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社員総会とは?実施目的や効果的な企画、事例4選を解説

『社員総会』とは期首や年末・期末に全社員が集まる全社規模の社内イベントの総称です。全社総会や全社会議、キックオフの別名としても使われます。もともとは別の意味を持つ言葉ですが、現在ではビジネスイベントの呼び方として使われるケースが多くなっています。

ただ、本来の意味で『社員総会』を使っている会社もあるため、この言葉を使う際には注意が必要です。そこで今回は『社員総会』の意味と、ビジネスイベントとしての社員総会を成功させるコツについてお話ししていきます!

社員総会の2つの意味

現在『社員総会』という言葉には『辞書的な意味』と『ビジネス用語としての意味』の2種類があります。両者はかなり違うため、どちらの意味なのかを把握しておくことが重要です。

1.辞書的な意味の『社員総会』

『社員総会』を辞書で引くと、次のように出てきます。

しゃいん‐そうかい 【社員総会】
〘名〙 社団の最高議決機関。社員の全員で構成され、社団の意思を決定し、業務を監督する。ふつう社団法人、有限会社の総会をさし、株式会社では特に株主総会と呼ばれる。

引用元:精選版 日本国語大辞典

これだけだと、イマイチ何のことだかわかりませんよね。
辞書的な意味の『社員総会』は社団法人(有限会社や株式会社、一般社団法人など)の最高意思決定機関で、役員の選任や解任、定款の変更等を行う役割を持っています。
本来はイベント的な要素はなく、役員や定款といった会社の根幹に関わる議題を扱う、お堅い会議のことなのです。しかし、今ビジネス用語として使われている『社員総会』には、こういった固い要素はほとんどありません。

2.ビジネス用語としての『社員総会』

辞書的にはお堅い意味を持つ『社員総会』ですが、ビジネス用語として使われる場合は全く意味が異なります。ビジネス用語の社員総会は『期首や期末など、節目となる時期に開催される全社員参加の社内イベント』という意味がほとんどです。同様の意味を持つビジネス用語として『キックオフ』がありますが、キックオフが期首のイベントを指すことが多いのに対し、社員総会は期首でも期末でも使われます。全社員が集まる期初のイベントをキックオフ、期末のイベントを社員総会と分けて呼んでいるケースもあれば、期首も期末も社員総会と呼んでいるケースもあります。また、社員総会と同じ意味で「全社総会」「全社会議」など、という場合もあります。
このように、使用する人によって微妙に意味が異なるのが『社員総会』。この言葉を使う際は『どんな内容を指しているのか』確認することが必要です。

社員総会実施の目的

辞書的な意味の社員総会は実施と目的が定められていますが、全社イベントとしての社員総会はどのような目的で行われるものなのでしょうか?

全社イベントとしての社員総会は基本的に期首や期末など、毎年特定の時期に継続して行われるものです。そのため、開催時期によって多少の違いはあるものの、下記のような目的で行われています。

ビジョンや経営戦略の共有

社員総会はその名の通り『全社員が集まるイベント』のため、会社のヴィジョンやこれからの経営戦略について周知する絶好の機会です。社員が仕事をするにあたって共通認識を持っているかどうかは会社の成長や業績にダイレクトに関わります。そのため、ヴィジョンや経営戦略の共有を社員総会のメインと位置付けている会社も多くあります。

社員のモチベーションアップ、一体感の醸成

社員のモチベーションと会社としての一体感は、企業の成長において欠かすことのできない要素です。そのため、社員総会をモチベーションをアップさせる機会として位置付けている企業も多数あります。また、社員数や支社の多い会社では『会社としての一体感』を味わう機会が限られるため、社員総会は貴重な機会として活用されています。

部署や支社を超えたコミュニケーション機会

業務内容が多岐に渡ったり、支社や部署の多い会社では、社員同士のコミュニケーションが業務上の関わりがある決まった人だけになりがちです。しかし、 社員同士の仲の良さは企業への定着率やモチベーションアップと密接な関係があります。そのため、社員総会内にコミュニケーション活性化のプログラムを盛り込み、社員同士の交流を促進するケースが多くなっています。

社員総会の内容は?

