イベント会場の『下見』って何をするの？

イベント企画を進めるうえで、絶対に欠かせない工程。それが「下見」です。
特にリアルイベントでは、下見の質がそのまま当日のクオリティを左右すると言っても過言ではありません。とはいえ「イベントプロデュース会社が下見で何をやっているのか」は、あまり知られていませんよね。

そこで今回は、10月に開催する弊社の15周年イベントの下見の様子を通じて、

・イベント会社はなぜ下見をするのか
・イベント会社は下見で何をしているのか
・なぜ下見でイベントのクオリティが変わるのか

をお伝えしていきます。

下見には2種類ある

まず最初にお伝えしたいのが「下見には2種類ある」ということです。
・会場決定「前」の下見
・会場決定「後」の下見
会場決定前か後かで、見るべきポイントはまったく異なります。
今回お話しするのは「会場決定後の下見」について。
会場が決まった直後ではなく、企画がある程度進み、音響や照明などの担当も決まって、イベントの大枠ができあがったタイミングで行われます。
そして、この下見には、イベントプロデューサーはもちろん、各テクニカル機材の担当者も現地に集まります。

イベントプロデューサーは下見で何をしているの？下見レポート

それでは、下見のレポートに入っていきましょう！
今回下見に伺ったのはGP15周年パーティーの会場であるTRUNK HOTEL様です。

下見は手ぶらで行かない

まず、下見開始前に渡された資料がこちら。実施計画書です。

実施計画書には、開催概要や会場のレイアウト、空間イメージ、コンテンツ、タイムスケジュールなどがまとめられています。「5.5稿」という数字が示すとおり、内容はかなり固まっており、レイアウトには具体的な寸法まで記載されていました。

そう。下見は手ぶらで行くものではありません。
関係者がイベントの全体像を把握できるぐらい、解像度が高い状態になっていることが大切なんです。

下見には、イベントプロデューサーと各部署を担当するパートナー企業のプロが集まります。全員が実施計画書に目を通し、イベントのイメージをしっかりつかんだうえで……いざ、会場へ向かいます。

実施計画書を元に「イベントを実現する具体的な方法」を擦り合わせていく

会場に入ると、それぞれの担当が実施計画書を片手に各設備を確認していきます。
照明の位置や光量、音響ブースのサイズ感と位置、ステージの大きさと頑丈さ、椅子の数……。

それぞれが自分の担当を確認している間、イベントプロデューサーがチェックするのは、お客様の導線とスタッフの導線です。
イベントは本番のプログラムはもちろん大切ですが、受付のスムーズさや待ち時間の快適さも、満足度を大きく左右します。

たとえば、今回はお客様が複数の階を行き来するスタイルを想定していたのですが、実際に現地で確認してみると、階を繋ぐエレベーターが思ったより小さいことが判明。「これでは当日の人の流れがさばききれない」と、その場で階段を使うルートを模索することになりました。
さっそく、会場に近いところにある階段の登りやすさや雰囲気、会場への導線をチェックします。

こういった「地味だけど、イベント全体を支える重要な部分」を確認し、組み立てていくのも、イベントプロデューサーの大切な役目です。

さらに、会場に向かう通路の扉を開けたり締めたりして雰囲気と利便性を両立できる導線を確認。さらに、何を置いたらより雰囲気が出るかのアイデア出しも行います。
こういった「現地で実際に体験してみる」ことで、会場に入った瞬間の空気感、や参加者の体験のイメージを具体化していくのも下見の醍醐味です。

イベントプロデューサーは「実現に向けてのベストアンサーをその場でひらめく立場」

下見が進むと、各プロから実施計画書の内容を実現するための確認や質問、アイデアが次々と飛び交います。

たとえば照明担当からは「照明の位置の関係上、当初想定していた演出を実現するのが難しいが、どう見せるか」といった相談。音響担当からは、オペレーター卓のサイズや配置について。オペ卓のサイズは会場によって変わるため、実際に見てみないとわかりません。また、どれぐらいの電気が使えるか、電源コードはどこを通すかなども話題に上がります。

イベントプロデューサーはそれらの声を聞きながら、会場担当者とその場でスピーディーに擦り合わせていきます。「何が、どこまで可能なのか」を伝え、落としどころを探っていく。この「与えられた条件のなかで、各専門家がベストを尽くせるようバランスを取ること」こそ、イベントプロデューサーの重要な役割です。

搬入・搬出のスケジュールをすり合わせることも大切です。今回は住宅街にある会場のため、早朝の搬入ができないという制約がありました。そこで急遽、前日搬入という形で手配を調整することに。イベントプロデューサーの頭の中に、それぞれのプロが搬入する資材の量や積み込みにかかる時間の情報が入っているからこそ、「この動線でうまく回るか」を、その場で瞬時に判断できるのです。

こうしたバランス調整を実現するためには、イベントプロデューサー自身が「こういうイベントをやりたい」というビジョンを持ちながら、同時に「実現のためにどうバランスを取るか」を冷静に考える視点が求められます。

下見とは「イメージと現実を擦り合わせ進化させる場」

今回の下見を通じて改めて感じたのは、下見とは「イメージと現実を擦り合わせる場」だということです。
照明や音響、ステージ造作等、それぞれの立ち位置によって会場を見る視点はまったく異なります。電源の位置ひとつとっても、現場に立ってはじめて気づくことがある。それぞれのプロが持つ生の情報を集め、擦り合わせていく。
また、会場担当者と意見交換をするなかで「過去はこういう事例がありました」といった新しい視点をいただけることもあります。
こうした濃い一次情報を集め、より良いイベントへと練り上げていく。これは、画面越しのやり取りでは決してできません。

チェックリストに沿って項目を確認することも、もちろん大切です。ただ、下見の本質はチェックそのものではなく、その先にあります。それぞれの専門家が現場で得た気づきを持ち寄り、すり合わせから一段上のアイデアへと引き上げていくこと。これこそが、下見という場の価値だと私たちは考えています。

また、下見はイベント実施のために集まる専門家たちが一堂に会する貴重な機会でもあります。一緒にイベントを作り上げていく仲間として、同じ空気を共有する。それも下見が持つ大きな役割です。

イベント下見のチェックリスト

最後に、弊社が実際のイベントで使用している「イベント下見のチェックリスト」をご紹介します。
ここまでお話ししてきたとおり、イベント下見は必要項目を確認する場であると同時に、イベントをより良くしていくための場でもあります。「チェック項目が埋まれば完了」というよりは、チェック漏れを防ぐための土台としてお使いいただくのがおすすめです。

チェックリストはあくまで出発点。現場でしか得られない気づきを拾い、より良いイベントへと練り上げていくための「たたき台」として活用していただければと思います。

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