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オンライン表彰式の開催方法!企画演出のポイントや成功事例をご紹介

目次

こんにちは!GP矢野です。
企業が行う社内イベントの中でも欠かせないものの一つが『表彰式』。以前はリアル開催が中心でしたが、現在はコロナの影響を受け、オンライン表彰式が主流となってきています。

オンライン表彰式とはその名の通り『オンライン上で行う表彰式』のこと。リアルで集まる代わりに、参加者はインターネットに繋がったスマホやパソコンを使って参加します。

「そもそも、なぜ表彰式を行う必要があるのか」については、別の記事で詳しく解説しましたのでそちらもご覧ください!

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オンライン表彰式の背景

2020年、新型コロナウイルス流行以降、オンライン表彰式が一気に広がりました。様々な企業イベントがありますが、その中でも真っ先にオンライン化が進み、各企業がより良いオンライン表彰式の開催方法を模索し、追求していきました。

なぜなら、表彰式は数ある社内イベントの中でも『絶対に開催しなければならない』イベントのひとつだからです。

表彰式を開催している企業にとって、表彰式はそこで働く人たちのモチベーションを高め、愛社精神をはぐくむ大事な機会です。また、好成績をあげ、表彰されることを目標にしている人は多いですし、表彰される同僚を見て発奮する人もいれば、表彰された人をサポートしたことを誇りに思う人もいるでしょう。

『表彰式が行われない』ということは、そういった社員の心の支えを奪うことに繋がります。また、せっかく頑張って表彰されるほどの好成績を上げたのに表彰式がないとなれば、どうしたって不公平感が出ますし、不満も募ります。

だからこそ、企業はどんなことがあっても表彰式を開催します。開催するからには、よりモチベーションを高められる、よりエモーショナルで素晴らしい表彰式を求めます。
その結果、オンライン表彰式が一気に浸透することになったのです。

オンライン表彰式の種類

では、現在『オンライン表彰式』にはどんな種類があるのでしょうか?
配信方法で分けると『リアル配信式』と『オンデマンド配信式』に分かれます。

2DCG例

リアル配信形式(ハイブリッド形式)

『リアル配信形式(ハイブリッド形式)』とは特定の時間に参加者全員がインターネット上に集まる形式のことを指します。
あらかじめ作成した動画を特定の時間に流すスタイルもありますが、現在主流となっているのが『ハイブリッド形式』と呼ばれる、生中継とオンラインならではの演出を組み合わせたスタイルです。
視聴者は生中継の映像を見ながらお祝いコメントを送ったり、エンタメコーナーでクイズを行ったり、リアルタイムならではの様々な工夫ができます。

リアル配信形式の場合、場所こそ違えど『全員が同じ時間、同じイベントに集まる』ことができるため、盛り上がりや一体感の演出に向いています。

オンデマンド形式

『オンデマンド形式』とはあらかじめ動画を作成し、一定期間視聴可能にする形式のことを指します。
この形式は動画を作りこむことができるため、3DCGを駆使したエモーショナルな背景やエフェクトを使うことができます。演出の幅が非常に広いため、晴れの場である表彰式を画面演出で盛り上げられるのが大きな強みです。また、参加者が好きな時間に視聴できるため、業務の都合で勤務時間がバラバラだったり、海外支社と大きな時差がある場合などにも対応しやすくなっています。

オンライン表彰式のメリット

コロナ禍におけるオンライン表彰式のメリットと言えば『感染対策』でしたが、もちろんそれだけではありません。技術の進化、そしてオンライン表彰式が数多く開催され、洗練されてきたことにより、オンライン表彰式の感染対策以外のメリットが注目されるようになりました。ここではそのメリットのいくつかをご紹介しましょう。

参加者(視聴者)の反応が目に見える

リアルの方が参加者の反応がダイレクトに見えた……のは昔。今では様々なツールが開発されたことにより、オンラインでリアルタイムに反応することが可能になりました。チャットツールを使えば何百人、何千人からのお祝いコメントをもらうことができますし、ビデオ会議形式のツールを使うことで『参加者の顔を画面に映し、顔を見ながらお祝いメッセージをもらう』なんて演出もできます。