ここからは、全社イベントとしての社員総会について詳しく見ていきましょう。

先ほどお伝えした通り、ビジネス用語における社員総会は年度初め、期末、年末、様々なタイミングで行われます。期首に行われる社員総会の場合、その内容は『キックオフ』と通じる部分が非常に多くなっています。キックオフについては別の記事で解説していますので、ぜひこちらもご参照ください。

ここでは主に期末(もしくは年度末)に行われる社員総会についてお話していきましょう。
期末もしくは年度末の社員総会の場合、必然的に期末ならではのコンテンツが多くなります。よく盛り込まれるのが次のコンテンツです。

・業績発表
・表彰式
・トッププレゼン
・エンタメコンテンツ
・懇親会(パーティー)

業績発表

期末の全社イベントならば外せない要素です。とはいえ、締めのイベントの場合は頑張った社員への慰労の要素が強くなりますので、あまりここに時間を取りすぎないほうが良いでしょう。

表彰式

営業が主体の会社等、表彰式を単独で社内イベントにする会社もありますが、社員総会内で開催するケースも多くあります。詳細は後述の『成功のコツ』で解説しますが、表彰式を別に設けない会社では非常に重要な、必須ともいえるコンテンツです。

表彰式については別の記事で詳しく解説しています。そちらも併せてご覧ください!

トッププレゼンテーション

表彰式同様、社員総会における目玉コンテンツのひとつがトッププレゼンです。支社が全国展開しているような規模が大きな会社の場合、社員全員にトップの言葉を直接届けられる貴重な機会でもあります。なお、期末の社員総会の場合、トッププレゼンには社員の頑張りを労う要素を入れ込むのがおすすめです。

トッププレゼンについては別の記事で詳しく取り上げていますので、そちらもぜひご覧ください!

エンタメコンテンツ

期末の社員総会は学校でいう終業式の立ち位置であることも多いため、固い内容だけでなく、社員のテンションを上げるエンタメコンテンツを盛り込むのがオススメです。期末なので抽選会やアーティストによるパフォーマンス等、肩の力を抜いて楽しめるような内容が向いています。

懇親会

社員総会には、いわゆる『打ち上げ』の要素のある懇親会も欠かせません。食事は円滑なコミュニケーションの起爆剤にもなります。期内の頑張りを称え、和気あいあいと交流することで来期以降のモチベーションの上昇も期待できます。

社員総会の開催方法

以前は社員総会と言えば大型の会場に全社員を集める、リアル開催が主流でした。しかし、最近ではリアルだけでなく、オンラインを活用した開催形式も増えています。社員総会は全社員が集まることが何よりも重要であり、そのための最適な方法は会社によって様々です。ここでは社員総会の開催方法についてご紹介しましょう。

リアルイベント

ひとつの会場に全員を集めるスタイルの開催方法です。全員がリアルに顔を合わせることになるため、臨場感や一体感を味わうのに最適です。しかし、会社の規模によっては全社員を集める会場の確保や移動手段などの問題が発生する場合もあります。

オンラインイベント

会場に集まらず、全員が画面越しに参加する方法です。配信スタジオから生中継したり、事前に収録した映像を流す方式などがあります。参加者の場所を問わないため、世界中に支社があったり、社員数が非常に多かったりとリアル開催のハードルが高い会社に向いています。しかし、参加者が『映像を見ている』気分になり、飽きやすいというデメリットもあるため、画面作りやコンテンツに工夫が必要です。

ハイブリッドイベント

リアル開催とオンライン開催を組み合わせた方法で、リアル参加者とオンライン参加者の両方がいるのが特徴です。参加形式によって見える景色や得られる情報に差があるため、それぞれの参加者に合わせたコンテンツ、演出を練ることが求められます。

メタバースイベント

オンライン形式の一つで、メタバース空間上で開催する方式です。全員が同じ映像を見る従来のオンライン形式と異なり、参加者はリアルのようにメタバース会場内を自由に移動し、個別にコミュニケーションを取ることができるのが特徴。現在は黎明期で開催事例も限られますが、今後発展していく可能性が大いにあります。

社員総会の実施事例4選

ここで、弊社が手掛けた社員総会の事例を4つほどご紹介しましょう。社員総会の最適解は会社の規模感や支社の場所等によって様々です。リアル・オンライン・リアル+オンライン(ハイブリッド)、それぞれの事例を取りあげましたのでぜひ参考にしてください。

プレゼン資料にテロップの動きを足す

社員総会において必要不可欠なのが、今年一年の経営方針を発表するプレゼンテーションです。しかし、単純なプレゼンは画面の動きが少ないため、特にオンライン参加者は飽きてしまいがちです。

この事例では画面にただ資料を映すのではなく、伝えたいメッセージをモーションのついたテロップ(動く文字)で打ち出しながら表示していきました。
オンラインは『画面をいかに面白く、見たいものに仕上げるか』がカギ。プレゼンのように画面の動きが少なく固い内容であっても、工夫次第で参加者を惹きつけることができます。

社員総会 プレゼンテーション

社員総会ステージをテレビ番組モチーフに

「いつも通りにイベントを進行していくだけだと面白くない、オンラインならではのことがしたい」……そんなリクエストに応えて実施したのが、テレビ番組をモチーフにしたオンライン全社総会です。
MCにはモチーフとした番組本家と同様の著名人を起用し、スタジオのセットもテレビ番組の美術チームを入れてデザイン。画面越しに見る社員総会はテレビ番組そのもの!
この演出により、まさに『画面で見るからこそ意味がある』社員総会となりました。

