目的を設定することです。目的が曖昧なままでは、プランニングの軸がぶれてしまい、期待される成果を得ることが難しくなります。以下の手順で、目的に基づいた効果的なプランニングを行いましょう。

目的の具体化

目標を「数値」や「成果」として明確にします。例えば、ブランド認知を高めるイベントなら「参加者数〇〇人」「SNSでの拡散〇件」など、具体的な指標を設定します。

ターゲットの明確化

イベントの目的に応じて、ターゲットオーディエンスを明確にします。企業顧客、一般消費者、業界関係者など、対象者のニーズや期待を把握することで、より効果的なプランニングが可能になります。

開催形式（リアル／オンライン／ハイブリッド）を決める

目的・ターゲットが明確になったら、次は開催形式です。現在のビジネスイベントは主に「リアル」「オンライン」「ハイブリッド」の３つの形式があり、どの形式で開催するかを決めていきます。ここでのオンラインイベントは「主催・登壇者がスタジオに集まり、参加者はオンラインで視聴する形式」を、ハイブリッドイベントは「ひとつのイベントに、会場参加者とオンライン参加者が同時に存在する形式」を指します。

それぞれのメリット・デメリットを下記の表にまとめました。

どの形式にするかによって会場のサイズ感、必要設備などが大きく変わりますので、開催したいイベントにあった形式かどうかしっかり考えることが大切です。

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日程・会場を決めて予約する

日程と会場が決まったら予約です。数千人単位の大規模な会場、交通の便が良い会場は数が少なく埋まりやすいため、最低でも本番の半年前、大規模であれば一年前には予約するのがオススメです。

イベント内容を企画する

日程・会場が決まったらイベント内容の本格的な検討に入ります。内容については最初から決め打ちするのではなく、やりたいことの案をどんどんと出していき、その中から目的に沿ったものを選んでいくという形がオススメです。

最新トレンドを盛り込む

イベントには新鮮さと驚きが求められます。特に社員総会や表彰式などの定番イベントはマンネリ化しやすいため、ゲストや演出、コンテンツの内容まで、常に最新のトレンドを取り入れていくことが大切です。最新の演出はアーティストのライブやグローバル企業の大型PRイベント、カンファレンス等で使われていることが多いため、常にアンテナを張っておきましょう。

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予算計画を立てる

予算は「やりたいこと」と「費用」のバランスが大切です。また、企画を進めていく中で意外なところで費用がかかることもあるため、膨らみすぎていないか常にチェックするようにしましょう。イベント企画においてかかる主な費用は下記の表のとおりです。費用には固定費と変動費があるため、固定費でどのぐらいかかるのかをまず計算することが大切です。

宣伝告知と集客方法を決め、実行する

イベントは人が集まらなければ始まりません。企画を練ったり予算計画を立てたりするのと同時並行で宣伝告知と集客を行います。特に社内イベントの場合、業務との兼ね合いも発生しますので連絡は早ければ早いほど良いです。外部向けの場合は広告をどこに出すかなども含めて検討しましょう。

準備

イベント企画は規模が大きく、関係者が多く、準備に時間がかかります。また、実施日が確定しているため、あらゆる項目に明確な締切があります。そのため、実施に当たっては各種進捗や当日の動き等をまとめた実施計画をしっかり作り、常にチェックすることが欠かせません。

当日の進行管理

多くのイベントにおいて、本番はやり直しがきかないリアルタイム進行です。リハーサルがあったとしても、実際にお客さんを入れた本番はその一回きり。そのため、イベントをスムーズに進行させるためのタイムスケジュール、会場の人員配置、トラブルシューティングといった当日用の情報をまとめたマニュアルを作り、関係者が常に参照できるようにしておくことが欠かせません。また、予期せぬ事態に備え、指示ができる責任者を必ず設定しましょう。

イベント後の振り返りを行う

より良いイベントを開催していくために欠かせないもののひとつが「イベント後の振り返り」です。企画・運営側は達成感と安堵感からついつい振り返りをおろそかにしてしまいがちですが、すべてのイベントには良かったことと今後改善したほうが良いことがあります。イベントを企画する際に振り返りの日と方法を決めておき、予定に組み込むのがオススメです。ここでは振り返りに役立つフレームワークを2つご紹介します。

KPT

振り返りに特化したフレームワークで、Keep(成果が出ていること)、Problem(解決すべき課題)を洗い出し、分析した上でTry(次に取り組むこと)を検討していきます。分析からスタートし、分析を踏まえて打ち手を考える方法のため、頻度や傾向関係なく、イベント開催後の振り返りに向いています。

