イベント制作のポイントは？イベント制作の流れや事例を紹介！
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イベント制作とは、企画・会場設計・演出などを含む、一貫したイベント開催準備における各プロセスのことです。本記事では、イベント制作の具体的な手順や事例、気を付けるべきポイントについて解説します。
イベント企画・制作の内容や種類
『イベント』と一言で言っても、その内容は多岐に渡ります。まずは自分たちが開催したいイベントが『誰を対象にしているのか』『何が目的なのか（何を実現したいのか）』をハッキリさせ、どんな種類のイベントが適しているかを考えましょう。
イベントは大きく『社員・従業員向け』『顧客・関係者向け』『一般向け』に分かれます（複数の要素を含む場合もあります）。参加者のターゲティングによってイベントの方向性も大きく変わります。
社員・従業員向けイベント
参加者を社員・従業員に絞ったイベントです。キックオフのように社内の意思統一・情報共有を図るものから表彰式のように活躍を讃え労うもの、運動会のようなコミュニケーション・レクリエーションイベントまで種類は様々です。定番化しているイベントも多く各社ごとのノウハウがある一方、マンネリ化に気を付ける必要があります。
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顧客・関係者対象のイベント
参加者を既存顧客やパートナー企業などに絞ったイベントです。展示会やコンベンション、新商品発表会、記者会見、セミナー、交流会、マーケティングイベントなどが該当します。これらのイベントを通じ、いわゆる『お得意様』として関係強化に繋げることが大きな目的となります。顧客や関係者によりメリットがあるイベントにしていくことが大切です。
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一般参加者向けイベント
一般参加者向けイベントは、ポップアップショップや展示会など、主にプロモーションを目的としたイベントや、ファンミーティングのようなファンとダイレクトに交流するイベントなどがあります。
来場者の満足度と参加意欲を最大化することが成功の鍵です。まず、ターゲット層（年齢、趣味嗜好、ライフスタイル）を明確にし、その層が「何を体験したいのか」を起点に企画を組み立てます。
例えば、若年層向けならSNSで映えるフォトスポットや参加型ゲーム、中高年層向けなら落ち着いて楽しめるトークショーや試飲・試食コーナーなど、属性に合わせたコンテンツ設計が有効です。また、会場では混雑を防ぐ導線設計や休憩スペースの確保、子ども連れや高齢者への配慮も重要です。
さらに、イベント終了後には公式SNSやアフタームービーで当日の様子を発信し、参加者の投稿を促すことで情報拡散とリピーター獲得につなげられます。こうした一連の流れを意識することで、単発で終わらない記憶に残るイベント体験を提供できます。
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イベント制作会社の役割は？
イベント制作会社は、企画から当日の運営、事後のフォローまで、イベント成功に必要なあらゆる工程をプロの視点でサポートします。具体的には、目的やターゲットに沿った企画立案、会場選定、ステージや装飾のデザイン、進行スケジュールの策定、出演者やスタッフの手配、機材・音響・照明の管理など多岐にわたります。
また、近年はオンライン配信・ハイブリッド形式にも対応し、映像演出や配信プラットフォームの選定、双方向コミュニケーションの仕組み構築なども重要な役割です。制作会社を活用する最大のメリットは、経験とネットワークを活かして予算内で最大限の効果を発揮するイベント設計が可能になることです。社内リソースだけでは難しい大規模・複雑なイベントでも、専門家の知見を活かすことで、スムーズかつ高品質な進行が実現します。
イベント制作の流れ
ここからは具体的なイベント制作の流れについて紹介していきましょう。イベントは基本的に『企画』→『制作』→『運営』の順番で進行していきます。
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イベント企画
まずはイベント制作の第一歩である『企画』を作っていきます。イベントのクオリティ、目的達成度は企画時点で決まるといえるほど重要なので、しっかりと固めていきましょう。
企画立案
企画立案において絶対欠かせない要素、それが『目的』と『ターゲット』です。イベント準備は長丁場のため、あれもこれもと盛っていくうちに思わぬ方向に逸れてしまう危険があるのですが、目的とターゲットが明確な企画を立てることにより軌道修正が可能になり、筋の通った骨太のイベントが開催できます。
