カンファレンスとは？ミーティングとの違い、目的や開催方法を解説
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ビジネス業界で専門的で濃い情報を届ける場として「カンファレンス」という言葉が広く使われるようになりました。今回は「カンファレンス（ビジネスカンファレンス）」の意味や業界別の使われ方、ビジネスカンファレンスをを開催する際のポイントなどについて解説していきます。
カンファレンスとは
ビジネス界における「カンファレンス」は大規模の公的会議、もしくは専門性が高いテーマを扱う会議のことを指します。また、ビジネスカンファレンスはイベント的な要素を持つものが多くなっています。
カンファレンスは「ミーティング」や「ディスカッション」とどう違う？
ビジネス上では「カンファレンス」「ミーティング」「ディスカッション」など、似た意味の言葉が多く、混乱しがちです。 以下にカンファレンスとミーティング、ディスカッションの違いをまとめました。
「カンファレンス」と「ミーティング」の違い
ビジネス業界でミーティングとカンファレンスを分けるポイントは「人数（規模）」と「対象者」です。例えば、社内で行うプロジェクトの進捗確認や連絡をメンバー同士で行うのは「ミーティング」、社外向けに参加者を募集したり専門家を集めたりする会議は「カンファレンス」となります。
「カンファレンス」と「ディスカッション」の違い
カンファレンスとディスカッションは目的が異なります。ビジネス業界におけるカンファレンスは主催からの情報提供や意見のすり合わせ、専門家による研究発表など、目的に合わせて様々な要素が組み合わさります。それに対し、ディスカッションはあくまでも「（少人数での）討論」。特定のテーマに対して少人数でのグループを組み、意見を出しあって協議することのみを指します。
ビジネスカンファレンスの目的
ビジネスにおいて「カンファレンス」は公共性と専門性の高さに結び付いています。自社の営業・マーケティングの範囲にとどまらず、より専門的な情報を扱いたい時や、複数の会社で協力し、業界そのものを外部にアピールしたいときに開催されます。
主にビジネスカンファレンスは下記のような目的で実施されています。
・業界トレンドの共有や市場情報の発信
・ネットワーキングによる新たなビジネスパートナーの創出
・ブランディング、ロイヤリティの向上
・エンゲージメントの向上
・CSRテーマの発信や、業界を巻き込んだ社会的価値の共有
ビジネスカンファレンスの開催形式
カンファレンスといっても内容は様々です。ビジネスカンファレンスは規模が大きくイベント的な要素を含みやすいため、「どんなイベント企画にしたいか」というイメージを明確にして組み立てていく必要があります。その時に重要なのが「開催形式」です。ここでは開催形式ごとのメリット・デメリットをご紹介します。
リアル開催
セミナールームやホテルの宴会場などに参加者を集めて行う形式です。専門性が高く参加者が限定される場合、社内研修の要素が強い場合に向いています。
オンライン開催
司会や登壇者のみを会場に集め、参加者はオンラインで参加する形式です。参加人数に上限がなく、世界中どこにいても参加できるのが大きなメリットです。一方、画面が単調になりやすい・双方向性を持たせにくいというデメリットもあります。
ハイブリッド開催
リアルとオンラインを合わせた開催形式です。リアル会場に司会と登壇者、一部の参加者を集め、その様子をオンラインでも配信します。リアルの双方向性や熱気、オンラインの規模感を両立させることができます。リアルと配信を同時に行う分、開催ハードルが少々高めになる傾向があります。
なお、弊社ではオンライン/オフラインにこだわらず、クライアントの狙いをしっかりキャッチし、狙った効果を得られるイベントプロデュースを行っております。カンファレンスでイベント会社を使いたい際はぜひ弊社もご検討ください。
ビジネスカンファレンスの開催方法と流れ
カンファレンスを開催するにあたり、最も迷うのがビジネスカンファレンスです。ビジネスカンファレンスは最近出てきた言葉ということもあり、開催経験がない企業も多いはず。ここではビジネスカンファレンス開催の流れについてご紹介しましょう。
1.イベント企画
ビジネスカンファレンスを企画する際に真っ先に考えるべきは5W2H(「When(いつ)」「Where(どこで)」「Who(だれが)」「What(なにを)」「Why(なぜ)」「How(どのように)」「How Much(いくらで)」）です。この要素を固めることで土台がしっかりし、企画に芯が通ります。
2.会場選定・登壇者手配
5W2Hをもとにカンファレンスのテーマ、コンセプトを決め、最適な開催形式や会場、登壇者などを決めていきます。会場・登壇者共にスケジュールの調整が必要になるため、5W2Hが決まったら早めに取り掛かることが大切です。
3.広報・PR
開催準備と共に重要なのが告知です。内容にもよりますが、カンファレンスは強制参加イベントではないことが多く、いかに参加者を集めるかという集客の部分が非常に重要です。なるべく早い段階から告知を開始し、参加希望者のスケジュールを押さえてもらうようにしましょう。
