企業イベントの成功事例と最新トレンド！成果を上げる企画の秘訣
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企業イベント（ビジネスイベント）とは、企業が主催または参加するイベントのことです。内容は幅広く、社内向けの表彰式からメディア向けの新商品発表会、株主総会、一般参加者を交えての展示会やカンファレンスまで様々。それぞれの目的によって企画内容や成功のポイントは変わります。今回は「企業イベント」の種類やトレンド、成功事例などについてご紹介していきます。
企業イベントの種類と目的
企業イベントの目的はイベントによって様々ですが、大きく「社内イベント」「社外イベント」で分けられます。
社内イベント
社内イベントは『社員のモチベーションアップ』『社員のスキルアップ』などが主な目的です。例えば、期首のキックオフイベントでは達成目標や社長の考え方をインプットし、達成に必要なスキルを学び、表彰式ではその期大きな成果を挙げた人を称えることでモチベーションを引き上げる。あるいは、社内イベントに交流系コンテンツを盛り込むことで社員同士がより深いコミュニケーションをとるようになり、仲間意識を強めるというパターンもあります。
人間は感情の生き物です。仕事があれば自動的に全力で頑張れる、とは限りません。企業の成長のために社員のモチベーションを上げる施策は必須といえるでしょう。
キックオフミーティング・社員総会
キックオフミーティング、社員総会共に期首に開催されるイベントです。多くの場合は全社員が参加する社内イベントで、企業によっては数千人規模になることも。これから始まる期に向けての営業目標や会社が目指すヴィジョンを全社員に一気に伝える大切な機会であり、会社のトップによるトッププレゼンが行われることも多くなっています。
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表彰式・アワード
主に期末に行われる、その期に活躍した社員を表彰する社内イベントです。企業にとっては社員のモチベーションを高めたり、成長のためのナレッジを共有したり、社内コミュニケーションを活性化したりと、様々な役割を持つ重要なイベントとなっています。その役割から、定期開催されるイベントの中でも、装飾やコンテンツ内容等、こだわったものが多くなるのも特徴です。
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周年イベント
設立50周年など、企業の節目に開催される大型イベントです。社内イベントとして開催されることも多いですが、企業が長期間存続していることそのものがブランディングに繋がるため、記念商品の販売や宣伝PVの作成など、積極的に社外への情報発信をするスタイルもあります。
周年事業として周年ロゴを制作したり、CI（Corporate Identity、いわゆる企業理念）を周知するための冊子を作ったりと、一般向け・社内向け問わず、何かしらの『形』に残す傾向があります。
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社内運動会
社員同士の交流や団結心を高めるために開催される社内イベント。身体を動かす・プレゼンやセミナーの時間がない等、他のイベントとは毛色が違うイベントとして親しまれています。また、部署や支店の垣根を超えたチームを組んだり、皆で協力して取り組むなど、チームビルディングに活かせる要素が強いのも特徴です。
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ファミリーデー
ファミリーデーとは、企業が従業員の家族などを招いて行う社内イベントのことです。職場見学だけでなく、従業員の家族が参加するスポーツフェス、パーティーや夏祭りなど、目的によってコンテンツは様々ですが、従業員エンゲージメントを高める社内イベントとして、実施する企業が増えています。
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納会・Year end party
年末・年度末に行われる全社員対象のイベントです。 上記の『表彰式』と同時開催されるケースも多くなっています。その名の通り、一年間の奮闘を称え、ねぎらうと共に来年への英気を養うことが目的のため、一年の総括をする前半と打ち上げ的な盛り上げのバランスが求められます。
社外イベント
