初めての企業イベント担当者が最初にやるべき3POINT

皆さまはじめまして、この春入社した平賀です。
「会社でイベントの担当になったけど、何から始めればいいのか分からない」という方、いらっしゃいませんか？
今回、弊社の社長、光畑と企画チーフの川本に“イベント担当者が最初にやるべきこと3つ”を聞いてみました！

光畑社長の回答

5W2H を徹底的に“分解”

最初にやるべきは、5W2H を徹底的に掘り下げることです。

What(何をやるのか？)　正式タイトル／実施内容／主催者等／プログラム内容
Why(なぜやるのか？)　実施目的／開催の経緯／開催を通じて何を達成するのか？
When(いつやるのか？)　〇年〇月〇日〇曜日〇〇時 仕込時間は？入場時間は？
Where(どこでやるのか？)　会場は？／控室は？／借りる時間は？各種仕様は？／レイアウトは？
Who(どういう人達か？)　参加対象は？／人数は？／年代は？／どんな人達？／交通集散方法は？
How(どのように実施するのか？)　準備スケジュールは？／顧客内の推進体制は？／決定権者は？
How much(いくらかけるのか？)　予算は？／昨年は？何に一番予算をかける？

中でも特に重要なのが、WhyとWhoです。
・なぜこのイベントをやるのか？
・参加者は、どんな人達か？
ここが曖昧なまま進めると、企画も演出もすべてがズレていきます。逆に、この2つの解像度が高ければ、やるべきことは自然と見えてきます。

自社の“イズム”を改めて整理する

イズムとは、
・その会社ならではの価値観や美意識
・会社が何を大切にしているのか
これが曖昧なままでは、イベントは単なる“それっぽい企画”で終わります。逆に、イズムが明確であれば、イベント作成に一貫性と強度が生まれます。

トップの思想と人となりを理解する

3つ目は、企業のトップの“思想と人となり”を深く理解することです。トップが何に価値を感じ、どんな未来を描いているのか。それを理解せずにイベントを作れば、どこかズレたものになります。

例えば
・どんな音楽や映画に影響を受けているのか。
・どんな美意識を持っているのか。

それをイベントとしてどう表現するかに落とし込んでいきます。
光畑社長はこう語りました。
「エグゼクティブプロデューサーはクライアントのTOPである」
その会社ならではの価値観や美意識はクライアントのTOPからきています。企業の価値観や美意識、すなわち“イズム”は、最終的にトップの思想に集約されます。つまりイベントとは、トップの思想を体験として再現する行為でもあります。

川本企画チーフの視点

5W2HのWhyの解像度が、企画の精度を決める

「5W2HのWhyの解像度が曖昧だと全部ブレます。イベントをやること自体が目的になると『なんとなく良かった』で終わってしまう。誰に、何を変えたいのか。そこを明確にすることで、その後の企画の精度はほぼ決まります」
5W2Hは単なる整理ではなく、プロジェクト全体の軸を揃えるための設計行為である。イベントは“当日”ではなく“変化”で設計する。

「当日が盛り上がったかどうかだけでは意味がありません。終わった後に何が変わるのか？そこから逆算して設計する方が、結果的にいいイベントになります」

過去の困りごとに次の正解がある

『過去のイベントで困ったことは何か？必ず解決したい課題は何か？』
うまくいかなかったことや未解決の課題の中に、次にやるべきことがそのまま入っています。“何を解決するべきか”を具体化することが、精度の高いイベント設計につながります。ゼロから考えるよりも、そこを起点にする方が早く、外しにくいのです。

まとめ

イベントとは、思想(Why)を、体験(How)へと変換する仕事です。光畑社長と川本企画チーフに共通する視点は「イベントの芯を突く」だと感じました。

それを踏まえて……初めてイベントを担当する人が押さえるべきことをまとめると、次の3つになります。

・5W2Hを徹底的に分解する
・自社のイズムを整理し、共有する
・トップの思想と人となりを理解する

重要なのはこれらを“理解して終わりにしない”ことです。企画に落とし込み、体験として形にする。イベント担当者とは単なる進行役ではなく、企業の思想を体験へと昇華させるプロデューサーであると感じました。

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