GP JOURNAL

海外でのイベント企画/開催時に気をつけること

グローバル化が進み、海外でイベントを行うケースが増えてきました。特に海外でのMICE〈Meeting(会議・研修・セミナー)、Incentive tour(報奨・招待旅行)、Convention またはConference(大会・学会・国際会議)、Exhibition(展示会)の頭文字をとった言葉〉に人気が集まっており、GPでもご相談を受けたり、イベントを開催することがあります。

しかし、海外イベントを考える際「海外イベントといっても日本と同じように開催できるだろう」と思うのは危険です。海外イベントには日本とは全く異なる要素が絡んでくるため、日本のイベント開催時と同じ感覚では躓いてしまいかねません。

今回は概略ではありますが、海外イベントを行う際の注意事項についてお話ししたいと思います。

文化と常識が『日本と違う』と意識する

海外でMICEを開催する際には、まず『文化の違いがある』『我々も独自の文化を持っている』と認識することが大切です。
例えば、ほぼ単一民族で、主食は米食、一夫一妻制……といった、我々にとって当然すぎて意識していないようなことが『日本の独自文化』だったりします。当然、外国はその国の文化・常識で動いています。

ホテルバンケットなどのクローズドなイベントであればそこまで気にしなくても良いのですが、現地のパブリック会場を使用したり、現地スタッフ・来場者が多い場合はそうはいきません。

例えば、開演前には必ず王室曲を流す。昼食時や撤収作業時に家族や子供を連れてくる。作業を中断して行わなければならないお祈りの時間がある。トイレの構造上の習慣、人件費の計算……どれも我々から見たら不思議で、時には非常識に見えることもあります。でも、外国においては非常識なのは我々の方です。

『郷に入っては郷に従え』は、海外でイベントを開催するときの鉄則と言えるでしょう。

文化の違いを事前に調べるには?

日本でのやり方はあくまで『日本式』であり、海外でイベントを開催するならば現地の方式に合わせることが欠かせません。

とはいえ、文化の違いを我々がリサーチするのはなかなか難しいものです。我々同様、相手も自分たちのやっていることは『わざわざ言うまでもない』常識だと思っているため、情報としてつかみにくいことが多々あります。また、先方のすべての常識を知っておかなければならないわけではありません。

イベント進行において非常に重要、かつ文化の差が出やすいところといえば、次のような部分があげられます。

・何時から働き始めるのが普通か
・休憩時間はどのタイミングで必要か
・日本にあって海外にない役職は何か

このあたりの情報を知っているのは現地のイベントコーディネーターです。彼らの話にしっかり耳を傾けるだけでもかなり違います。
できれば、現地の全体管理や出演者管理の担当者、現地のテクニカルディレクターからそれぞれ話を聞いておきたいところです。

信頼に勝る極意なし

こういった、文化の差に対する『極意』は存在しません。常識の違いはどこにでもあるものです。
だからこそ、よりよい協力体制を築くために絶対に欠かせないことがあります。

それが『信頼の積み重ね』です。海外イベントの際には日本以上に現地のスタッフとの信頼構築を意識しておくことで、想定外の事態に対応しやすくなるだけでなく、親身に手伝ってもらえたり、力を貸してもらえたりするようになります。

文化の差、常識の違いがあれど、同じ人間。
信頼関係こそ、シンプルかつ最も効果的な極意といえるでしょう。

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2020APR

09