PDCA

マネジメントの品質を向上させるためのフレームワークで、Plan(計画)、Do(実行)、Check(測定・評価)、Action(対策・改善)の4つの過程を繰り返していきます。KPTと違い、計画からスタートしているのが特徴です。4半期ごとに開催するキックオフなど、開催頻度が多く、ある程度内容が決まっているイベントに向いています。

イベント企画を成功させるための5つのチェックポイント

イベント企画の大枠が決まったら、「本当にこの企画で目的を達成できるのか」を一度見直してみましょう。ここでは、企画の完成度を高めるために確認しておきたい5つのポイントをご紹介します。

イベントの「成功」を具体的に定義できているか

イベントの成功は参加者数やイベント内での売上だけでは測れません。かといって「参加者の満足度を高める」「社員のモチベーションを上げる」だけでは成功したかどうかも判断できません。イベント後にどのような状態になっていれば成功なのか、できるだけ具体的に決めておきましょう。

参加者の視点でイベントを設計できているか

イベントの成功のカギを握るのは「参加者」です。主催者の「伝えたい」と同じぐらい参加者が「参加してよかった」が重要となります。会場への入場からプログラム、終了まで、参加者の目線でイベント全体を確認しましょう。

目的・コンセプト（テーマ）・コンテンツがつながっているか

魅力的な演出やコンテンツでも、イベントの目的から外れていては意味がありません。「この企画は何のために行うのか」に立ち返り、イベント全体に一貫性があるかを確認しましょう。

予算・スケジュール・人員に無理がないか

イベントはリアルタイムに行われるため、予期せぬことも起こる可能性があります。予定通りに進む前提でいると、何か起きたときの変更や遅れでイベント全体に影響が出ることも……。予算・スケジュール・人員については、企画段階である程度の余裕を持たせておくことが大切です。

イベント終了後の「次の行動」まで考えているか

イベントは開催して終わりではありません。イベントの目的を達成するために参加者に何を感じ、理解し、その後どう行動してほしいのかをしっかりと考え、次の行動を起こしやすいように設計することが大切です。

イベント企画で失敗しないための注意点

イベント企画は規模が大きくなりやすいため、企画段階でリスクを取り除くことが大切です。ここでは失敗しないための注意点をご紹介します。

企画内容から考え始めない

「イベントで何をやるか」は企画者にとって最も胸躍るポイントのひとつです。しかし、やりたいこと優先で突き進んでしまうとイベントに一貫性がなくなり、効果も出にくくなってしまいます。個別の企画内容に入る前に、コンセプトやターゲットなど、イベントの「芯」となる部分を固めることが大切です。

「全員に喜ばれる企画」を狙わない

イベント企画の失敗例でよくあるのが「誰向けなのかわからない」というものです。あらゆる人に喜ばれようと手を広げすぎると、かえって誰にも響かないイベントになります。ターゲットを明確にし「誰を喜ばせたいか」を明確にした企画を立てるとイベントの特徴が際立ち、満足度が高くなります。

会場決定を後回しにしない

会場決定は何よりも優先すべき事項です。特に数千人以上の規模の場合、一年以上前から埋まっていることも多く、会場の確保がイベント企画における最初のハードルになります。会場を決めてから会場に合わせた企画を練る、この順番を守ることが大切です。

予算上限を引き上げすぎない

イベント企画は予算との戦い。色々と盛り込むと簡単に予算オーバーするため、やりたいことと予算のバランスをどうとるかがイベント担当者の腕の見せ所です。あらゆるところで予算が膨らむ可能性があるため、予算を引き上げる際はしっかりと舵取りすることが大切です。

当日のトラブルを「起きない前提」で考えない

イベントはリアルタイムで開催される、いわゆる「生もの」のため、どれほどしっかりと計画を練っても、準備しても、100％トラブルなしで開催できる保証はありません。備えあれば患いなし。トラブルを起こさないのと同じぐらい、トラブルへの迅速な対応も大切です。当日起こりえるトラブルを事前に想定し、きちんと準備しておくことで安心を担保しましょう。

関係者間で指揮系統・判断基準を共有しておく

イベント当日は関係者が自分の持ち場につき、リアルタイムで判断を求められます。特に本番中はスピードが重要のため「誰に聞けばよいか」「どこまで判断してよいか」と迷っている時間はありません。迅速な判断ができるよう、指揮系統と判断基準を明確化しておくことが大切です。

終了後の評価方法を開催前に決める

イベント参加者の生の声をもっとも集めやすい時間、それは「イベント開催直後」です。イベント開催→アンケート等で参加者の評価を聞く流れがスムーズなほど、よりホットな意見が集まります。イベントから日が経ってしまうと熱が収まり、記憶も薄れてしまいます。評価方法、手段は開催前にしっかり準備し、迅速に意見を集めることが重要です。