テレビ番組風 社員総会

社員総会で結束力を高める!臨場感あふれる演出

ホテルバンケットを会場に、約3,000名が集まる社員総会。「会社の方針を伝えるだけでなく、結束力を高めたい」という要望に応え、会場には400インチのスクリーンを3面展開+LEDの電飾を活用。オープニング映像と会場の照明が連動する臨場感たっぷりの演出で、『会社一丸となって前に進む』という気持ちを盛り上げました。

ハイブリッド形式で実施する社員総会

リアル参加者が1,500名、オンライン参加者が1,000名のハイブリッドタイプの社員総会。『加速力』というコンセプトを表現するため、会場には400インチスクリーンを5枚設置して連動させました。オンラインはクレーンカメラとLIVEカメラ8台を駆使し、カメラワークにこだわった『映像ならではの画面作り』をすることでコンセプトを表現。どちらも見ごたえと納得感のある演出を行いました。

社員総会のオススメ会場

社員総会を開催するにあたって重要なのが会場です。自社内に全員が集まれるケース以外は全員が集まり、プレゼンなどが見やすいような環境を整えておく必要があります。ここでは社員総会、特に規模の大きな社員総会・キックオフにオススメの会場をご紹介しましょう。

東京ビッグサイト(東京)

日本最大の国際展示場として有名なのが東京ビッグサイトです。展示会に最適化された会場のため、レイアウトの自由度が高く、万を超える参加者でも集められるのが特徴です。また、展示ホールの他にも会議室がいくつもあり、そちらを使うことも可能です。

ベルサール新宿グランド(東京)

新宿にあるイベントホール・会議室が集まった施設です。ビジネス街にあり、内装もビジネスに特化しているのが特徴。天井高6メートルの大型ホールには1,400名が収容できる他、各種会議室も充実しています。

インテックス大阪(大阪)

関西最大の国際展示場です。ホールがいくつもあり、参加人数によって使い分けることができます。こちらも展示会用途を想定して作られているためレイアウトが自由、天井が非常に高くスクリーンなどの搬入も容易なのが特徴です。

神戸国際展示場(兵庫)

神戸にある国際展示場です。展示会用のフロアの他、スライド式の座席を備えたコンベンションホールがあり、用途に応じて使い分けることができます。

社員総会を成功させる4つのポイント

社員総会は全社員が参加するため、社員に与える影響も大きいイベントです。しっかりと社員の心を掴むことができれば、翌期のモチベーション向上、成果の向上にも繋がっていきます。
例えば、下記のような要素を盛り込むとグッと魅力的な社員総会になります。

ビジョンの共有

社員総会は全社員に会社のビジョンを伝える貴重な機会でもあります。キックオフなどの期首イベントだけでなく、期末のイベントにも盛り込むことでビジョンのより深い浸透が期待できます。また、ビジョンに沿った活動を行った社員やプロジェクトを表彰するなど、期首とは異なった形のビジョン共有を行うことができるのもポイントです。

感謝の意を示す

期末イベントとしての社員総会に絶対必要なのが『感謝の意を示すこと』です。成果を挙げた社員を表彰するだけでなく『全社員に感謝を示す』ことで、社員全員のモチベーションを上げ、愛社精神を育むことができます。

一体感を味わえるコンテンツを用意する

社員が一堂に会する社員総会は社員が一体感を味わえるチャンスでもあるため、エンタメコーナーには全員で参加できるコンテンツを盛り込むのがオススメです。ただ、期末のイベントは打ち上げ的な要素が強くなったり、その後年末年始休暇に入ったりと、社員の動きもモチベーションも期首とは異なります。採用するコンテンツは時期に合わせたものを選ぶようにしましょう。

オンライン視聴環境のサポートをしっかり行う

意外と忘れがちですが、非常に重要なのが『オンライン社員総会における視聴環境のサポート』です。オンライン社員総会は通信環境、視聴デバイスが人によって全く違います。スマホしか持っていない人もいれば、家にwi-fiが通っていない人もいるでしょう。zoom会議等が浸透してきた今でも『全員がオンラインに適応している』とは限りません。そのため、オンライン社員総会を行う時は予め社員の視聴環境を確認するほか、運営に参加者向けの技術サポートができる人を入れておくことが大切です。

テレワーク等により日々のコミュニケーションが希薄化しがちな昨今、全社員が集う社員総会の果たす役割はますます大きくなってきています。当記事を参考にぜひ社員総会の開催orブラッシュアップを企画してみてください!

KNOWLEDGEイベントノウハウ

最終更新日:

2023DEC

26th

公開日:

2022JAN

29

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