9割が感じた「期待とのギャップ」。イベント会社選びで本当に重要なこととは？

イベント会社はたくさんあります。でも、何が違うのだろうか？企業イベントを開催しようと思ったとき、多くの担当者が最初に悩むのが「どのイベント会社に依頼するか」です。

ネットで検索すれば、イベント会社は数え切れないほど見つかりますよね。実績も豊富で、制作事例も並んでいて、提案書も魅力的で、プレゼンでは各社がそれぞれの強みや実績を紹介します。

しかし、実際にイベントを終えたあと、「思っていたものと違ったな」と感じた経験はないでしょうか。

GLOBAL PRODUCEが実施した調査では、100名以上規模のビジネスイベントを外部委託した企業担当者の90.1％が、期待と実態にギャップを感じた経験があると回答しました。

この数字は決して小さくありません。では、なぜこのようなギャップが生まれてしまうのでしょうか。

ギャップは「技術力」ではなく「情報の分断」から生まれる

調査では、「提案段階と実際の制作物のクオリティに差があった」「当日の運営が想定よりスムーズでなかった」「トラブル対応が遅かった」という声が多く挙がりました。

一見すると、制作力や運営力の問題に見えるかもしれません。しかし、私たちはその背景には別の課題があると考えています。それは、情報が混ざってしまうことです。

イベントは、企画・デザイン・映像・施工・運営・進行など、多くの専門スタッフが関わるプロジェクトです。

もし、それぞれが別会社だったらどうなるでしょうか。企画担当が考えたコンセプト。デザイナーが受け取った情報。当日運営スタッフが理解している内容。それぞれが少しずつズレてしまうことで、参加者が体験するイベントは大きく変わってしまいます。

「良いイベント」は当日ではなく、企画段階で決まっている

イベントは当日が本番ですが、本当の勝負はその何ヶ月も前から始まっています。

「なぜこのイベントを開催するのか」「参加者にどんな気持ちになってほしいのか」「イベントが終わったあと、どんな行動につながれば成功なのか」

この目的が曖昧なまま制作だけが進んでしまうと、どれだけ豪華な映像や演出を用意しても、イベント全体としての一体感は生まれません。「自社の課題に寄り添った提案力」が最も重要な選定基準となったことは、その事実を裏付けています。企業が求めているのは、派手な演出ではなく、自社の目的を理解してくれるパートナーなのです。

95.4％が「一社完結」の価値を感じている理由

今回の調査で特に印象的だったのは、95.4％が「企画・制作・運営を一社にまとめることでイベントの質が向上する」と回答したことです。

その理由として挙げられたのは、「情報共有がスムーズになる」「企画意図が最後まで反映される」「責任の所在が明確になる」などでした。これは単に「窓口が一つになるから便利」という話ではありません。一つのチームが最初から最後まで伴走することで、「このイベントで本当に伝えたいこと」が途中で失われないことに価値があるのです。

「イベントプロデュース会社」という考え方

制作会社は依頼されたものを形にすることが基本的な役割です。一方、プロデュース会社は「何を作るべきか」を一緒に考えます。

経営課題や組織課題を整理し、イベントの目的を言語化し、体験として設計していく。その上で、空間デザイン、映像、演出、進行、運営まで一貫してプロデュースする。今回の調査結果は、こうした「プロデュース」の価値が、企業からますます求められていることを示しているのではないでしょうか。

これからイベントプロデュースに求められるもの

イベントは年々複雑になっています。リアルとオンラインを組み合わせたハイブリッド開催、AIを活用した演出、社内エンゲージメント向上、採用ブランディング……。

イベントに期待される役割は、「開催すること」から「経営課題を解決すること」へと変わりつつあります。だからこそ、単なる制作力だけではなく、企業の未来を一緒に考えられるパートナーの存在が重要になります。

おわりに

今回の調査は、「イベント会社選び」の実態を数字で可視化したものでした。

しかし、数字以上に印象的だったのは、多くの担当者がイベント会社に求めているものが、価格や規模ではなく、「信頼して最後まで任せられること」だったという点です。

イベントは、一日限りの仕事ではありません。企業のビジョンを伝え、人と人をつなぎ、新しい行動を生み出す場。だからこそ、企画・制作・運営を切り分けるのではなく、一つの目的に向かって伴走するプロデュースが、これからますます重要になっていくのではないでしょうか。

実態調査のさらに詳しい内容は下記ボタンからご覧いただけますので、ぜひチェックしてください！

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