ハイブリッドイベントを開催するには？イベント事例と成功のポイントを解説！
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ハイブリッドイベントとはリアルイベントとオンラインイベントを同時並行で行うイベント開催形式のことです。オンラインとリアルのいいとこどりができるため、グローバル化や働き方改革とも相性が良いのが大きなメリットです。
この記事では「ハイブリッドイベント」について情報整理をすると共に、実施事例や成功のポイントについてお話ししていきます！
ハイブリッドイベントとは？
ハイブリッドイベントは新しいイベント開催形式でありながら、現在大規模イベントの主流になりつつあります。
ハイブリッドイベントの定義
「ハイブリッドイベント」とは「リアル」「オンライン」どちらでも参加可能な開催形式です。リアルの臨場感や一体感、オンラインの利便性の高さ、両方を活かすことができます。従来のイベント映像配信に似ていますが、ハイブリッドイベントはオンライン参加者もコメントや投票などで参加できるところが大きな特徴。視聴者も回答できるクイズ番組をイメージすると理解しやすいかもしれません。
リアル・オンラインの参加者割合による呼び名の差はなく、どちらの参加者が多かったとしても「一つのイベントに、リアルとオンラインの両方で参加可能」であればハイブリッドイベントとなります。
ハイブリッドイベントの特徴
ハイブリッドイベントの大きな特徴として「リアルでもオンラインでも同じイベントに参加でき、一体感が得られる」という点が挙げられます。世界中の支社のメンバーをリアル会場のスクリーン上で集合させたり、オンライン参加者のコメントをステージ上に表示しリアル参加者に見えるようにしたりと、参加形式が異なることを活かした演出も可能です。
ハイブリッドイベントの普及状況
ハイブリッドイベントは2020年ごろから急速に広まり、現在ではイベント開催形式の中で主流を占めまで普及しました。特に大規模・グローバルなイベントはハイブリッド開催される傾向が強くなっています。
ハイブリッドイベントのメリット/デメリット
ハイブリッドイベントはリアル・オンラインそれぞれのイベントのいいとこどりができるイベント形式ですが、メリットもデメリットもあります。
ハイブリッドイベントのメリット
・世界中どこからでも同時参加が可能（会場制約がない）
・オンライン参加者の人数を増やすことが容易
・オンライン参加によって交通費などを圧縮することができる
・投票やコメントなどによって「参加している実感」を得られる
・3DCGや合成、カメラワーク、LEDスクリーンによる演出など映像表現の幅が広い
ハイブリッドイベントのデメリット
・リアル会場とオンライン会場、それぞれに合った設計をする必要がある
・主催・参加者共に、インターネット回線の整備が求められる
・通信トラブルなどの配信リスクとその対策が必須
・オンライン参加者の年齢・知識量によってはサポートが必要になる
ハイブリッドイベントのデメリットは主にオンラインに集中しています。オンライン関係は新しい技術ということもあり、配信環境の整備、参加者へのサポートなどにより注力する必要があります。
ハイブリッドイベント実施のポイント
ハイブリッドイベントを開催する時に最も重要なのが「リアル参加者とオンライン参加者、どちらも楽しめること」です。従来のイベント映像配信との最大の違いがこの点。どちらに参加しても満足感が得られるよう、それぞれの特色を活かしたイベントに仕上げることが求められます。
ハイブリッドイベントを開催する方法
ハイブリッドイベントは「リアルイベント」＋「オンラインイベント」のため、開催に当たってはリアル、オンライン両方の準備が必要です。リアル、オンライン両方における５W１H（いつ・どこで・だれが・なにを・なぜ・どのぐらいの予算で）を考え、企画を立てましょう。
When（いつ）
イベントの開催日です。ハイブリッドイベントはリアル・オンライン共に「同じ日時で開催する」ため、リアル参加者・オンライン参加者が共に参加しやすい時間帯を設定しましょう。海外の参加者がいる場合は時差も考慮する必要があります。
Where（どこで）
イベントの開催場所です。リアル参加者の場合はリアル会場、オンライン参加者はZoomやTeams、YouTube Live、独自サイト等々、使用するプラットフォームの選定が重要です。
Who（だれが）
リアル参加者とオンライン参加者をどう振り分けるかです。リアル：オンラインの割合に絶対の正解はないため、開催したいイベントの内容によって変えることが大切です。
What（何を）
何のイベントをするのかによって企画や目的、リアルとオンラインの参加者割合なども変わります。キックオフなのか、表彰式なのか、社内コミュニケーションイベントなのか、PRなのか等々、しっかりと考えていきましょう。
Why（なぜ）
従来の形式から変更する場合は特に「なぜ、ハイブリッドイベントなのか」を明確にしておくことが重要です。
How much（予算）
予算はイベントを開催するにあたっての最重要事項の一つです。ハイブリッドイベントはリアル会場とオンラインの両方を使用しますので、それぞれにどのぐらいの予算をかけるかも含めて検討しましょう。
ハイブリッドイベントで実施する企業イベント
ハイブリッドイベントは様々なイベントに対応できるため、アイデア次第であらゆる企業イベントが開催できます。
キックオフイベント・社員総会