なお、この段階では詳細なコンテンツ内容よりも目的やターゲット、コンセプトイベント制作会社は、企画から当日の運営、事後のフォローまで、イベント成功に必要なあらゆる工程をプロの視点でサポートします。具体的には、目的やターゲットに沿った企画立案、会場選定、ステージや装飾のデザイン、進行スケジュールの策定、出演者やスタッフの手配、機材・音響・照明の管理など多岐にわたります。また、近年はオンライン配信やハイブリッド形式にも対応し、映像演出や配信プラットフォームの選定、双方向コミュニケーションの仕組み構築なども重要な役割です。制作会社を活用する最大のメリットは、経験とネットワークを活かして予算内で最大限の効果を発揮するイベント設計が可能になることです。社内リソースだけでは難しい大規模・複雑なイベントでも、専門家の知見を活かすことで、スムーズかつ高品質な進行が実現します。、根幹となる部分を固めることに注力します。
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会場計画
イベントを開催するにあたって一番最初に手配すべきもの、それが会場です。どんなイベントも会場が決まらないことには始まりません。ただし、勢いで押さえるのはNG。会場は途中変更ができないため、イベント参加予定人数と収容人数、交通の便などをしっかりと比較し検討することが大切です。
会場手配
会場候補が決まったら問い合わせをし、確定させていきます。大型会場は年単位で予約が埋まっていることも多く、最初の候補がすんなり予約できるとは限らないため、いくつか候補を挙げたうえで手配作業に入るようにしましょう。
イベント制作
企画立案、会場手配が完了したら、いよいよイベントの中身を制作していきます。
コンテンツ・プログラム作成
企画立案時に決めたターゲット、目的に合わせたコンテンツ・プログラムを作っていきます。まずブレインストーミングによってアイデアを出せるだけ出し、目的に合ったものを選定していくという流れで作っていくとスムーズです。
ツール制作
コンテンツに合わせたツールを作っていきます。ツールにはリアルイベントで配布するノベルティの他、オンラインイベントでの配信ツールの設定や調整も含まれます。特にオンラインイベントの場合、ツールの使いやすさがイベントの満足度に直結しますので注意が必要です。
映像制作
イベントのオープニングや表彰式の受賞者紹介映像などの制作です。オンラインイベントの開催が増え、多くの人が映像に対する目が肥えているため、映像についてはプロに任せクオリティの高いものを用意するのがオススメです。
イベント運営
イベント運営は当日だけのことに思えるかもしれませんが、事前の綿密な打ち合わせ・準備が必要な部分です。制作と同時並行ぐらいのイメージで早め早めに取り組んでいきましょう。
集客・PR
一般向けイベントはもちろん、社員向けや顧客向けでも欠かせないのが集客です。どんなイベントも人が集まらなければ始まりません。集客は早く始めれば始めるほど集まりやすいため、制作と同時スタートさせるぐらいの気持ちで取り組むようにしましょう。
受付・導線の設定
リアルイベントにおいて、受付のスムーズさや場内の移動しやすさは満足度に大きく関わります。また、感染症対策の観点からも混雑対応は欠かせません。入場時間の調整はもちろん、受付ブースの数や受付手順、そこから会場内への誘導などの流れと必要人員をしっかり想定しておきましょう。
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プログラム設計
イベントには時間制限があります。決められた時間内でスムーズに運営し、要所要所で盛り上げるために欠かせないのがプログラム設計です。コンテンツをどの順番で実施するか？ 休憩時間は？ スタッフの動きは？ ゲストの入り時間と誘導開始時間は？などなど、様々な要素を加味しながら決めていきましょう。
イベント制作事例
様々な説明をしてきましたが、実際のイベントに落とし込むと一体どうなるのでしょうか？事例をもとに解説していきましょう！
朝日地球会議（株式会社朝日新聞社）
朝日地球会議は「地球規模での未来を議論する国際的なフォーラム」として開催されているカンファレンスイベントで、2015年から毎年開催されています。2024年度は「リアルならではの体験価値を最大化する」ことを重視。セッションで骨太の議論を聞くフロア、リラックスしながら交流を深めるフロアの２会場を用意しました。また、会期前半はリアルイベント、後半はオンラインイベントを行い、それぞれ別のコンテンツを用意することでどちらの参加形式でも高い満足度が得られるように工夫を凝らしました。
オートバックス誕生50周年記念イベント（株式会社オートバックスセブン）
株式会社オートバックスセブンは50周年記念イベントを開催するにあたり、「過去の50年への感謝だけでなく、先の50年に向けての変化を見せる機会にしたい」という意図がありました。そのため、前半は過去の50年に、後半は未来の50年にフォーカスしたプログラムに。また、それまでの社内イベントでは使っていなかったスパークアップをつかったパネルディスカッションや二次元コードを使った受付システムを採用し、参加者が変化を体験できるようにしました。