視聴者もイベントに積極的に参加できる

表彰式の主役はもちろん表彰される人です。しかし、オンライン表彰式の場合は視聴者も積極的にイベントに関わることができます。
オンライン表彰式は『表彰される人以外の視聴者一人一人の反応を反映できる』という強みがあります。賞状授与のタイミングでお祝いコメントを入れたり、受賞者に質問を投げかけたり、エンタメコーナーで受賞者と一緒にクイズに参加したり……視聴者も『自分が参加している』という実感を得やすいため、モチベーションアップなどにもつなげることができます。

オンライン表彰式の開催方法

具体的にオンライン表彰式を開催するにあたり、どのような流れで企画すればよいのでしょうか?

オンライン表彰式はその名の通りオンラインでの開催のため、企画設計、準備すべきものは『オンラインイベント企画』に準じる形になります。
具体的には下記のような流れで企画していくとスムーズです。

1:目的・参加者の分析・推進体制を決める

『企画』というと真っ先にコンセプトやプログラム内容を考えてしまいがちですが、一番最初に行うべきなのは目的や規模、推進体制といった企画の概要部分を固めることです。ここが固まっていないとやりたいことが無尽蔵に膨らんでしまったり、会場や日程などの変更が難しい部分を変更せざるを得なくなったり、混乱のもとになります。ある意味、一番大事な部分です。

目的

表彰式の目的は表彰すること……ですが、それはあくまで表面的な理由にすぎません。大事なのは『表彰式を通じて参加者、視聴者に何を感じてもらい、どう動いてもらいたいか』です。受賞者の営業ノウハウを伝えることで全体のスキルアップにつなげたい、様々な部署がコミュニケーションをとるキッカケにしたい、大々的にお祝いすることでモチベーションをあげたい……表彰式の先に何を見ているのか見極めることが大切です。

参加者の分析

次に大事なのが参加者の分析です。ここでいう分析とは主に『人数』と『参加方法』を指します。というのも、オンライン表彰式はリアルの表彰式に比べ『参加者の置かれている状態が多種多様』という特徴があります。

例えば、オンライン表彰式は配信スタジオで行い、受賞者のみ参加する場合もあれば、ホテル等にセットを組み、受賞者以外にも参加者を招く場合もあります。また、会場に行かない視聴者が『何を使ってイベントに参加するのか』も重要です。パソコンで見るのか、スマホで見るのか、イベント中にどこにいるのか……成功するオンライン表彰式はこういった『参加しやすさ』も問われるのです。

推進体制

いわゆるプロジェクトチームを決めておくことも大切です。表彰式は基本的に会社全体で取り組む大イベント。各支社・部署のスケジュール調整も必要ですし、受賞者が『頑張ってよかった!』と思うイベントに仕上げるため、企画会社とも密に連絡を取り合う必要があります。会社全体に影響を与えるイベントだからこそ、プロジェクトチームを作りましょう。

2:具体的な企画を作る

会場や参加人数などがハッキリしたら、いよいよ企画作りです。ここでは『オンライン表彰式』の特徴をしっかり押さえた企画を作っていくことが欠かせません。

コンセプト/プログラムの設計

目的を達成するためのコンセプトを決め、それをもとに世界観や演出、プログラム、デザインの設計をしていきます。オンライン表彰式は『好成績をあげた人を称えることを通じ、参加者(視聴者)のモチベーションを上げる』ことが絶対条件。どうすれば参加者が喜ぶか、次頑張ろうと思うかを重視して設計することが大切です。

会場選定/配信環境の整備

一番最初に確認した会場参加者・オンライン参加者(視聴者)の数を元に、コンセプトと合わせて会場を決めていきます。オンライン表彰式の場合、撮影スタジオでグリーンバックを使って撮影したり、ホテルにセットを組んだり、受賞者のオフィスに突撃取材したりと、リアル以上に様々な方法が考えられます。また、オンライン参加(視聴者)が何を使って視聴するのかも選択の幅があります。それぞれの特徴、イベントとの相性を考えて決めることが大切です。