キックオフや社員総会といった、節目節目に全社員が集まるイベントはハイブリッド形式にピッタリ。役員や社長がスタジオでリアル参加、社員はオンライン参加したり、それぞれの支社にカメラを入れて中継を繋いだり、様々な方法が考えられます。
表彰式
リアル開催のイメージが強い表彰式ですが、これもハイブリッド形式で開催が可能です。例えば、役員と表彰者のみリアルで参加し、他のメンバーはオンライン参加でお祝いのコメントをリアルタイムで送る、支社とビデオ会議ツールを繋ぐなど、オンラインならではの仕掛けを盛り込むことが可能です。
カンファレンス
ハイブリッド形式の強みを生かせるのがカンファレンスイベントです。カンファレンスイベントは情報の周知が目的の側面も多く、『会場のキャパシティを考えずに参加者を増やせる』というハイブリッドのメリットを最大限に活かすことができます。リアル会場に専門家を集め、オンライン参加者はチャット機能等を使って質疑応答を行うなど、リアルタイム開催ならではの形式で議論を深めることもできます。
周年イベント
企業にとって最高のハレの場である周年イベントもまた、ハイブリッド開催に向いています。特に社員が数千人、数万人いたり、世界中に支社があるような会社との相性が抜群。また、周年イベントの中にはプロモーション要素を入れ込んだ企画もあり、この場合は一般参加も想定するため、オンライン参加者を増やせるハイブリッドイベントの強みを活かすことができます。
開催までの流れ
ハイブリッドイベントはイベント開催形式のひとつです。そのため、開催までの流れは他のイベント形式との共通点が多くなります。
1：目的・参加者の分析・推進体制を決める
開催目的やイベント参加者の分析、イベントの企画～開催までの担当者等を決めます。この流れ自体は他のイベントと同じですが、ハイブリッドイベントならではの要素が絡んでくるのが『イベント参加者の分析』です。
ハイブリッドイベントは『リアル参加者』『オンライン参加者』に分かれます。そのため、リアル参加者の分析とオンライン参加者の分析、両方が必要です。それぞれの参加者の属性だけでなく、リアル：オンラインの割合なども企画に深く関わりますので、この点はしっかり分析するのがオススメです。
２：具体的な企画を作り、準備をする
１を元に具体的な企画を作っていきます。ハイブリッドイベントはその特性上、自社のみでの開催が難しいため、イベント企画会社等に依頼するケースが多くなります。その際もイベント会社に任せきりではなく、しっかりとした協力体制を築いておくことが重要です。
ハイブリッドイベントの事例
それでは、具体的にはどんなハイブリッドイベントが実際に開催されているのでしょうか？弊社が手掛けた事例から２つほど事例をご紹介いたします！
事例A：キックオフイベント
参加者：リアル参加 1500名（首都圏従業員）/オンライン参加 1000名
会場：東京ビックサイト
特徴：
リアル参加者とオンライン参加者が3：2、リアルの方が多いタイプのハイブリッドイベントです。『会社方針をより多くの従業員に浸透させながら、リアル・オンライン参加者が共に納得するキックオフにしたい』というクライアントの要望を受け、テーマである『加速力』を400インチ5面のスクリーンが連動するVTRで表現しました。また、会場にはクレーンカメラやLIVEカメラを合計８台設置。こうすることでオンライン参加者が目で楽しめる、常に刺激的な配信画面を作り上げました。
事例B：カンファレンスイベント
参加者：リアル参加 50名（招待者）/オンライン参加 3000名
会場：イベントホール（東京）＆オンライン
特徴：
ビジネスに精通する出演者陣で、ニューノーマル時代のビジネスの在り方、コミュニケーションについて語るトークセッション中心のカンファレンスイベントです。大きな特徴はカメラを11台導入したカメラワークへのこだわり。カンファレンスイベントの重要視点である『飽きない画面作り』をカメラワークで実現しました。また、会場空間を包み込むようにスクリーンをV字型に配置。ハイブリッドイベントの強みを活かし、オンライン視聴者のスクリーン表示やオンライン登壇者とセッション等を行いました。
ハイブリッドイベント開催！成功ポイント
ハイブリッドイベントを開催し、成功させるためにはいくつかのポイントがあります。
ポイント１：一体感
イベントの盛り上がりを左右し、参加者の満足度を引き上げるのが『一体感』です。ハイブリッドイベントの場合、リアル参加者とオンライン参加者がいますので『それぞれの場所での一体感』『場所を越えた一体感』の両方を感じさせるようなプログラムが欠かせません。特にオンライン参加はリアル参加に比べて一体感を感じにくいという特徴があるため、コメント機能やアンケート機能をフル活用し、『イベントに関わった』という具体的な実感を得られるようにすることが大切です。
ポイント２：没入感
没入感とは『飽きさせない工夫』とも言い換えられます。イベント中に冷めてしまうことほど残念なことはありません。プログラムの内容はもちろん、リアル参加であれば会場のライティングや装飾、オンライン参加であればカメラワークやCG演出などを盛り込み、視覚的に飽きないような絵作りをすることが大切です。また、リアル・オンライン問わず参加型プログラムを入れるのも効果的です。
まとめ
ハイブリッドイベントはこれからのイベントのスタンダードなると共に、これからもどんどん進化していくイベント形式です。リアルとオンラインそれぞれの強みを最大限に活かした試みをすることで、イベントの実施効果は何倍にもなります。ぜひ、ハイブリッドイベントの開催を検討してみてください！