社外イベントの場合、その多くが広告宣伝やブランディングを目的としています。スポーツの試合やライブ、コンサートなどは一見イベントそのものが商品のように思えるのですが、イベントへの参加やイベントの告知による露出からファンを増やし、楽曲の購入やファンクラブへの入会を促すという意味では広告宣伝要素が含まれています。
社外イベントは商品の売り上げはもちろん、企業の知名度向上やブランディングにも密接に関わってくるため、各社知恵を絞って取り組んでいます。
PRイベント（新商品発表会/記者発表会）
企業イベントとして広く知られているのが新商品発表会や記者発表会といったPRイベントです。真っ先に思いつくのがAppleの新商品発表会ですね。また、Jリーグのキックオフカンファレンスのようなメディアを呼んで各種の発表をするイベントや、新商品のサンプルを配る期間限定のポップアップショップなどもここに該当します。
以前はメディアや関係者のみを対象としたシンプルなものが中心でしたが、今ではオンラインで誰でも見られるケースが増えています。それに伴いリアル・オンライン共に見栄えのする凝った作り込みがされるようになっており、この傾向は今後ますます強まっていくと予想されます。
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授賞式
もう一つ、企業イベントでポピュラーなのが授賞式です。ここでは主にアカデミー賞やレコード大賞、グッドデザイン賞のような、企業の垣根を超えた候補者から選ぶ形式のものを指します。授賞式は開催そのものが主催企業のブランディングや業界そのものの盛り上げに繋がることもあり、豪華で凝った装飾・演出がされることが多くなっています。
カンファレンス
最近開催が増えてきたのがカンファレンスです。ここでのカンファレンスとは『規模が大きめの、専門的な情報を扱う情報提供型のイベント』のこと。Adobe等、ソフト・サービス系の企業が自社のサービスの活用法を提案するケースの他、専門系の企業が専門的な情報を業界人に伝えるために開催したり、業界の知名度向上のために一般向けに開くケースなどがあります。
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株主総会
上場企業の場合、株主総会も立派な企業イベントとなります。参加者は株主に限られるため完全な一般向けではありませんが、社外への情報提供の機会である点、ここで公開された情報が報道されやすいという点からも、企業としては力を入れたいイベントです。
企業イベントプロデュース事例
企業イベントの説明だけでは、具体的にどんなイベントがあるのかピンと来ない方もいるのではないでしょうか？ここでは弊社が手がけた事例の中から、様々なジャンルの企業イベントをご紹介していきます。
周年イベント：株式会社オートバックスセブン
株式会社オートバックスセブンが行った、50周年記念式典です。２部構成で第一部は今までの50年への感謝を、第二部はこれからの50年に向けての変化を見せるというコンセプト。これまでの歴史にフォーカスしがちな周年イベントにおいてあえて過去と未来を並列に扱うことで、今頑張っている社員にも長年のパートナーにも好評なイベントとなりました。
表彰式：株式会社B-first
株式会社B-firstはアワードと1000店舗達成記念を合わせたリアル表彰式を開催しました。これまでの関係者への感謝を示すのはもちろんのこと、参加者のセンスが研ぎ澄まされている美容業界のイベントとして圧倒的なクリエイティビティを実現。また、プログラムにもあっと驚くサプライズを入れるなど、細部までこだわりました。
カンファレンス：株式会社朝日新聞社
株式会社朝日新聞社は「地球規模での未来を議論する国際的なフォーラム」として「朝日地球会議」というカンファレンスイベントを開催しています。第9回目はリアルとオンラインの開催日を分け、特にリアルはセッションを聞くエリアと思索を巡らせるエリアを分けることでテーマについてより深く知る・考える環境を整えました。また、オンラインにはオンラインならではのコンテンツを設けることで、どちらにも参加する意義があるイベントとなりました。
新商品発表会：インビザライン・ジャパン株式会社
インビザライン・ジャパン株式会社は新製品の口腔内スキャナの商品発表会イベントを行いました。製品の機能紹介、製品による業務効率の改善提案などを中心に、歯科医師同士のコミュニケーションの場としても活用していただけるよう、ケータリングのクオリティにこだわった魅力的な懇親会も開催しました。
社内運動会：KDDI株式会社