ISUZU Innovation Day / ISUZU Group Leadership Summit（株式会社いすゞ自動車）
いすゞ自動車では部長と弊社の変革をリードする役割を期待されている若手メンバーが対象の『Isuzu Innovation Day』と役員やグループ関連企業のトップなどの経営リーダー層を対象とした『Isuzu Group Leadership Summit』開催。会社理念の浸透、当事者意識を育むため、参加者の興味や実力、ステージに合った講演やワークショップ、若手と部長クラスが意見を交わしあうパネルディスカッションなどを行いました。選ばれたメンバーにはリアル会場での参加権があり、他の社員はオンライン視聴が可能という仕組みにすることでモチベーションアップにもつながりました。
PRODUCERS（株式会社グローバルプロデュース）
PRODUCERSはGLOBAL PRODUCEが開催したリアル会場とオンライン配信を組み合わせたハイブリッド形式のカンファレンスイベントです。
混迷する世界の中でビジネスパーソンが生き残るための発想を提供したい、という目的から、コンセプトは『カオス』に決定。このコンセプトを元にレトロ感や廃墟感を交えつつ、オシャレで勢いのあるステージ空間を設計。ステージセットはもちろん、ゲストやVTR、オープニング演出、配信画面のデザインなども細部までこだわりました。
IT TREND EXPO （株式会社Innovation&Co.）
１週間にわたって行われた、IT製品のオンライン展示会イベントです。開催期間中は様々な企業・スピーカー・ゲストが入れ代わり立ち代わり登壇し、タイムスケジュールがびっしりと埋まっているスタイルのイベントのため、登壇者のそれぞれの投影資料の管理・運営面の緻密な設計と管理に徹底的にこだわりました。また、リハーサル段取りや控室割りといった表には見えない部分にとことん注力し、スムーズな進行をキープしました。
よくある質問
ここではイベント制作についてのよくある質問にお答えしていきます。
イベント制作会社に依頼するメリットは何ですか？
イベント制作会社に依頼する最大のメリットは「プロが責任をもってハイクオリティなイベントを作り上げてくれる」という点です。イベントは会場、出演者、ステージ装飾、音響照明等々、関係者が多岐に渡るため、自分たちで開催する場合、想像以上の時間・労力を注ぐことになります。プロに任せることでイベントのクオリティが担保されるのです。
イベント制作の費用について目安を教えてください
イベント制作の費用はイベントの規模や開催方法（リアル、オンライン、ハイブリッドなど）によって大きく変わるため、一概に「このぐらい」と言うことができません。
ただ、イベント制作において大きなウェイトを占める費用を知ることで大まかなイメージを掴むことはできます。
イベントの費用には、具体的に次のようなものがあげられます。
・会場費
・付帯設備（照明や音響などの使用費）
・人件費（講師やゲストの出演料）
これらの費用はひとつひとつ調べる必要があるため、具体的な費用感が知りたい場合はイベント会社に見積もりを依頼するのが確実です。
イベントの企画から開催まで、制作期間はどれくらい必要ですか？
イベントの内容にもよりますが、イベント会社に依頼する場合は最低でも3カ月、規模が大きい場合は一年以上前から制作に取り掛かる必要があります。
ユニークベニューでのイベント開催は可能ですか？
ユニークベニューはイベント会場として使用可能ですが、使用にあたって様々な条件や守るべき点があります。ユニークベニューで開催したい場合、イベント制作会社に依頼することがオススメです。
なお、弊社では様々なユニークベニューでのイベント開催が可能ですので、ユニークベニューでの開催をご希望の際はぜひご検討ください。
オンラインやハイブリッドイベントも対応できますか？
オンラインやハイブリッドイベントは「参加者をいかに巻き込むか」という工夫が求められます。また、スムーズな配信環境の構築、カメラワーク、演出といったオンライン参加者が魅力を感じる画面作りはプロの腕の見せ所でもあります。オンライン・ハイブリッドイベントの場合はそれらを手掛けるイベント会社に依頼するのがもっとも確実です。
弊社は業界でもいち早くオンライン・ハイブリッドイベントに取り組み、多数の開催実績があります。
まとめ
イベント制作はいざやってみようと思うと意外にもやるべきことが多く、あれもこれも……と混乱しがちです。大切なのはきちんとした制作の流れに沿って企画し、作っていくこと。ぜひ、当記事の流れにそって計画してみてください。
また、大掛かりなイベントはイベント制作会社に依頼するのも一つの方法です。弊社でもイベントプロデュースを手掛けていますので、ご入用の際にはぜひご検討ください！