4.会場設営・リハーサル
開催に向けて準備します。どのぐらいの準備期間が必要かはイベントの規模感によって大きく変わります。ビジネスカンファレンスは参加者が多くなる傾向があるため、当日の導線や配信環境などにも注意が必要です。
あらゆるリスクに備えながら会場設営を行い、当日の流れ・注意点をリハーサルで確認し、最終調整をします。
5.イベント開催・運営
いよいよカンファレンス当日です。スムーズに進むようしっかりと流れを作り、きめ細かな対応をしていきましょう。
6.アンケート等でフィードバックをもらう
カンファレンスの成否のカギを握るのは「参加者が何を受け取ったか」です。開催終了後は必ずアンケートを取り、目的が達成されているか、予想した反応が得られているかなどを確認しましょう。
カンファレンス事例４選！
ここまでカンファレンスの説明をしてきましたが、やはり百聞は一見にしかず。ということで、実際のビジネスカンファレンス事例をご紹介しましょう！
朝日地球会議（株式会社朝日新聞社）
朝日地球会議は「地球規模での未来を議論する国際的なフォーラム」として毎年開催されているカンファレンスイベントです。2024年度は「対話でさぐる 共生の未来」をテーマに複雑化する地球規模での社会課題を掘り下げていきました。あえてリアル・オンラインでコンテンツを変えることでそれぞれの特徴を生かし、参加者がサステナブルについて、地球規模の問題について考えるキッカケを作り出しました。
Battle of Minds 2024（ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパン合同会社）
「Battle of Minds」は世界25か国の国と地域を対象とした大学生・大学院生向けの国際ビジネスコンテストです。BATジャパン（ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパン合同会社）が主催しており、日本では2回開催されています。参加者に対しソフトの使い方をレクチャーしたりメンターを参加させたりと、きめ細かなサポートを行うことでビジネスコンテストが初めての学生も意欲的に取り組める環境を構築しました。
ISUZU Innovation Day / ISUZU Group Leadership Summit（いすゞ自動車株式会社）
いすゞ自動車は社内の２つの層に向け、社内カンファレンスイベントを開催しました。
部長と弊社の変革をリードする役割を期待されている若手メンバーが対象の『Isuzu Innovation Day』、役員やグループ関連企業のトップなど、経営リーダー層を対象とした『Isuzu Group Leadership Summit』の二つです。それぞれ別に開催し、参加条件を設けたことで層に合わせたカンファレンスができただけでなく、『カンファレンスに参加したい』という意欲を盛り上げることにも繋がりました。
AIカンファレンス（日本たばこ産業株式会社）
JTではJT版ChatGPT（JAC）の業務における使い方や課題解決方法などを紹介する社内カンファレンスイベントを開催しました。あえてリアルでのカンファレンス『イベント』を行ったことにより、それまでの広報ではリーチできなかった社員が興味を持ち、課題となっていたAIプラットフォームの知名度が上昇、社内でのAI活用率が一気に数倍となりました。
よくある質問
ここではカンファレンスについてよくある質問にお答えしていきます。
Q:カンファレンスとは何ですか？
カンファレンスは、特定のテーマや業界に関心を持つ人たちが集まり、議論や情報交換を行う目的のあるイベントです。会議やシンポジウムとは異なり、複数日のプログラムや講演セッション、ネットワーキングの場として組織されることが多く、その語源“confer”には「協議する」「相談する」という意味があります。
Q:セミナーやシンポジウムとの違いは何ですか？
セミナーが講師による講義形式に重点を置いた小規模の集まりである一方、カンファレンスは講演＋多数のセッションやワークショップなど複合的な構成が一般的です。シンポジウムはさらに専門的・規模が小さいことが多く、一部のテーマに絞って展開される傾向があります 。
Q:カンファレンスをいつ頃から準備すれば良いですか？
難易度・規模にもよりますが、おおよそ6～12ヶ月前からの準備が理想です。人気会場の場合、1年以上前から予約が必要なこともあります。
Q:オンラインやハイブリッド形式にも対応できますか？
はい。現在ではオンラインやハイブリッド形式に対応するカンファレンスも増えており、ライブ配信やチャット、オンデマンド視聴など、多様な参加スタイルに対応できます。こうした形式により、遠方の参加者にも公平に価値を届けられるようになっています。
まとめ
ビジネスカンファレンス、つまり「公共性のある大規模会議」はオンライン全盛の今、ニーズが高く、様々な広がりが期待できる側面があります。様々な意味で使われているカンファレンスですが、ビジネスカンファレンスのニーズはこれからも高まることでしょう。BtoBはもちろん、BtoCのコンテンツ、イベントとしてカンファレンスを考えてみるのも一つの戦術かもしれません。