KDDI株式会社はリアル・オンラインを併用した社員運動会（スポーツフェスティバル）を行いました。社員運動会において課題となるリアル・オンライン参加者の温度差の対策として、全国10か所にパブリックビューイング会場を設置。順位予想やオンラインクイズなどオンラインならではの施策を盛りこんだ他、当日参加できない人のための動画コンテストや本番前の一定期間内の歩数を競うウォーキングイベントなども開催しました。
企業イベントの企画ポイント
企業イベントと言っても種類は多種多様。しかし、成功の秘訣には共通するものがいくつもあります。ここではいくつかの成功ポイントをお伝えしていきます。
目的を明確にする
何よりも先に『今回のイベントの開催目的』を明確にしましょう。企業イベントは関わる人の数も規模も大きくなりやすいため、舵取りがとても重要になります。一番最初に開催目的を決めることで、関係者が常に『このイベントの目的とは？』『今やっていることは目的に沿っているか？』と考えることができるようになり、イベント企画がスムーズに進むようになります。
規模や担当、予算等の『企画前の情報の洗い出し』を徹底する
目的同様、最初に洗い出しておくべきなのが規模や担当、予算といった枠組みです。この枠組みはいわゆる判断基準となります。企画を進めていくと「あれもやりたい、これもやりたい」と欲が出たり、思い浮かんだアイデアを際限なく詰め込もうとしてしまいがち。このとき、判断基準があれば「本当に可能だろうか」「本当に必要だろうか」と冷静に振り返ることができます。規模が大きいからこそ、判断基準を設けておくことが欠かせないのです。
進捗等の連絡を密にする
企業イベントの特徴のひとつに『開催までの準備期間が長い』ことが挙げられます。最低でも数か月、ものによっては年単位かかることも！ さらに、企業イベントは企画会社や配信会社等々、様々な会社が協力して行います。このため、短期間・自社内完結に比べ、ちょっとした行き違いや無連絡がトラブルに繋がってしまう可能性が高いのです。常に連絡を取り合い、進捗を確認することはお互いの信頼関係を強固にする効果もありますので、こまめに連絡を取り合うようにしましょう。
フィードバックの機会を設ける
企業イベントを企画する際、ついつい忘れてしまいがちなのがアンケート等のフィードバック。参加者・関係者の感想を集計し分析することで、目標達成度を確認し、次回以降のイベント設計に活かしていくことができます。
イベント実施の目的に合ったコンテンツ企画を策定する
企業イベント企画はいわゆる『定番のコンテンツ』があるケースも多いのですが、『定番だから』という理由だけでコンテンツを決めてしまうとマンネリ化したり、トレンドや目的に合わないコンテンツを入れてしまったりといった事態を招くことがあります。企画の際には常に『このコンテンツは目的を達成するのに役立つか？』『別のコンテンツにすることでアップグレードできるのでは？』と考えながら選んでいくことが大切です。
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企業イベントの最新トレンド
企業イベントには表彰式やキックオフなどの定番イベントも多いですが、イベントで求められる要素は時代によって変わります。特に近年は技術の進化、環境の変化などに伴い、新しい視点、トレンドが生まれています。
AIの活用
AIの技術革新により、企業イベントにもAIの存在が欠かせなくなってきました。AIのデータ分析によってより参加者の好みに合ったイベント企画を立てやすくなっただけでなく、生成AIによる各種作業の効率化も図れるようになりました。社外イベントではアンケートをAIで分析して商品開発に活かすなど、マーケティング領域での活用も進んでいます。
持続可能性（SDGs）
企業名を冠したイベントにおいて重視されるようになったのが「持続可能性（SDGs）」です。もともと「イベントは環境負荷が高い」というイメージもあり、フードロス対策やゴミ削減、カーボンニュートラルなどに積極的に取り組むことはもちろん、それをアピールしていくことが欠かせなくなっています。また、SDGsというと環境面にばかり注目されがちですが、バリアフリーや多様性への配慮なども含まれます。
双方向性（能動的な参加）
最近のイベント企画では「双方向性」も重要なキーワードです。技術の進化によってリアル・オンラインを問わず、参加者が動ける仕掛けを作りやすくなりました。たとえば、イベント中にアンケートを取ってその結果を即時反映させたり、表彰者に直接お祝いのコメントを送ったり、参加者のアクションで展開が変わるコンテンツを用意したり……。受け身になりがちなカンファレンスでさえ、リアルタイム投票などを通じて「参加する」ことが可能となりました。これからのイベントは主催側が一方的に働きかけるのではなく、参加者と共に作り上げていくという視点が欠かせなくなることでしょう。
