ハイブリッドイベントを開催するには？イベント事例と成功のポイントを解説！
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ハイブリッドイベントは、リアルとオンラインを掛け合わせた新しいイベントの形です。
本記事では、メリットや開催手順・成功事例までわかりやすく解説します。「どこから始めればいいかわからない」「失敗しないコツを知りたい」という方は、ぜひ参考にしてください。
ハイブリッドイベントとは？
ハイブリッドイベントは新しいイベント開催形式でありながら、現在大規模イベントの主流になりつつあります。
ハイブリッドイベントの定義
「ハイブリッドイベント」とは「リアル」「オンライン」どちらでも参加可能な開催形式です。リアルの臨場感や一体感、オンラインの利便性の高さ、両方を活かすことができます。従来のイベント映像配信に似ていますが、ハイブリッドイベントはオンライン参加者もコメントや投票などで参加できるところが大きな特徴。視聴者も回答できるクイズ番組をイメージすると理解しやすいかもしれません。
リアル・オンラインの参加者割合による呼び名の差はなく、どちらの参加者が多かったとしても「一つのイベントに、リアルとオンラインの両方で参加可能」であればハイブリッドイベントとなります。
ハイブリッドイベントの特徴
ハイブリッドイベントの大きな特徴として「リアルでもオンラインでも同じイベントに参加でき、一体感が得られる」という点が挙げられます。世界中の支社のメンバーをリアル会場のスクリーン上で集合させたり、オンライン参加者のコメントをステージ上に表示しリアル参加者に見えるようにしたりと、参加形式が異なることを活かした演出も可能です。
ハイブリッドイベントの普及状況
ハイブリッドイベントは2020年ごろから急速に広まり、現在ではイベント開催形式の中で主流を占めるまで普及しました。特に大規模・グローバルなイベントはハイブリッド開催される傾向が強くなっています。
ハイブリッドイベントのメリット/デメリット
ハイブリッドイベントはリアル・オンラインそれぞれのイベントのいいとこどりができるイベント形式ですが、メリットもデメリットもあります。
ハイブリッドイベントのメリット
・世界中どこからでも同時参加が可能（会場制約がない）
・オンライン参加者の人数を増やすことが容易
・オンライン参加によって交通費などを圧縮することができる
・投票やコメントなどによって「参加している実感」を得られる
・3DCGや合成、カメラワーク、LEDスクリーンによる演出など映像表現の幅が広い
ハイブリッドイベントのデメリット
・リアル会場とオンライン会場、それぞれに合った設計をする必要がある
・主催・参加者共に、インターネット回線の整備が求められる
・通信トラブルなどの配信リスクとその対策が必須
・リアル会場とオンライン会場で同時開催するため、主催側に要求されるレベルが高い
ハイブリッドイベントのデメリットはオンラインに起因するものが多めになっています。オンライン関係は新しい技術ということもあり、配信環境の整備、参加者へのサポートなどにより注力する必要があります。
ハイブリッドイベント向けの企業イベント
ハイブリッドイベントは様々なイベントに対応できるため、アイデア次第であらゆる企業イベントが開催できます。
キックオフイベント・社員総会
キックオフや社員総会といった、節目節目に全社員が集まるイベントはハイブリッド形式にピッタリです。役員や社長はスタジオでリアル参加、社員はオンライン参加したり、それぞれの支社にカメラを入れて中継を繋いだりと、様々な方法が考えられます。
表彰式
リアル開催のイメージが強い表彰式ですが、これもハイブリッド形式で開催が可能です。例えば、役員と表彰者のみリアルで参加してのメンバーはオンライン参加でお祝いのコメントをリアルタイムで送る、支社とビデオ会議ツールを繋ぐなど、オンラインならではの仕掛けを盛り込むことが可能です。
カンファレンス
ハイブリッド形式の強みを生かせるのがカンファレンスイベントです。カンファレンスイベントは情報の周知が目的の場合が多く「会場のキャパシティを考えずに参加者を増やせる」というハイブリッドのメリットを最大限に活かすことができます。リアル会場に専門家を集め、オンライン参加者はチャット機能等を使って質疑応答を行うなど、リアルタイム開催ならではの形式で議論を深めることもできます。
周年イベント
企業にとって最高のハレの場である周年イベントもまた、ハイブリッド開催に向いています。特に社員が数千人、数万人いたり、世界中に支社があるような会社との相性が抜群。また、周年イベントの中にはプロモーション要素を入れ込んだ企画もあり、この場合は一般参加者がいることも想定されます。その場合、オンライン参加者を増やせるハイブリッドイベントの強みを活かすことができます。
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ハイブリッドイベント開催までのステップ
ハイブリッドイベントはイベント開催形式のひとつです。そのため、開催までの流れは他のイベント形式との共通点が多くなります。
1：目的・参加者の分析・推進体制を決める
開催目的やイベント参加者の分析、イベントの企画～開催までの担当者等を決めます。この流れ自体は他のイベントと同じですが、ハイブリッドイベントならではの要素が絡んでくるのが「イベント参加者の分析」です。
