オンライン社員総会 事例3選—1,000名規模以上の組織で実施できるイベント企画アイデア

こんにちは。ＧＰ矢野です。

オンライン社員総会とは、各種プラットフォームを活用して行う社内イベントです。従来はホテルや自社オフィスなどの会場に全社員が集まって行われることがほとんどでしたが、2020年春以降、大勢の人が集まる大型イベントが開催できなくなっているため、オンライン社員総会を実施する企業、実施を検討する企業が増えています。

今回は、オンライン社員総会ではどのような企画が行われているのか、実際の事例に基づいてご紹介いたします。

社員総会の主な目的とは

社員総会そのものの主な目的は、次の3点に集約されます。企業によって優先順位は異なると思いますが、オンラインであってもこれらの目的が変わることはないでしょう。

1）企業としてのビジョンや目標を共有する

共通のゴールとなる会社のビジョンや目標などを全員で確認し、目指す方向を共有します。

2）従業員のモチベーション向上をはかる

表彰などを通じて、個人やチームへの感謝の気持ち、会社からの評価などを伝えます。

3）会社（チーム）としての一体感を醸成する

社員同士のコミュニケーションを活性化し、相互に交流を深める機会を作ります。

社員総会で実施される主なプログラム

社員総会で行われる主なプログラムには、以下のようなものがあります。

●　企業として掲げているビジョン、ミッションなどを浸透する
●　商況や外部環境の変化などを含めた、会社の現在地を共有する
●　年間、もしくは期ごとの事業目標を共有する
●　今後の活動方針、優先課題などを共有する
●　活躍した事業部、チーム、個人などを表彰する
●　社員同士がコミュニケーションを深める場を設ける

全社員が一同に会して行う社員総会であれば、どんな風に実施されるかイメージがつくと思います。ではこれらのプログラムを、オンライン社員総会ではどのような形に変換しているのでしょうか？

オンライン社員総会の企画事例1：「世界中から出演できる」海外からの経営者プレゼンテーションを演出

オンライン社員総会を行ううえで、最大のメリットは「世界中どこにいても出演ができる・参加できる」ことでしょう。時間と場所が制限される通常のイベントと異なり、通信環境さえ用意できれば、企画の幅が広がります。

例えばグローバルで数千、数万人の従業員を要する外資系企業では、日本だけではなく海外の本社を含めた複数拠点からの中継を実施。各拠点の経営陣にバーチャル出演してもらい、視聴側から見ると全員が一つの同じ空間にいるような演出を加えました。3DCGなどの技術を使うことによって、伝え方をさまざま工夫することも可能です。

オンライン社員総会の企画事例2：双方向のコミュニケーションを交えた「表彰式」をつくる

事業部や従業員に対する「表彰」は、社員総会においてとても重要な企画の一つです。ただ一方的に表彰者の名前を発表するだけではなく、オンラインならではの機能を活用し、効果的な企画を作り上げることができます。

例えばチャット機能を使うと、視聴者が配信中にスタンプなどで簡単にリアクションしたり、コメントしたりすることが可能になります。またテレポーテーション機能などの演出を加えると、リアルな舞台上に上がるのとは形が異なりますが、オンラインイベントならではの華やかな表彰式に仕上がります。企業によっては、ライブ配信の最中に全従業員からの最終投票を受け付けるなど、双方向性ある企画を実施するケースもあります。

オンラインイベントではどうしても、自分がそのイベントに参加している意識、没入感などが希薄になりがち。その分、チャットや投票機能などを使って視聴者が参加できる企画を用意することで、参加意識が高まり、視聴している従業員もより楽しめるコンテンツになります。

オンライン社員総会の企画事例3：映像の強みを生かしたVTRを作成

オンライン社員総会だからといって、すべてのプログラムをライブ配信で完結する必要はありません。一部のVTRを事前に用意し、映像コンテンツとして配信することも可能です。例えば、経営者からのメッセージを事前収録する、全社の動きを映像にまとめておく、表彰される社員の普段の様子を紹介するVTRをつくるなど。

ライブ配信と、事前収録をして作り込んだ映像コンテンツをうまく組み合わせることによって、イベントにリズムや緩急が生まれ、視聴する側も飽きずに配信を見ることができます。

オンライン社員総会の企画事例4：参加者の一体感を生み出すために、パーティー要素を活用

リアルイベントと比較すると、参加者の一体感を生み出すハードルが高いオンラインイベント。そこで活用したいのが、さまざまなグッズや料理などのパーティー要素です。ある社内イベントでは、オリジナルラベルのビールを制作し、事前に従業員の自宅に送付。たとえ画面越しの乾杯であっても、全員が同じデザインのグッズを持っている状況が共有されるだけで、参加者は「同じイベントに参加している」実感が持てるものです。

その他、同じデザインのTシャツなどを着て参加してもらう、交流会用の料理やおつまみを自宅に送り、イベント中に各々で盛り付ける時間を作る、共通のポーズを作るなど、工夫できることが多々あります。

社員総会をオンラインでも成功させるために

今回は、オンライン社員総会の企画事例をいくつかご紹介しました。ほとんどの企業では、これまで定期的に行ってきた通常の社員総会が開催できなくなり、オンラインへの切り替えにあたって戸惑っている担当者の方が多いのではないかと思います。

オンライン開催になっても、社員総会の目的や必要となるプログラム内容は変わりません。これまでと同じ目的を達成するために、オンラインイベントだからこそのメリットをどう活かしていくか。そんな視点から、イベント企画を練ってみてください。