企業イベントを成功に導くお役立ち資料
成功する企業イベントの体制図とは？（無料DL）
ここまで企業イベント企画についてお伝えしてきましたが、『具体的にどんな役割があって、どう企画していけばいいのか』、いまいちピンと来ないかもしれません。
そこで、企業イベント企画時に役立つイベント体制図フォーマットをご用意しました。この体制図を埋めるだけで『イベント企画に必要な人材の把握』と『成功に向けての盤石な体制』が整います。こちら無料でダウンロードできますのでご活用ください。
企業イベント成功の秘密はマニュアルに詰まっている！（無料DL）
企業イベントは関係者の数が多いため、関係者全員の情報共有をスムーズにするためのマニュアルが欠かせません。マニュアルの精度がイベントの成功のカギを握るといっても過言ではないほどです。
といっても、どんな情報がマニュアルに必要なのか一から判断するのは大変ですよね。GPでは企業イベント成功に欠かせないマニュアルのフォーマットをご用意しています。無料でダウンロードできますので、こちらもぜひご活用ください。
企業イベントに関するよくあるご質問
弊社はイベントプロデュース会社として、様々な企業イベントからお問い合わせをいただきます。ここからは、ご質問やお問い合わせの中でも特に多いものについてQ＆A形式でお答えしていきます。
Q.何から手を付けたらいいですか？
まずは目的と規模、時期、予算等の『企画を立てる前にわかること』を洗い出してみましょう。これらの要素はイベント会社等に依頼する際に真っ先に聞かれるポイントでもあります。また、この部分が明確になるとおぼろげながらイベントの形が見えてくるため、各種の判断がしやすくなります。
Q.いつごろから取り組めばいいですか？
規模感や会場抑えの有無などにもよりますが、3か月は必要となります。（最短1ヶ月ほどで実施したこともあります）人気がある会場の場合、1,000名を超える会場は１年待ちということも珍しくありませんので注意が必要です。
Q.オンライン開催をするにはどうしたらいいですか？
現在はZoomやTeams等のオンライン会議ツールを使い、誰でもオンラインでイベントができるようになりました。慣れているツールを使うと、参加者側も戸惑うことなくオンラインイベントに参加できるというメリットもあります。
ただ、自社のみで主催しオンライン会議ツールを使う場合、回線が不安定になったり、思ったような画質が得られなかったりといったトラブルがつきものです。イベント当日にトラブルが発生した場合、自社内にすぐ対応できるスタッフがいないとイベントそのものの成否に関わってしまいます。特に規模が数百人、数千人を超える場合や、より高画質での配信を求める場合は配信サービス会社やイベント会社に依頼した方がより安心と言えるでしょう。
Q.企画がマンネリになってしまうのですが……
自分の頭の中から引き出しているだけでは、どうしてもアイデアの幅に限界が出てきてしまいます。イベント関係の本を読んだり、開催されているイベントに足を運んだり、類似イベントを調べたり、『アンテナを張り、情報を吸収する』ように心がけると新しいアイデアが生まれやすくなります。
また、ずっと同じメンバーで事務局を組んでいるとどうしても発想が似通ってしまうものです。定期開催するイベントは事務局メンバーの入れ替えを行ったり、イベント企画の際に必ず目的の再確認と振り返りを行ったりと、必ず新しい風が入るようにするのがオススメです。
Q.予算を決めたいので、大まかな費用の内訳を教えてください
企業イベントの予算を決める場合、絶対に欠かせないのが下記の項目です。
・会場費
・テクニカル（音響・照明など）
・会場装飾（オンラインの場合の背景画像含む）
・撮影費
これはリアル・オンライン共通でかかる費用で、ここからさらにリアルイベントであれば参加者の交通費や宿泊費、ケータリング、ノベルティなどの費用が、オンラインイベントの場合はCG製作費や動画編集費、回線を増強するのであればそのための費用などが掛かります。
なお、上記費用の中で最も大きいのは「会場費」です。会場費は固定費で下げることができないため、まずは会場の費用を見てから予算を組むことをお勧めします。
まとめ
社内向け・社外向けに関わらず、企業イベントは企業の発展に欠かせません。ひとつのイベントがブレイクスルーのキッカケになることもあります。ただ、少なくない準備期間と費用がかかる施策であることも確かです。最大の効果を生み出すためには、やるべきことをしっかりと把握し、成功のポイントを押さえることが欠かせません。ぜひ、狙った効果を引き出すために当ページの情報をお役立てください！