コンテンツ作り

コンセプトと会場が固まったら、いよいよコンテンツ作りです。オンライン表彰式ですから、メインとなるのはもちろん表彰。ここをどう盛り上げるかに注力してコンテンツを作っていきます。また、受賞者のスピーチ(ノウハウ等を伝える場合はセミナー系コンテンツ)、受賞者を支えた方々への感謝を示すことも欠かせません。

なお、オンライン表彰式において重要なのが『視聴者を飽きさせないこと』です。視聴者参加型のコンテンツを積極的に盛り込むことで視聴者も満足するように作りこんでいくことが大切です。

オンライン表彰式の成功ポイント

オンライン表彰式をするにあたり、忘れてはならない点が一つあります。それは
『オンライン表彰式は単なる生中継ではない』ということです。オンライン表彰式を成功させるには『オンラインならではの仕掛け・工夫』が欠かせません。
そんな『オンライン表彰式の成功ポイント』をお伝えしていきましょう!

リアルタイムでお祝いコメントがもらえるチャット機能

オンラインイベントでよく使われているのがチャット機能(イベントを見ながらコメント欄に自由に文章を書き込める機能)です。オフラインでの会場の盛り上がりとはまた違ったかたちで一体感が生まれ、コメント欄での拍手やお祝いで盛り上がって一緒に楽しめたという声も非常に多いです。
視聴者参加型なので、集中力を切らすことなく表彰式を一緒に楽しめるのも魅力のひとつです。

アカデミーショーのような多彩なカメラワーク

受賞者をより引き立たせる演出で大切なのは多彩なカメラワークです。

リアルイベントと異なり視聴者の皆様はテレビを見ているのと同等の環境なので、カメラワークを駆使して様々な表情を写すことができます。カメラワークでテンポ感を高めることで視聴者の興味を掻き立て、受賞者へのスポットライトを高めていくこともできます。

オンラインだからできるエモーショナルなサプライズ演出

サプライズ演出は表彰式の中で、エモーショナルな空間をつくるのにもってこいです!
今までオフライン時の表彰では、実際会場にお越し頂いてサプライズを行ってきまし たが、オンライン表彰式ではPC・スマートフォンがあればその場でつながってしまう のです。

ご家族・お客様など、リアルイベントで会場にお越しいただくのは難しい方々でも、オンラインならば参加が可能です。リアルタイムでつながるサプライズは、受賞者・視聴者に感動を与えていきます。

実際のオンライン表彰式演出事例をご紹介!

……と、ここまで様々な演出の種類をご紹介してきました。弊社では上記のような演出を組み合わせ、クライアントのニーズにお応えするオンライン表彰式イベントを行っています。

ここからは実際に弊社が手掛けた演出事例をご紹介いたします。企業規模やスケジュール、開催効果についても記載しましたのでぜひ参考にしてください!

参加者全員をスクリーンに映して一体感を演出:人材系企業A社の例

企業規模

2500人

スケジュール

前日は丸一日を仕込み日として使用、当日が本番という流れです。
配信のイベントに関しては基本的にチェック項目が増えたために(オンライン登壇者の接続チェック・回線のスピード状況など)前日をリハで費やすケースが多いです。

特徴

A社様でのオンライン表彰式では、テレビ収録で使われているスタジオを使用しました。このスタジオではU字型の全面スクリーンを使い、参加者を画面に一覧表示。『配信画面に自分が写る』という形で当事者性、参加しているという実感を演出。

また、TOP OF TOPの方には収録スタジオに来ていただき、スタジオ内で受賞式を実施。さらに、受賞者の所属する支社の方々のお顔を背景スクリーンに投影することで、より『みんなでお祝いしている』感を盛り上げました。

開催効果

初めてのオンラインということで、クライアントも手探りの状態で不安要素も多い中、ひとつひとつ課題を解決していきました。結果、開催後アンケートでは多くの参加者に「遠くにいるのに近くにいるように感じた」とコメントいただけました。