イベント企画書の書き方

イベント企画書とは、上記でご紹介したイベント企画を関係者が情報共有できるようにまとめたものです。イベントの目的やコンセプト、会場といったイベント概要がまとまっているのはもちろん、『このイベントをやりたい！』と思わせる魅力が詰まっていることが求められます。

どうしてイベント企画書が必要なの？

イベントは様々な能力を持つ人が協力しあうチームプレイです。だからこそ、『誰が見てもわかる、魅力的な資料』であるイベント企画書が欠かせません。イベント企画書を見ればイベントの成否が分かる、それぐらい重要な資料と言えるでしょう。

イベント企画書に必要な要素とは？

イベント企画書に必要な要素と言えば『6W1H（いつ・どこで・誰が・誰を・何を・どうして・どのぐらいの予算で）』です。少し掘り下げると下記のようになります。

When（いつ）・Where（どこで)・Who（誰が）・Whom（誰を）

Whenは開催日時、Whereは会場、Whoは主催者（及びイベントを担当する企画会社）、Whomはターゲット及びイベントの開催規模のことを指します。いわゆるイベント実施要項ですね。これらの情報はシンプルに一枚のシートにまとめ、すぐに確認できるようにすることが大切です。

Why（なぜ）

イベントの目的、コンセプトにあたる部分です。『何のための、どんなイベントなのか』、つまり『企画の魅力』が一目でわかることが求められ、この部分がしっかりしているかどうかで企画書の印象が大きく変わります。

How much（予算）

どんなイベントにも予算があります。企画書は夢を膨らませる資料ですが『予算範囲で何ができるか』という現実的な視点も絶対に外せません。『何に、どのぐらいかかる見込みなのか』を企画書で明らかにすることで現実的な落としどころが分かるため、スムーズに企画を進めることができるのです。

What（何を）

Whatはイベントのコンテンツ内容を指します。企画の醍醐味の部分であり、企画書制作で最も気合が入る、作るのが楽しいところですね。しかし、ここから作り始めてしまうと夢ばかり膨らみ、地に足がついていない企画になる危険もあります。他の要素をしっかり固め、バランスを考えながら作りこんでいきましょう。

イベント企画書作成時のポイント

企画書の作成において重要なのは「安定感」と「ワクワク感」です。成功への道筋がイメージできる安定感、イベントが待ち遠しくなるワクワク感が両立してこそ良い企画書です。ここでは企画書作成時のポイントを３つご紹介します。

表紙とコンセプト

イベント企画書は『つかみ』が大切です。企画の第一印象を決める表紙と1ページ目はイベントの根幹となる『目的』『コンセプト』を印象づけることが大切です。

会場情報は過不足なく

企画書に載せるべき会場情報はビジュアルだけではありません。収容人数、図面、設備などの『企画進行時に必要になる情報』を過不足なく載せていきましょう。

ビジュアル・言葉の両方に一貫性を持たせる

企画書の役割のひとつが「関係者の指針となること」です。イベント企画は関係者が多い上に準備していく中で様々な変更・調整が生じるため、議論のよりどころとなる存在は必要不可欠。ビジュアル・言葉の両方を使い、指針となる企画書を作りましょう。

イベント企画会社グローバルプロデュースの企画書を公開！

表紙はキービジュアルやコンセプトのわかるものを表現し、次ページからはオリエンシートから紐解き、今回のイベントのコンセプトを掲示したページになっています。
その次に、コンセプトを表現するキービジュアルやステージの空間のご提案と実際の図面、このイベントのプログラムに沿って、どこがキーとなるコンテンツなのかを明記し、実際にコンテンツの中身へ！
上記の流れがイベントの企画書の基本形になります。ぜひ参考にしてください。

イベント企画事例

企業が実施するイベントは、その目的やターゲットに応じて多種多様な形をとります。ここでは、実際に成功を収めた弊社がプロデュースしたイベント企画の事例をご紹介します。
これらの事例を通じて、効果的な企画のポイントや、新しいアイデアを取り入れるヒントを得ていただければと思います。どのようなイベントが目標達成に貢献するのか、ぜひ参考にしてください。

INNOVATION of iTero 2024(インビザライン・ジャパン株式会社)

インビザライン・ジャパンは歯科医院向けの口腔内スキャナ「iTero Lumina」の新商品発表会を開催しました。主軸は新商品のお披露目ですが、単純に商品の機能を紹介するのではなく、新商品を使用することによる業務効率の向上、歯科業界の変革といった様々な視点からのアピールを行った他、歯科医院同士の交流、歯科の使命と紐づいた「食べる楽しさ」を味わっていただけるフードの提供にこだわりました。