ハイブリッドイベントの参加者はリアルとオンラインの二つに分かれます。そのため、リアル参加者の分析とオンライン参加者の分析、両方が必要です。それぞれの参加者の属性だけでなく、リアル：オンラインの割合なども企画に深く関わりますので、この点はしっかり分析するのがオススメです。
２：会場を決め、具体的な企画を立てていく
１を元に具体的な企画を作っていきます。ハイブリッドイベントは自社のみでの開催は難易度が高くイベント会社に依頼するケースが多くなりますが、その際もしっかりと協力体制を作ることが大切です。
会場の手配
ハイブリッドイベントを開催する場合、会場に求められるのは広さや交通の便だけではありません。万全の通信環境を整えられるか、リアルとオンライン両方で見栄えがするかも重要です。
参加者の割り振り（リアル参加・オンライン参加）
ハイブリッドイベントはリアルとオンラインそれぞれに参加者がいるため「誰がどちらに参加するか」の割り振りも重要です。たとえば、表彰式であればリアル会場に経営陣と表彰者のみ参加、各支社の代表まで参加、開催地の近くの支社の社員も参加など、様々なパターンが考えられます。
媒体に合わせた演出
リアル会場とオンライン会場はそれぞれ見える景色や雰囲気、できることが異なります。例えば、リアル会場はその場にいるだけで一体感や臨場感を覚えやすいのに対し、オンライン参加者は画面越しで熱量が下がりやすいという特徴があります。そのため、リアル会場は光や音の演出を行い、オンライン会場では参加者のコメントが常に画面上に表示されるようにするなど、それぞれの媒体に合わせた演出を行うことで参加者の満足度を上げていくことが必要です。
３：当日の運営
ハイブリッドイベントの当日運営は、リアルとオンラインの時間差を意識した進行管理と音声・映像・通信の安定が最も重要です。リアル会場の登壇者やスタッフ間の連携を徹底しつつ、オンライン参加者に語りかけたり、オンライン参加者が主体的に関わる演出を行います。また、配信トラブルに備えた二重バックアップや緊急連絡体制も欠かせません。ハイブリッドイベントはリアル会場とオンライン会場がリアルタイムで同時進行するため、両方を橋渡ししながら運営していくことが大切です。
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ハイブリッドイベントの事例
それでは、具体的にはどんなハイブリッドイベントが実際に開催されているのでしょうか？弊社が手掛けた事例をご紹介します。
表彰式：キヤノンシステムアンドサポート株式会社
キヤノンシステムアンドサポート株式会社はPresident Awards（社長賞表彰式）をハイブリッド形式で行いました。リアル・オンライン両省に受賞者がいたため、オンライン上でもリアルと同じ空間にいると感じられる演出にこだわり実践。また、カメラワークを駆使することで受賞者以外も見ごたえのある映像を実現しました。
社内カンファレンスイベント：JT（日本たばこ産業株式会社）
JTでは業務において社内AIを活用する方法や課題解決への役立て方を取り挙げたカンファレンスをハイブリッドにて開催。当初はオンラインのみの予定だったものをハイブリッドに転換したことにより、リアルでの交流や活発な質問が飛び交うイベントとなり、イベント後のAI活用率が上昇するなどイベント目的も達成できました。
カンファレンスイベント：株式会社GLOBAL PRODUCE
株式会社GLOBAL PRODUCEはビジネスに精通する出演者陣がニューノーマル時代のビジネスの在り方、コミュニケーションについて語るトークセッション中心のカンファレンスイベントを開催しました。カメラを11台導入し、『飽きない画面作り』をカメラワークで実現。また、会場空間を包み込むようにスクリーンをV字型に配置し、オンライン視聴者のスクリーン表示やオンライン登壇者とセッション等を行いました。
よくある質問
ハイブリッドイベントとオンラインイベントの違いは何ですか？
ハイブリッドイベントの最大の特徴は「リアル会場とオンライン会場、それぞれに参加者がいる」ことです。リアル会場とオンライン会場ではプログラムそのものは同じでも会場の空気感や見え方が全く異なるため、事実上、２種類のイベントを同時開催している状態になります。
ハイブリッドイベントを自社のみで開催することは可能ですか？
ハイブリッドイベントは単なるイベントの中継ではなく、リアルとオンラインで同時開催を行うイベント形式のため、ノウハウがない企業が自社のみで開催するハードルはかなり高いと言えます。特に規模の大きなハイブリッドイベントを行う場合、専門のイベント会社に依頼したほうが安心です。
ハイブリッドイベントを成功させるためのポイントは何ですか？
ハイブリッドイベントを成功させるために必要なのはリアル・オンライン会場それぞれでの「一体感」「没入感」の醸成です。そのためにはそれぞれの場所での一体感と場所を越えた一体感の両方を感じさせるようなプログラムが欠かせません。例えば、オンライン参加者向けのコメント機能やアンケート機能をフル活用し「イベントに関わった」という具体的な実感を得られるようにしたり、カメラワークにこだわることでオンライン参加者が飽きない画面作りを行います。リアル会場においては音や光による五感の刺激をフル活用することにより、リアルならではの没入感が実現できます。
まとめ
ハイブリッドイベントはこれからのイベントのスタンダードになると共に、どんどん進化していくイベント形式です。リアルとオンラインそれぞれの強みを最大限に活かした試みをすることで、イベントの実施効果は何倍にもなります。ぜひ、ハイブリッドイベントの開催を検討してみてください！