『離れていても同じ空間にいる』最新技術:化粧系企業B社

企業規模

3500名

スケジュール

前日仕込み、当日本番の流れです。今回は中継拠点が東京ではなかったため、事前の配信チェックに重点を置きました。特に「テレポーテーション」の演出(離れたスタジオにいる人が同じ空間に存在しているかのような演出)を採用したため、中継拠点のグリーンバック合成が東京のメインスタジオでうまく合成できるか、念入りに事前チェックを行いました。

特徴

B社様のオンラインイベントでは、日本には数カ所しかない3DCG対応スタジオを使用し、バーチャル空間演出を行いました。もちろん、背景はこの表彰式のためにオリジナルデザインで作成。

さらに、上位入賞者の拠点にクロマキースタジオ(背景合成用の特殊スタジオ)を仮設。画面ごしの参加ではなく、離れたところにいる受賞者が『まるで同じ空間にいるかのような』演出を行いました。

また、クロマキースタジオがないところの受賞者もzoom画面を表示して遠隔登壇し、メインスタジオと受賞者がリアルタイムにやり取りしました。

開催効果

毎年行っていた表彰式。コロナによってリアル開催できない中、オンラインで会社がこういった機会を作ったことで、社員から『会社への帰属意識が高まった』というコメントを多数いただきました。

ドキュメンタリー番組のようなVTRを作成:フランチャイズ企業C社

企業規模

300名(正社員のみ)

スケジュール

オンデマンド配信方式だったため、2か月前に撮影を行い、編集して放送しました。

特徴

C社様では生配信ではなく、オンデマンド配信でイベントを行いました。オンデマンドの場合、参加者は同じ時間に見ているわけではないため、より動画を作りこむ必要があります。
C社様では検討の結果、ドキュメンタリー番組風の映像を作りました。

感染対策をしっかりした上で社長が自らトロフィーを持って受賞者ご本人のところへ向かい、賞を授与する様子を撮影。その映像と受賞者一人一人に行ったインタビュー動画を組み合わせ、TVでおなじみのドキュメンタリー番組を演出。オンデマンド配信のメリットである『動画の作り込み』を最大限に生かした、参加者が思わずのめりこむVTRに仕上げました。

開催効果

コロナの対策を十分にとりながら、社長みずから店舗に訪れ、直接感謝を伝えることでフランチャイジーのオーナーとの交流が図れました。また、オーナーから励みになったという声もいただきました。

受賞支社をサプライズ中継!:教育系企業D社

企業規模

正社員250名、アルバイトスタッフが5000名

スケジュール

前日を仕込みに充て、当日本番を行うスタイルです。

特徴

D社様では生配信のオンラインイベントに『現場中継』を盛り込みました。

トップを受賞した支社の前に中継チームがスタンバイしておき、会場MCと中継チームのレポーターを繋いだ状態で支社にサプライズ突撃。受賞支社には事前の連絡を行わず、あえてサプライズにすることでリアルな喜びの姿を中継しました。

また、支社ごとにiPadを用意。事前に送付した記念品を支社長から受賞者に直接手渡しする受賞式をその場で行い、それをiPadで撮影してオンラインのスクリーンに映す仕組みを作り、参加者が撮影しながらMCとフリートークするコーナーを用意。
オンラインイベントならではの『現場中継をふんだんに盛り込んだ演出』で一体感と盛り上げを演出しました。

開催効果

プレゼン大会での他教室の取り組みを相乗効果で学びあえた。 このコロナ禍で 講師がオンラインに切り替わり、生徒たちとの交流が減ったことが課題だったが、その解決策をイベントで語り合うことができたというコメントをいただきました。

今回はオンライン表彰式の一部の演出をご紹介させて頂きました。

我々GLOBAL PRODUCEでは、企画力でオンラインでもリアル以上の演出を実現するご提案を行っていきます。

オフラインとオンライン、それぞれの良いところを融合させ、よりブラッシュアップした内容で主催者の皆さんに良いコンテンツをお届けしていきます!

オンライン / ハイブリッドイベント LIVE CONVENTTION
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最終更新日:

2022FEB

25

公開日:

2020DEC

18

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