ISUZU Innovation Day / Group Leadership Summit(いすゞ自動車株式会社)

いすゞ自動車株式会社は期待の若手と経営リーダー、それぞれに向けてのカンファレンスイベントを行いました。それぞれのステージに合わせた知識や情報を提供することはもちろん、当事者意識を持ってもらうためにパネルディスカッションやトッププレゼンに工夫を凝らした他、グローバルスタンダードを意識した内容にすることでいすゞ自動車の変化を感じ取ることができるようにしました。

KDDIスポーツフェスティバル(KDDI株式会社)

KDDI株式会社はリアル・オンラインどちらでも参加できるスポーツフェスティバル(運動会)を開催しました。リアル参加者向けには家族で楽しめる競技を用意した他、オンライン参加者用のパブリックビューイングを全国10拠点に設置し、リアルタイムでの競技順位予想やeスポーツなど、オンラインならではのコンテンツを盛り込むことでリアル・オンライン両方の参加者が楽しめる運動会となりました。

JBS DX Shift 2022(日本ビジネスシステムズ株式会社)

日本ビジネスシステムズ株式会社はDXの推進を行うためのオンラインカンファレンスイベントを開催しました。DXの活用方法は事業によって大きく変わるため、個別のサービスを紹介するのではなく、参加者が「DXのメリット」に気づくような内容を心がけました。また、時期的に参加者がオンラインイベントに慣れてきたタイミングだったことから、あえて有名出版社やIT社長の登壇による話題性、VFXを駆使した視覚的インパクトを盛り込み、魅力的なオンラインイベントを演出しました。

おもろリサイタル(みずほリース株式会社)

企業カルチャー変革を目的とした「おもろフェス」。「既存の延長ではない成長、新しい事業を創り広げていくために、いかに新しい発想を出していくか」という議題を解決に導く種を蒔く。そのような定義を元に、会社の仲間が集まり、繋がり、共にイベント企画を作りながら、新しい企業カルチャーの創造・浸透を目指していきました。はじめての試みも、リアル・オンライン参加者からもポジティブな反応が多く得られたイベントです。

よくある質問（FAQ）

Q. イベント企画とイベント運営の違いは？

イベント企画とはイベントの価値や体験を設計することを指し、イベント運営とはその企画を当日に現場で再現し、滞りなく進めることを指します。

Q.イベント企画の準備期間はどのくらい必要？

規模にもよりますが、最低でも３ヶ月以上は必要です。また、数千人を超える規模の場合、は会場を手配する都合上、１年以上前から準備しておくことが望ましいです。

Q. 初めてイベント企画を任されたら何から始めるべき？

まずは目的とターゲット（参加者）を決めましょう。それによってイベントの規模感の予想がつくため、そのイベントが「自社内で開催できるか」「イベントプロデュース会社などの外部会社の協力を得る必要があるか」判断することができます。イベント企画は本格的に走り出してから人員を増やすと問題が発生しやすいため、「誰が」「どのように」関わるかを決めることが大切です。

Q. イベント企画の予算相場はどのくらい？

予算はイベントの規模や何をするかによって千差万別のため、一概には言えません。ただ、多くの場合、会場費（飲食費を除く）が全経費の20～40％を占めるため、会場費を基準として予算の目星をつけることができます。

Q. イベントを企画する際、社内向け・社外向けでポイントはどう変わる？

社内向けイベントと社外向けイベントでは、企画時に重視するポイントがかなり変わります。大きく言えば、社内向けは「参加者をどう動かすか」、社外向けは「参加者からどう見られるか」の比重が高くなります。また、社内向けは参加者数が比較的読みやすいのに対し、社外向けは集客によって参加者数に大幅な差が生まれます。企画をする際、社内向けなら
「このイベントを終えた社員に、何を理解して、どう感じて、どう動いてほしいか」を意識し、社外向けなら「参加者に何を期待させ、どう応えれば、この会社ともう一度関わりたいと思うか」を意識することが大切です。

まとめ

イベントは多くの関係者と時間、予算を必要とするからこそ、綿密で地に足の着いた、それでいてワクワクする企画を作ることが欠かせません。イベントひとつで会社の業績が一変することもありますし、GAFAMなどの姿勢を見ても、ビジネスイベントの重要性はますます高まっていくことでしょう。イメージと現実をすり合わせ、最適な形に整えたイベント企画を創り出すために、ぜひこの記事をご活用ください。

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