GP JOURNAL

キックオフミーティングの基本効果的なプログラムにするためのコツは?

こんにちは!GP宮永です!

キックオフミーティングとは、新たなプロジェクトがはじまる前や、年初め・期初などのタイミングで、関係者全員と共に行われる会合です。組織・チームの目的意識や、活動方針などを共有するために実施されます。

キックオフミーティングは、組織やプロジェクト規模の大小に関わらず必要なもの。例えば従業員数が数百名を超える中規模以上の組織では、1年に1〜2回、もしくは四半期ごとに、全社員が参加する社内イベントを開催しているケースが多くみられます。

2020年5月現在、新型コロナウィルスの感染拡大の影響により、私たちは外出やオフィスへの出社そのものを自粛せざるを得なくなっています。当然のことながら、大型イベントの開催もしばらくは難しいでしょう。

しかしコロナ禍が明けた後には必ず、ビジネスの営みの一つとして、リアルで大勢の人たちが集まる意義と成果が見直されるはず。“コロナ以前”よりも、その重要性は高まるのではないでしょうか。

当面は代替手段として、オンラインでのキックオフミーティング開催を選択する企業が大半だと思います。ただ、オンラインで開催するにしても、リアルな場所に全従業員を集めるにしても、数百名、数千名規模となると、プログラムの企画、当日の運営まで、さまざまなノウハウが必要となります。

今回は、数百名以上の従業員が参加する企業のキックオフミーティングの企画・運営について、そのポイントをご紹介していきます。会場選定の方法なども、いずれ必要となったときのために、頭の片隅にインプットしておいてください。

「キックオフミーティング」は、なぜ企業にとって重要なのか?

キックオフミーティングは、その名の通り「キックオフ(=サッカーの試合スタート)」のタイミングで行われます。年始や期初などに全社員を対象として開催する場合、その目的は主に3つに集約されると思います。

幕張メッセ キックオフイベント
幕張メッセで行われたキックオフイベント

●商況や外部環境の変化などを含めた、会社の現在地を共有する

●年間、もしくは期ごとの事業目標を共有する

●今後の活動方針、優先課題などを共有する

「わざわざ社内イベントにしなくても、書面などで伝えればいいのでは?」——そう考える方も、中にはいるかもしれません。

でも、あえて全社員を一堂に集めたり、同じ時間や体験を共有したりすることで、得られる効果があるのです。

懇親会 社内交流

1)社内コミュニケーションを活性化できる

どんなに規模が大きな組織でも、日常的に仕事を共にする関係者の人数は限られますよね。社員数が増えれば増えるほど、経営陣とほとんど顔を合わせたことがない、直接話を聞いたことがない社員も多くなるでしょう。

全社員参加のキックオフミーティングは、経営者と従業員、もしくは従業員同士など、日常業務ではなかなか接点がもてない社内コミュニケーションを生み出します。

2)従業員のモチベーション向上が期待できる

多くの企業では、キックオフミーティングのプログラムの一環として社内表彰を行っています。優秀な成績を挙げた人、大きな成長を遂げた人、事業目標の達成に貢献した人。

全社員の前で大々的に表彰されることは、表彰された当人の自信につながると共に、他の従業員にとって大きな刺激にもなります。

プレゼン 企業イベント

3)会社(チーム)としての一体感を醸成できる

定期的に社内イベントを実施することの意義は、「同じ体験を全社員が共有する」ことにあります。全員が等しく、経営者のプレゼンテーションを聞く体験。表彰される社員を祝福する体験。組織として目指すことを、全員で共有する体験。

こうした「共通の体験」の積み重ねが、会社・チームとしての一体感を生み出していくことにつながります。

大規模なキックオフミーティングのプログラム内容

次に、キックオフミーティングの基本となるプログラム内容をご紹介します。数百名規模で、年初・期初に行われる社内イベントであることを前提とした場合、オーソドックスなプログラムです。

キックオフイベント パシフィコ横浜

1)商況報告(情報の共有)

売上・利益や事業の成長度、目標達成度など、会社の商況をわかりやすくまとめて発表。社内状況と合わせて、外部環境の変化も共有されます。会社の状況を、全社員の共通認識とするために実施されるプログラムです。

●企画のポイント

商況報告は、ともすると従業員にとって退屈な時間になってしまいがち。経営者がただ壇上に立って話をするだけではなく、経営陣を交えたパネルディスカッションをする、双方向性のあるコンテンツを用意するなど、工夫が必要です。

2)経営者のプレゼンテーション

経営者の言葉は、組織にとって羅針盤のようなもの。企業として何を目指すのか、どんな優先課題に取り組んでいくかなど、経営者が考えていることを共有します。

経営方針発表会

●企画のポイント

会社としてのビジョンやミッションを、従業員にいかに理解してもらうかが重要なポイントです。プレゼンテーションの内容はもちろん、伝え方や話し方も十分に吟味したいところ。

3)従業員の表彰式

経営陣からの一方的な発信だけではなく、優秀な成績をおさめた従業員にスポットライトを当てる機会をつくります。表彰基準、人数などは企業によって異なります。

●企画のポイント

表彰式で見込める効果は主に2つあります。1つは、受賞者はもちろんのこと、他の社員にも「次は、自分もあのステージに立ちたい」と感じてもらい、モチベーションアップにつなげること。もう1つは、達成した売上目標など数字以外の部分で、受賞者のもつナレッジ(どんなことをがんばったのか、成果を出すためにどんな工夫をしたのか、など)を全員と共有すること。この2点を念頭において、演出方法を考えるとよいでしょう。

4)懇親会

上記のプログラム後に、懇親会を行う企業も多いです。特に全国に営業所・オフィスがある企業の場合、滅多に会えない従業員同士が交流できる貴重な機会となります。

●企画のポイント

司会に著名人(芸能人/お笑い芸人/有名DJ等)をアサインする、アーティストを招いてスペシャルLIVEを行うなど、エンターテイメント要素を盛り込んで場の一体感を高め、帰属意識の向上をはかるケースもあります。

オープニングアクト

5)その他

もちろん、上記4つのプログラム以外にもできることはたくさんあります。例えば、テーマを設けて従業員が参加するプレゼン大会を定期的に行う企業、他国から訪れるゲストを開催国の従業員が趣向をこらしてもてなす外資系企業など、目的やコンセプトに応じた企画が用意されています。

キックオフミーティングは、ライブ配信でも開催可能か?

実際に一箇所に集まることが難しい現在は、ライブ配信を通じてできることもあります。飲食を伴う懇親会は開催できませんが、プレゼンテーションや社内表彰などのプログラムは、工夫次第でライブ配信が可能です。

※詳しくは、ぜひ下記の解説記事をご覧ください。

#経済を止めるな!エモーショナルなライブ配信のオススメ

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「何のために開催するか?」目的を明確にして定期開催を

新型コロナウィルスによって、社会状況やビジネスの手法は大きく変化しつつあります。今後、キックオフミーティングをはじめ、イベントそのものの在り方や開催方法も、リアルな場所とオンライン、双方の利点を活かした形へと進化していくでしょう。

どちらにしてもキックオフミーティングは、小さなプロジェクトチームだけではなく、数百名以上の従業員を抱える企業にとっても重要な意味をもつイベントです。まだ実施したことがない企業の方は、定期開催していくことをおすすめします。

それぞれの企業の主目的、達成したいゴールによって最適なプログラムや演出方法は変わってきます。「何のために開催するか」をクリアにしたうえで、自社にとってベストなキックオフミーティングを模索してみてください。

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2020JUN

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